Ce guide indique comment remplir un avis de publicité, plus spécifiquement un avis d’attribution à partir d’un MAPA importé.

 

Nous allons créer un avis d’attribution à partir d’un avis importé et explorer chaque étape du processus.

 

 

 

 

1.1   Connexion depuis la plateforme PLACE

 

Depuis quelle plateforme dois-je me connecter ?

 

• Connectez-vous depuis la plateforme PLACE agent, en renseignant identifiant et mot de passe habituels.
• Depuis la page d’accueil, cliquez sur l’onglet « Consultation et annonces », puis sur « Toutes les consultations » dans la section « Consultations ».
• Recherchez votre consultation depuis la liste ou en renseignant des « mots clés »
• Une fois la consultation trouvée, cliquez sur « Autres actions », puis sélectionnez « Publicité » dans la liste déroulante qui s’affiche
  • Si le bouton « Publicité » est indisponible depuis « Autres actions », cliquez sur « Détails »
  • Depuis le bandeau du bas « Mes actions », cliquez sur « Publicité »
• Dans l’encadré bleu « Création / Suivi de la publicité » :
  • S’il s’agit d’un premier avis de public, renseigner, dans la zone blanche, le compte BOAMP
  • Si l’information est déjà complétée, cliquez directement sur « Saisir / Suivre ses avis » en haut à droite de ce même encadré bleu
• Un onglet s’ouvrira dans votre navigateur.
  • Si l’onglet ne s’ouvre pas, cliquez sur « Options » pour autoriser son ouverture.

 

Conseil : utiliser les navigateurs Mozilla Firefox ou Microsoft Edge pour réaliser vos avis de publicité.

 

1.2  Accès au tableau de bord du module de publicité

 

Pourquoi s’affiche un tableau de bord, parfois vide, parfois avec une ou quelques lignes ?

• Le tableau de bord filtre par défaut avec la référence de la consultation PLACE.
  • Si aucun avis de publicité n’a encore été élaboré, le tableau de bord sera vide.
  • Si un avis a déjà été élaboré, envoyé, refusé, publié, une ligne sera apparente dans le tableau de bord.
  • Si des avis ont été liés à votre avis initial, vous verrez autant de lignes que d’avis liés.
  • Il est bien évidemment possible de supprimer les éléments présents dans le champ recherche, puis de cliquer sur la loupe pour faire afficher tous les avis de publicité relatifs à la structure de rattachement liée à un n° SIRET.

 

1.3  Création d’un avis d’attribution depuis un avis importé

 

• Pour créer un avis d’attribution, positionnez-vous sur la référence d’un avis au statut IMPORTE
• Cliquez sur le bouton … tout à droite dans la colonne Actions
• Dans le menu contextuel, cliquez sur « Déclarer les résultats »
• A partir de ce moment, vous voici lancés dans la création d’un avis de publicité, qui passera par différentes étapes, toutes regroupées dans l’avis, depuis la vérification des éléments hérités de l’avis importé, puis l’attribution du marché, avec la déclaration des lots et la désignation d’un titulaire, jusqu’aux données de facturation.
• Tout est réuni en un unique formulaire.

 

 

Vérifiez les éléments hérités de l’avis importé

• Les éléments dans la section « Bloc 1. Identification de l’organisme qui passe le marché » reprennent les éléments saisis dans l’avis importé.
• Nous vous invitons à uniquement les vérifier.

 

 

Comment attribuer un marché ? 

• En premier lieu, définissez le marché en renseignant les champs suivants :
  • « Objet du marché* »
  • « Valeur totale estimée (HT) »
  • « Monnaie »
  • « Date d’attribution du marché »
• Selon le choix que vous effectuerez dans le bloc « Attribution du marché », certaines parties du formulaire seront rendues accessibles :
  • « Totalement infructueux » ou « Sans suite » :
    • Si votre marché ne donne pas lieu à la désignation d’un attributaire, vous pourrez aller directement en section « Valider »
  • « Attribué à un titulaire / organisme unique » :
    • Si votre marché n’est pas alloti et qu’il sera attribué, vous devrez renseigner la section « Bloc 5. Titulaire du marché ». La section « Bloc 6. Attribution des lots » sera indisponible
  • « Attribué par lots » ou « Comportant des lots infructueux » :
    • Si votre marché comporte plusieurs lots et que vous souhaitez désigner au moins un attributaire, vous devrez renseigner la section « Bloc 6. Attribution des lots ». La section « Bloc 5. Titulaire du marché » sera indisponible
• « Bloc 5. Titulaire du marché » et « Bloc 6. Attribution des lots » sont construits sur le même principe, à savoir la désignation d’un titulaire, avec la faculté d’ajouter des lots et de les identifier le cas échéant.
• « Bloc 4. Critères d’attribution » et « Bloc 7. Autres renseignements » sont facultatifs.

Particularités sur l’attribution du marché

• Même si les informations liées à l’attribution ne comportent pas d’étoile rouge, indiquant des champs obligatoires, nous vous invitons à les compléter. En effet, il s’agit de champs obligatoires conditionnels.
• En cas d’oubli, lors de la vérification du formulaire, une alerte rouge cliquable vous orientera vers les champs à renseigner obligatoirement.
• Pour renseigner une devise dans le champ « Monnaie », saisissez les premiers caractères et cliquez sur la valeur suggérée sous le champ.

 

4.1  Ajout et identification des lots

 

Comment ajouter et identifier des lots dans la section « Bloc 6. Attribution des lots » ?

• Selon le nombre de lots à identifier, cliquez sur le bouton « Ajouter un lot » autant de fois que votre marché le nécessite, puis ajustez en cliquant sur le bouton « Supprimer le lot ».
• Chacun des lots peut être identifié comme « Attribué », « Totalement infructueux » ou « Sans suite »
• Vous devez renseigner au moins un lot avec le choix « Attribué ».
• Par défaut, complétez les champs obligatoires suivants pour chaque lot ajouté :
  • « Lot n°* »
  • « Description succincte* »

Particularités sur les lots « Attribué »

• Les quatre rubriques pour identifier un titulaire sont identiques entre les sections « Bloc. 5 Titulaire du marché » et « Bloc. 6 Attribution des lots » :
  • « A l’attention de »
  • « Adresse »
  • « Montant du marché ou niveau des offres »
  • « Sous-traitance »

4.2  Identification d’un titulaire

 

Comment définir un titulaire en « Bloc 5. Titulaire du marché » ou « Bloc 6. Attribution des lots » ?

• En premier lieu, nous vous invitons à renseigner les champs obligatoires* dans les rubriques « A l’attention de » et « Adresse »
• Dans la rubrique « Montant du marché ou niveau des offres », vous avez le choix de définir des montants ou de laisser cette partie indéfinie en cochant ou décochant la case « Montant indéfini »
• La sous-traitance se déclare en cliquant sur « oui » ou « non » dans la rubrique « Sous-traitance », puis, le cas échéant, s’identifie selon sa valeur ou selon sa part en pourcentage
• S’il y a sous-traitance et que, toutefois, il vous est impossible de vous positionner sur la part en valeur ou en pourcentage, cochez « Réponse inconnue »

Particularités sur l’adresse

• Cinq champs nécessitent de respecter un format :
  • « Poste * » : Maximum 20 caractères
  • « Adresse internet (URL) * » : Format URL commençant par https://
  • « Code postal * » : 5 chiffres
  • « Téléphone * » : Entre 10 et 15 chiffres
  • « Fax * » : Entre 10 et 15 chiffres
• Un message d’information s’affichera sous le champ si la saisie ne correspond pas au format attendu.
• En cas d’erreur, lors de la vérification du formulaire, une alerte rouge cliquable vous orientera vers les champs à renseigner obligatoirement.

Particularités sur les montants et les offres

• Même si les informations liées aux montants et aux offres ne comportent pas d’étoile rouge, indiquant des champs obligatoires, nous vous invitons à les compléter. En effet, il s’agit de champs obligatoires conditionnels.
• En cas d’oubli, lors de la vérification du formulaire, une alerte rouge cliquable vous orientera vers les champs à renseigner obligatoirement.
• Entre le montant du marché et le niveau des offres, seul un groupe de champs doit être renseigné. Autrement, vous aurez une erreur :
  • Montant du marché – les deux premiers champs de la rubrique :
    • « Montant (HT) »
    • « Monnaie »
  • Niveau des offres – les trois derniers champs de la rubrique :
    • « Offre la plus basse (HT) »
    • « Offre la plus élevée (HT) »
    • « Monnaie »
  • En complément, vous pouvez définir des montants annuels et des tranches :
    • « Montant minimum annuel »
    • « Montant maximum annuel »
    • « Monnaie »
    • « Tranche(s) conditionnelle(s) »
    • « Tranche ferme »
• Pour renseigner une devise dans le champ « Monnaie », saisissez les premiers caractères et cliquez sur la valeur suggérée sous le champ.

Particularités sur la sous-traitance

• Même si les informations liées à la sous-traitance ne comportent pas d’étoile rouge, indiquant des champs obligatoires, nous vous invitons à les compléter. En effet, il s’agit de champs obligatoires conditionnels.
• En cas d’oubli, lors de la vérification du formulaire, une alerte rouge cliquable vous orientera vers les champs à renseigner obligatoirement.
• Vous ne devez renseigner qu’un champ entre « Part de la sous-traitance en valeur (HT) » et « Ou en % ».
• Pour renseigner une devise dans le champ « Monnaie », saisissez les premiers caractères et cliquez sur la valeur suggérée sous le champ.

 

 

5.1  Critères d’attribution retenus

 

Comment identifier les critères d’attribution retenus en « Bloc 4. Critères d’attribution retenus ?»

• Parmi les options disponibles pour apprécier une offre, deux vous permettront d’énoncer directement vos critères depuis l’avis et nécessiteront une saisie complémentaire :
  • « Des critères énoncés ci-dessous avec leur pondération »
  • « Des critères énoncés ci-dessous (par ordre de priorité décroissante) »
• Les autres critères ne nécessiteront pas de saisie complémentaire pour compléter la section :
  • « D’aucun critère »
  • « Des critères énoncés dans le cahier des charges (règlement de la consultation, lettre d’invitation ou document descriptif) »
  • « Du critère unique du prix le plus bas »
• Si vous choisissez une option vous permettant d’énoncer directement vos critères depuis l’avis, de nouveaux champs apparaîtront et devront être complétés. Autrement, vous aurez une erreur.

 

Particularités sur les critères énoncés avec leur pondération

• Même si les informations liées aux critères énoncés avec leur pondération ne comportent pas d’étoile rouge, indiquant des champs obligatoires, nous vous invitons à les compléter. En effet, il s’agit de champs obligatoires conditionnels.
• En cas d’oubli, lors de la vérification du formulaire, une alerte rouge cliquable vous orientera vers les champs à renseigner obligatoirement.
• Selon le nombre de critères à énoncer, cliquez sur le bouton « Ajouter un critère », puis ajustez en cliquant sur le bouton « Supprimer le critère ».

 

Particularités sur les critères énoncés par ordre de priorité décroissante

• Même si les informations liées aux critères énoncés par ordre de priorité décroissante ne comportent pas d’étoile rouge, indiquant des champs obligatoires, nous vous invitons à les compléter. En effet, il s’agit de champs obligatoires conditionnels.
• En cas d’oubli, lors de la vérification du formulaire, une alerte rouge cliquable vous orientera vers les champs à renseigner obligatoirement.
• Pour énoncer un critère, saisissez au moins trois caractères dans le champ et appuyer sur Entrée au clavier.
• Vous devez saisir au moins trois critères, autrement vous aurez un message d’erreur.

5.2  Informations complémentaires

 

Quelles informations ajouter en section « Bloc 7. Autres renseignements » ?

• Vous pouvez renseigner le nombre d’offres reçues et apporter des précisions sur des lots déclarés infructueux ou sans suite :
  • « Nombre total d’offres reçues »
  • « Autres informations »
• En cas de concours, de marché de conception-réalisation ou de dialogue compétitif, il vous est possible de renseigner le nombre de participants et la valeur de primes attribuées.

Particularités sur les autres renseignements

• Le champ « Autres informations » doit être saisi avec au moins 5 caractères.
• Un message d’information s’affichera sous le champ si la saisie ne correspond pas au format attendu.
• En cas d’erreur, lors de la vérification du formulaire, une alerte rouge cliquable vous orientera vers les champs à renseigner obligatoirement.
• Pour renseigner une devise dans le champ « Monnaie », saisissez les premiers caractères et cliquez sur la valeur suggérée sous le champ.

 

6.1  Facturation

 

Vérifiez les données de facturation héritées de l’avis importé

• Si vous avez enregistré des comptes de facturation au BOAMP dans vos préférences (nous vous invitons à visionner le tutoriel réalisé à cet effet), cliquez sur l'étoile située ci-contre le champ « N° de service exécutant » pour rapatrier ces informations sans avoir à les ressaisir.
• Pour les comptes de facturation au BOAMP non saisis dans les préférences, renseignez au minimum les champs obligatoires matérialisés par une étoile rouge*
  • Conseil : nous nous invitons à renseigner vos comptes de facturation directement dans les préférences, pour les retrouver à la création de vos avis et éviter ainsi les erreurs.
  • Attention : la classe de profil n’est pas présente dans les préférences, il faut penser à choisir la bonne option, sous peine de défaut de facturation.

• Cliquez sur « Suivant » pour passer à la partie « Indexation de l’annonce »

6.2  Indexation de l’annonce

 

Ces éléments servent à indexer votre annonce, à faciliter la recherche, sur le site du BOAMP.

• Vérifiez les champs obligatoires* suivants :
  • Date jusqu'à laquelle cette annonce doit être disponible sur http://www.boamp.fr »
    • Renseignez une date de validité jusqu’à 90 jours après la date d’aujourd’hui pour la disponibilité sur le site du BOAMP.
  • Objet de l'avis (tel qu'il apparaitra dans le moteur de recherche http://boamp.fr)
  • Nom de l'organisme
    • Conseil : s’il est constitué de moins de trois lettres, décliner dans son entièreté le sigle ou ajouter des espaces pour atteindre cinq caractères

 

• Les informations suivantes sont normalement héritées de votre avis importé :
  • Désirez-vous faire apparaître que votre avis comporte des critères sociaux ?
  • Désirez-vous faire apparaître que votre avis comporte des critères environnementaux ?

 

• Poursuivez la vérification des champs obligatoires* suivants :
  • « Mots descripteurs »
    • Information : la liste des 395 mots descripteurs de la DILA (Direction de l’Information Légale et Administrative) a été mise à disposition dans la communauté PLACE de la plateforme Respaé. Elle n’est pas vouée à évoluer pour le moment.
    • Conseil : rapprochez-vous le plus possible du libellé ou des CPV de votre marché, à défaut de trouver les mots exacts
  • « Sous quel(s) département(s) votre annonce doit-elle être mise en ligne ? »
    • Renseignez un ou des départements limitrophes dans la limite de 9.
    • Information : le nombre maximal de départements à choisir est de 9. Une évolution pourrait avoir lieu dans les prochains mois, afin d’augmenter le plafond.
    • Cette zone doit impérativement être renseignée pour permettre le tri des annonces par département et faciliter la consultation des internautes. La mise en ligne ne vous est facturée qu'une fois.

6.3  Identifiants de l'annonceur

• Les premières informations sont reprises automatiquement de la partie « Facturation ».
• Seuls les trois derniers champs sont à contrôler ou modifier.
  • Information : si vous avez enregistré un compte annonceur dans vos préférences (nous vous invitons à visionner le tutoriel réalisé à cet effet), il sera automatiquement repris.
  • Conseil : Si le compte annonceur prérenseigné ne convient pas, il faudra modifier manuellement les trois champs. Seul un compte annonceur peut être préenregistré dans les préférences.

6.4  Valider la demande

La page de validation reprend les informations présentées au début de la création d’un avis de publicité : choix du formulaire et choix des supports de diffusion, agrémentées de l’identification de l’organisation acheteuse.

• Recommandation : pour toute modification relative aux choix du formulaire ou des supports de diffusion, il conviendra de créer un nouvel avis.
• Information : pour toute modification relative l’identification de l’organisation acheteuse, il conviendra de se reporter à la section Validation Facturation.

 

7.1  Vérification des erreurs

• Avant de soumettre, cliquez sur « Vérifier le formulaire » pour repérer d’éventuelles erreurs.
• La vérification du formulaire peut être faite tout au long de la saisie de l’avis de publicité.
• Information : si vous cliquez sur Vérifier le formulaire, que vous faites apparaître des alertes, que vous enregistrez et quittez votre avis de publicité, à la réouverture de votre avis, les alertes ne seront pas présentes visuellement.

7.2  Types d’alertes

Le module de publicité propose trois types d’alertes :

• Les alertes rouges
  • Bloquantes, elles empêcheront l'envoi.
  • Cliquables, elles redirigent vers le champ à compléter.
• Les erreurs jaunes
  • Informatives, elles sont uniquement liées aux éléments de la validation.
  • Bien qu’elles permettent l’envoi de l’avis, la facturation au BOAMP ne pourra plus se faire de manière électronique, uniquement sous format papier.
  • Cliquables, elles redirigent vers le champ à compléter.
• Les alertes grises
  • Bloquantes, elles empêcheront l'envoi.
  • Non cliquables et souvent liées à des alertes rouges, nous vous conseillons de compléter toutes les autres alertes, avant de vous intéresser à celles-ci.

7.3  Envoi de l’avis

• Vérifiez une dernière fois le formulaire.
• Si aucune alerte ou erreur ne remonte, votre avis semble prêt à être envoyé. Cliquez alors sur « Envoyer la demande ».
• Une fois le formulaire envoyé, vous serez redirigé·e vers le tableau de bord de tous les avis de publicité.
  • Le statut de votre avis sera « envoyé », avec la présence de l’information de la date d'envoi dans la colonne prévue à cet effet.
  • Si après quelques secondes, un retour pour « avis non conforme » apparaît, alors il conviendra de modifier votre avis.
  • Si après quelques minutes, un retour pour avis refusé apparaît, alors il conviendra de corriger votre avis.
  • Si après plusieurs minutes, le statut est toujours à « envoyé », alors votre avis devrait être publié.