Ce guide indique comment remplir un avis de publicité, plus spécifiquement un avis d’attribution à partir d’un F16 importé.

 

Nous allons créer un avis d’attribution à partir d’un avis importé et explorer chaque étape du processus.

 

 

 

 

 

1.1   Connexion depuis la plateforme PLACE

Depuis quelle plateforme dois-je me connecter ? 

 

• Connectez-vous depuis la plateforme PLACE agent, en renseignant identifiant et mot de passe habituels.
• Depuis la page d’accueil, cliquez sur l’onglet « Consultation et annonces », puis sur « Toutes les consultations » dans la section « Consultations ».
• Recherchez votre consultation depuis la liste ou en renseignant des « mots clés »
• Une fois la consultation trouvée, cliquez sur « Autres actions », puis sélectionnez « Publicité » dans la liste déroulante qui s’affiche
  • Si le bouton « Publicité » est indisponible depuis « Autres actions », cliquez sur « Détails »
  • Depuis le bandeau du bas « Mes actions », cliquez sur « Publicité »
• Dans l’encadré bleu « Création / Suivi de la publicité » :
  • S’il s’agit d’un premier avis de public, renseigner, dans la zone blanche, le compte BOAMP
  • Si l’information est déjà complétée, cliquez directement sur « Saisir / Suivre ses avis » en haut à droite de ce même encadré bleu
• Un onglet s’ouvrira dans votre navigateur.
  • Si l’onglet ne s’ouvre pas, cliquez sur « Options » pour autoriser son ouverture.

 

Conseil : utiliser les navigateurs Mozilla Firefox ou Microsoft Edge pour réaliser vos avis de publicité.

1.2  Accès au tableau de bord du module de publicité

 

Pourquoi s’affiche un tableau de bord, parfois vide, parfois avec une ou quelques lignes ?

• Le tableau de bord filtre par défaut avec la référence de la consultation PLACE.
• Si aucun avis de publicité n’a encore été élaboré, le tableau de bord sera vide.
  • Si un avis a déjà été élaboré, envoyé, refusé, publié, une ligne sera apparente dans le tableau de bord.
  • Si des avis ont été liés à votre avis initial, vous verrez autant de lignes que d’avis liés.
  • Il est bien évidemment possible de supprimer les éléments présents dans le champ recherche, puis de cliquer sur la loupe pour faire afficher tous les avis de publicité relatifs à la structure de rattachement liée à un n° SIRET.

1.3  Création d’un avis d’attribution depuis un avis importé

 

• Pour créer un avis d’attribution, positionnez-vous sur la référence d’un avis au statut IMPORTE
• Cliquez sur le bouton … tout à droite dans la colonne Actions
• Dans le menu contextuel, cliquez sur « Déclarer les résultats »
• A partir de ce moment, vous voici lancés dans la création d’un avis de publicité, qui passera par différentes étapes, toutes regroupées dans l’avis, depuis la vérification des éléments hérités de l’avis importé, puis l’ajout d’organisations, la saisie d’éléments propres à l’avis d’attribution, notamment avec la section résultat, jusqu’aux données de facturation.
• Tout est réuni en un unique formulaire.

 

 

Vérifiez les éléments hérités de l’avis importé

• Les éléments dans les sections Organisations, Partie contractante et prestataire de services, Procédure et Lot reprennent les éléments saisis dans l’avis importé.
• Nous vous invitons à uniquement les vérifier.
• Nous détaillerons dans une rubrique dédiée les ajustements requis une fois la section Résultat renseignée

Note sur la section Bénéficiaire effectif

• À ce jour, nous vous recommandons de ne pas renseigner cette partie et le champ concerné dans la rubrique Organisations.

 

 

Pourquoi ajouter une ou plusieurs organisations ? 

• Par défaut, votre avis d’attribution a hérité de deux organisations de votre avis importé :
  • L’organisation acheteuse
  • L’organisation de recours
• Selon le nombre de lots déclarés dans votre avis, vous aurez besoin d’ajouter une ou plusieurs organisations afin de pouvoir déclarer les résultats.
• Vous aurez plus tard à renseigner si les offres comportent de la sous-traitance, auquel cas vous devrez déclarer une ou plusieurs organisations supplémentaires
• Pour un service de médiation ou un prestataire de service, vous pouvez encore ajouter une organisation, en cliquant sur « + ajouter nouveau » en haut de chaque bloc.
• Vous pouvez supprimer des acteurs avec le bouton « Supprimer »

Faites appel à vos préférences

• Si vous avez enregistré des organisations dans vos préférences (nous vous invitons à visionner le tutoriel réalisé à cet effet), cliquez sur l'étoile située ci-contre le champ « nom officiel » pour rapatrier ces informations sans avoir à les ressaisir.
• Faites cette manipulation, autant de fois qu’il y a d’organisations
• Pour les organisations non saisies dans les préférences, renseignez au minimum les champs obligatoires matérialisés par une étoile rouge*
• Cliquez sur « Résultat » pour passer à la partie « Résultat »

 

4.1   Résultat

Comment renseigner le résultat ?

• Trois champs peuvent être renseignés selon les informations saisies dans votre avis
  • « Valeur de tous les contrats attribués dans cet avis (BT-161-NoticeResult) »
  • « Valeur maximale des accords-cadres dans cet avis (BT-118-NoticeResult) »
  • « Valeur approximative des accords-cadres (BT-1118-NoticeResult) »
• Par défaut, complétez le champ suivant :
  • « Valeur de tous les contrats attribués dans cet avis (BT-161-NoticeResult) »
• Pour renseigner une valeur, saisissez un montant dans le champ de gauche et sélectionnez une devise dans le menu déroulant à droite.

Particularités sur les valeurs

• Même si les informations liées aux valeurs ne comportent pas d’étoile rouge, indiquant des champs obligatoires, nous vous invitons à les compléter. En effet, il s’agit de champs obligatoires conditionnels.
• En cas d’oubli, lors de la vérification du formulaire, une alerte rouge cliquable vous orientera vers les champs à renseigner obligatoirement.
• Cliquez sur « Suivant » pour passer à la partie « Soumissionnaires ».

4.2  Soumissionnaires

Comment déclarer un soumissionnaire ?           

• Par défaut, complétez le champ dans le bloc « Soumissionnaires (GR-Tenderer) »
  • « Organisation remplissant ce rôle (OPT-300-Tenderer) »
• Pour renseigner un rôle, sélectionnez une des entrées proposées dans la liste déroulante

Particularités sur les soumissionnaires

• Même si les informations liées aux soumissionnaires ne comportent pas d’étoile rouge, indiquant des champs obligatoires, nous vous invitons à les compléter. En effet, il s’agit de champs obligatoires conditionnels.
• En cas d’oubli, lors de la vérification du formulaire, une alerte rouge cliquable vous orientera vers les champs à renseigner obligatoirement.
• Si l’avis nécessite d’ajouter un soumissionnaire, nous vous invitons à cliquer sur « + Ajouter nouveau » en haut du bloc, puis « Organisation remplissant ce rôle (OPT-300-Tenderer) », puis « Chef de file du soumissionnaire (OPT-170-Tenderer) »
• Cliquez sur « Suivant » pour passer à la partie « Marchés ».

4.3  Marchés

Comment déclarer un marché ? 

• Renseignez le bloc « Offre conduisant au contrat (GR-SettledContractTenderReference) » :
  • « ID offre marché (BT-3202-Contract) »
• Complétez les éléments suivants pour identifier votre marché :
  • « Date à laquelle le lauréat a été choisi (BT-1451-Contract) »
  • « Date de conclusion du marché (BT-145-Contract) »

Particularités sur les marchés

• Même si les informations liées aux marchés ne comportent pas d’étoile rouge, indiquant des champs obligatoires, nous vous invitons à les compléter. En effet, il s’agit de champs obligatoires conditionnels.

• En cas d’oubli, lors de la vérification du formulaire, une alerte rouge cliquable vous orientera vers les champs à renseigner obligatoirement.
• En premier lieu, nous vous invitons à renseigner le champ « ID offre marché (BT-3202-Contract), puis « Date à laquelle le lauréat a été choisi (BT-1451-Contract) », puis « Date de conclusion du marché (BT-145-Contract) »
• Pour ajouter un marché, cliquez sur « + Ajouter nouveau » en haut du bloc « Marché passé « GR-SettledContract »

 

• Cliquez sur « Suivant » pour passer à la partie « Offres ».

4.4  Offres

Comment déclarer une offre ?   

• Renseignez le bloc « Offre (GR-Tender) »
  • « Identifiant de l’offre (BT-3201-Tender) »
  • « Valeur de l’offre (BT-720-Tender) »
• Pour renseigner une valeur, saisissez un montant dans le champ à gauche et saisissez une devise dans la liste déroulante à droite
• Renseignez le bloc « Identifiants d’offre (GR-LotTender-1) »
  • « Identifiant du lot ou groupe de lots (BT-13714-Tender) »
  • « Partie appelante (OPT-310-Tender) »

Particularités sur les offres

• Même si les informations liées aux offres ne comportent pas d’étoile rouge, indiquant des champs obligatoires, nous vous invitons à les compléter. En effet, il s’agit de champs obligatoires conditionnels.

• En cas d’oubli, lors de la vérification du formulaire, une alerte rouge cliquable vous orientera vers les champs à renseigner obligatoirement.
• Pour ajouter une offre, cliquez sur « + Ajouter nouveau » en haut du bloc « Offre présentée « GR-LotTender » 

Particularités sur la sous-traitance

• Même si les informations liées aux sous-traitants ne comportent pas d’étoile rouge, indiquant des champs obligatoires, nous vous invitons à les compléter. En effet, il s’agit de champs obligatoires conditionnels.
• En cas d’oubli, lors de la vérification du formulaire, une alerte rouge cliquable vous orientera vers les champs à renseigner obligatoirement.
• En premier lieu, nous vous invitons à renseigner « Sous-traitance (BT-773-Tender) »
• Pour déclarer une valeur, renseignez « La valeur de la sous-traitance est connue (BT-730-Tender) »
• Si la valeur s’exprime en pourcentage, renseignez « Le pourcentage de la sous-traitance est connu (BT-731-Tender) », puis « Pourcentage de la sous-traitance (BT-555-Tender) »
• Cliquez sur « Suivant » pour passer à la partie « Résultats des lots ».

4.5  Résultats des lots

Comment renseigner le résultat d’un lot ?

• Complétez au minimum le champ obligatoire suivant :
  • « Statut sélection lauréat* (BT-142-LotResult) »

• Renseignez le bloc « Identifiants de résultat de lot (GR-LotResult-1) » :
  • « Résultat – Identifiants des lots (BT-13713-LotResult) »
  • « ID technique d’une offre reçue (OPT-320-LotResult) »
  • « Référence au contrat (OPT-315-LotResult) »
• Renseignez le bloc « Statistiques sur les soumissions reçues (GR-LotResult-ReceivedSubmissions)

Particularités sur les résultats des lots

• Même si les informations liées aux résultats des lots ne comportent pas d’étoile rouge, indiquant des champs obligatoires, nous vous invitons à les compléter. En effet, il s’agit de champs obligatoires conditionnels.

• En cas d’oubli, lors de la vérification du formulaire, une alerte rouge cliquable vous orientera vers les champs à renseigner obligatoirement.
• Pour ajouter le résultat d’un lot, cliquez sur « + Ajouter nouveau » en haut du bloc « Résultat (GR-LotResult) »

Particularités sur les statistiques sur les soumissions reçues

• Même si les informations liées aux résultats des lots ne comportent pas d’étoile rouge, indiquant des champs obligatoires, nous vous invitons à les compléter. En effet, il s’agit de champs obligatoires conditionnels.
• En cas d’oubli, lors de la vérification du formulaire, une alerte rouge cliquable vous orientera vers les champs à renseigner obligatoirement.
• En premier lieu, nous vous invitons à renseigner « Type de soumissions reçues (BT-760-LotResult) », puis « Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues (BT-759-LotResult) »

 

5.1   Ajustements requis au minimum

 

Procédure – Conditions de passation du marché

• Saisissez le champ suivant :
  • « Description (BT-09(b)-Procedure) »
    • Recommandation : afin d’éviter un refus de l’avis, il convient de compléter ce champ, même s’il ne génère pas d’alerte rouge cliquable.

• Cliquez sur « Lot », puis sur « Conditions de passation du marché » pour passer à la partie « Lot – Conditions de passation du marché »

Lot – Conditions de passation du marché

• Vérifiez qu’au moins un critère soit saisi avec ces deux champs renseignés :
  • « Type* (BT-539-Lot) »
  • « Description (BT-540-Lot) »
• Pour chaque critère, vérifiez qu’au moins un nombre de paramètre est renseigné :
  • « Nombre critère d’attribution (BT-541-Lot-WeightNumber) »
  • « Nombre critère d’attribution (BT-541-Lot-FixedNumber) »
  • « Nombre critère d’attribution (BT-541-Lot-ThresholdNumber) »
• Selon le paramètre renseigné, précisez la pondération, la valeur ou le seuil :
  • « Le nombre est une pondération (BT-5421-Lot) »
  • « Le nombre est une valeur fixe (BT-5422-Lot) »
  • « Le nombre est un type de seuil (BT-541-Lot-ThresholdNumber) »
• Cliquez sur « Résultat », puis sur « Marchés » pour passer à la partie « Résultat – Marchés »

Résultat – Marchés

• Renseignez le champ suivant :
  • « Identifiant du marché (BT-150-Contract) »
• Cliquez sur « Organisations » pour passer à la partie « Organisations »

Organisations - Organisations

• Dépliez le bloc de l’Organisation qui remplit le rôle de Soumissionnaire
• Renseignez le champ suivant :
  • « Taille de l’opérateur économique (BT-165-Organization-Company) »

5.2  Ajustements supplémentaires sur un avis avec sous-traitance

Résultat – Soumissionnaires   

• Vérifiez que le champ suivant est renseigné :

• • « Organisation remplissant ce rôle (OPT-301-Tenderer-SubCont) »

 

6.1   Facturation

Vérifiez les données de facturation héritées de l’avis importé

• Si vous avez enregistré des comptes de facturation au BOAMP dans vos préférences (nous vous invitons à visionner le tutoriel réalisé à cet effet), cliquez sur l'étoile située ci-contre le champ « N° de service exécutant » pour rapatrier ces informations sans avoir à les ressaisir.
• Pour les comptes de facturation au BOAMP non saisis dans les préférences, renseignez au minimum les champs obligatoires matérialisés par une étoile rouge*
  • Conseil : nous nous invitons à renseigner vos comptes de facturation directement dans les préférences, pour les retrouver à la création de vos avis et éviter ainsi les erreurs.
  • Attention : la classe de profil n’est pas présente dans les préférences, il faut penser à choisir la bonne option, sous peine de défaut de facturation.

• Cliquez sur « Suivant » pour passer à la partie « Indexation de l’annonce »

6.2  Indexation de l’annonce

Ces éléments servent à indexer votre annonce, à faciliter la recherche, sur le site du BOAMP.

• Vérifiez les champs obligatoires* suivants :
  • Date jusqu'à laquelle cette annonce doit être disponible sur http://www.boamp.fr »
    • Renseignez une date de validité jusqu’à 90 jours après la date d’aujourd’hui pour la disponibilité sur le site du BOAMP.
  • Objet de l'avis (tel qu'il apparaitra dans le moteur de recherche http://boamp.fr)
  • Nom de l'organisme
    • Conseil : s’il est constitué de moins de trois lettres, décliner dans son entièreté le sigle ou ajouter des espaces pour atteindre cinq caractères

 

• Les informations suivantes sont normalement héritées de votre avis importé :
  • Désirez-vous faire apparaître que votre avis comporte des critères sociaux ?
  • Désirez-vous faire apparaître que votre avis comporte des critères environnementaux ?

 

• Poursuivez la vérification des champs obligatoires* suivants :
  • « Mots descripteurs »
    • Information : la liste des 395 mots descripteurs de la DILA (Direction de l’Information Légale et Administrative) a été mise à disposition dans la communauté PLACE de la plateforme Respaé. Elle n’est pas vouée à évoluer pour le moment.
    • Conseil : rapprochez-vous le plus possible du libellé ou des CPV de votre marché, à défaut de trouver les mots exacts
  • « Sous quel(s) département(s) votre annonce doit-elle être mise en ligne ? »
    • Renseignez un ou des départements limitrophes dans la limite de 9.
    • Information : le nombre maximal de départements à choisir est de 9. Une évolution pourrait avoir lieu dans les prochains mois, afin d’augmenter le plafond.
    • Cette zone doit impérativement être renseignée pour permettre le tri des annonces par département et faciliter la consultation des internautes. La mise en ligne ne vous est facturée qu'une fois.

6.3  Identifiants de l'annonceur

• Les premières informations sont reprises automatiquement de la partie « Facturation ».
• Seuls les trois derniers champs sont à contrôler ou modifier.
• • Information : si vous avez enregistré un compte annonceur dans vos préférences (nous vous invitons à visionner le tutoriel réalisé à cet effet), il sera automatiquement repris.
  • Conseil : Si le compte annonceur prérenseigné ne convient pas, il faudra modifier manuellement les trois champs. Seul un compte annonceur peut être préenregistré dans les préférences.

6.4  Valider la demande

La page de validation reprend les informations présentées au début de la création d’un avis de publicité : choix du formulaire et choix des supports de diffusion, agrémentées de l’identification de l’organisation acheteuse.

• Recommandation : pour toute modification relative aux choix du formulaire ou des supports de diffusion, il conviendra de créer un nouvel avis.
• Information : pour toute modification relative l’identification de l’organisation acheteuse, il conviendra de se reporter à la section Validation Facturation.

 

7.1   Vérification des erreurs

• Avant de soumettre, cliquez sur « Vérifier le formulaire » pour repérer d’éventuelles erreurs.
• La vérification du formulaire peut être faite tout au long de la saisie de l’avis de publicité.
• Information : si vous cliquez sur Vérifier le formulaire, que vous faites apparaître des alertes, que vous enregistrez et quittez votre avis de publicité, à la réouverture de votre avis, les alertes ne seront pas présentes visuellement.

7.2  Types d’alertes

Le module de publicité propose trois types d’alertes :

• Les alertes rouges
  • Bloquantes, elles empêcheront l'envoi.
  • Cliquables, elles redirigent vers le champ à compléter.
• Les erreurs jaunes
  • Informatives, elles sont uniquement liées aux éléments de la validation.
  • Bien qu’elles permettent l’envoi de l’avis, la facturation au BOAMP ne pourra plus se faire de manière électronique, uniquement sous format papier.
  • Cliquables, elles redirigent vers le champ à compléter.
• Les alertes grises
  • Bloquantes, elles empêcheront l'envoi.
  • Non cliquables et souvent liées à des alertes rouges, nous vous conseillons de compléter toutes les autres alertes, avant de vous intéresser à celles-ci.

7.3  Envoi de l’avis

• Vérifiez une dernière fois le formulaire.
• Si aucune alerte ou erreur ne remonte, votre avis semble prêt à être envoyé. Cliquez alors sur « Envoyer la demande ».
• Une fois le formulaire envoyé, vous serez redirigé·e vers le tableau de bord de tous les avis de publicité.
  • Le statut de votre avis sera « envoyé », avec la présence de l’information de la date d'envoi dans la colonne prévue à cet effet.
  • Si après quelques secondes, un retour pour « avis non conforme » apparaît, alors il conviendra de modifier votre avis.
  • Si après quelques minutes, un retour pour avis refusé apparaît, alors il conviendra de corriger votre avis.
  • Si après plusieurs minutes, le statut est toujours à « envoyé », alors votre avis devrait être publié.