Ce guide précise les modalités de consultation de l’annuaire de la facturation électronique en mode déconnecté à partir du portail de Services Chorus Pro.

 

 

 

1.1        Définition et objectifs de l’annuaire

 

L’annuaire de la facturation électronique référence l’ensemble des structures publiques ainsi que toutes les structures privées identifiées comme assujetties à la TVA en France, à date (périmètre de la réforme de la facturation électronique).

Il permet à tout utilisateur du Portail Public de Facturation (PPF) d’identifier à quelles adresses les entités publiques ou privées référencées souhaitent recevoir leurs factures électroniques : les « adresses de facturation ».

 

1.2        Contenu de l’annuaire du Portail de Services

 

L’annuaire affiche les informations nécessaires à l’adressage et au routage d’une facture :

 

• Identification de l’entreprise destinataire
• Liste des établissements
• Présence d'une plateforme agréée
• Adresses de facturations actives

 

 

 

L’annuaire de la facturation électronique est accessible depuis le portail de services Chorus Pro en mode déconnecté. Il n’est pas nécessaire de disposer d’un compte, ni d’un mot de passe pour y accéder. Pour le consulter :

1. Cliquer sur le domaine « Annuaire facturation (accéder au domaine) » sur la page d’accueil du portail de services

 

2. Cliquer sur le bouton Accéder dans la tuile « Annuaire de la facturation électronique ». Une nouvelle page s’ouvre, affichant un « Captcha » (outils de contrôle permettant de vérifier que l’utilisateur n’est pas un robot).

 

3. Saisir les caractères affichés sur l’image dans le champ prévu à cet effet et cliquez sur le bouton « Valider ». En cas de difficulté de lecture des caractères du Captcha, cliquer sur le bouton de lecture (triangle blanc) pour activer une lecture audio de la suite de caractères.

4. La page d’accueil de l’annuaire de facturation s’affiche.

 

 

Deux méthodes de recherche d’une structure dans l’annuaire sont disponibles : la recherche simple et la recherche avancée, qui permet de lancer des requêtes ciblées.

 

3.1       Effectuer une recherche simple

 

1. Cliquer dans le champ « N°SIREN/SIRET ou Dénomination sociale » sur la page d’accueil de l’annuaire.

 

2. Saisir le critère que vous souhaitez utiliser pour retrouver l’entité de votre choix :

1. • Numéro SIREN (sur 9 chiffres) de l’unité légale recherchée
   • Numéro SIRET (sur 14 chiffres) de l’établissement recherché
   • Dénomination ou raison sociale de l’unité légale recherchée
   • Dénomination de l’établissement recherché

 

 

3. Cliquer sur le bouton rechercher pour lancer sa recherche.
4. Les résultats s’affichent en partie basse de l’écran sous la forme de liste.

 

5. Cliquer sur la boite de votre choix pour afficher les informations détaillées de l’entité affichée.

 

Si les résultats sont trop nombreux, une page « Votre recherche a généré un trop grand nombre de résultats » s’affiche.

Ce type de situation est plus fréquent lorsqu’on effectue des recherches textuelles (sur les dénominations ou des mots clefs très communs comme « restaurant »). Pour l’éviter, vous pouvez donc :

• Soit utiliser les recherches sur les numéros de SIREN ou de SIRET (option à privilégier dès lors que ces numéros sont connus)
• Soit utiliser la recherche avancée.

 

Pour revenir aux critères de recherche depuis la liste des résultats, il suffit de remonter en haut de page en utilisant l’ascenseur de votre navigateur internet.

 

3.2       Effectuer une recherche avancée

 

La recherche avancée permet de cibler une recherche en fonction des critères suivants :

• Adresse postale de la structure recherchée
• Code postal de la structure recherchée
• Ville de la structure recherchée

 

1. Cliquer sur « Recherche avancée » sous le bouton Rechercher : les trois critères de recherche relatifs à l’adresse postale de l’entité recherchée s’affichent

 

2. Saisir ses critères de recherche dans un, deux ou trois des champs proposés.

 

 

3. Cliquer sur le bouton rechercher pour afficher les résultats en bas de page. Les résultats s’affichent de la même façon que dans le cas d’une recherche simple.

 

3.3       Conduite à tenir en cas de recherche non concluante

 

3.3.1       Trop grand nombre de résultats

 

Si la recherche renvoie trop de résultats, une page s'affiche demandant d’affiner la recherche, en saisissant au choix :

• Un numéro de SIREN
• Un numéro de SIRET
• Une dénomination, complétée d’un filtre de recherche avancée

3.3.2      Absence de résultats

 

Si la recherche n’aboutit pas, une page s'affiche, signalant qu’aucun résultat ne correspond à la requête. Il est alors demandé de vérifier la validité des informations saisies dans la barre de recherche. Par ailleurs il se peut que la structure consultée ne fasse pas ou plus partie du périmètre de la réforme de la facturation électronique.

 

3.3.3      Aucune adresse de facturation active sur la structure recherchée

 

Ce message indique qu'à date l'unité légale ou l'établissement ne dispose pas d'adresse de facturation active.

 

 

 

4.1        Accéder aux résultats détaillés de la recherche d'un SIREN

 

Lorsque que votre recherche ne ramène qu’un seul résultat (par exemple lors d’une recherche par SIREN), la page affiche directement le détail de l’unité légale recherchée.

Lorsque votre recherche renvoie plusieurs résultats, ils s’affichent sous la forme d'une liste. Chaque ligne de résultat précise les éléments suivants :

• Le nom de l’entité recherchée
• Le SIREN privé (unité légale) ou le SIRET public
• L’adresse postale, incluant le code postal et la ville
• L’information "Plateforme(s) agréée(s) rattachée(s)", avec la mention « Oui / Non »
• Une étiquette précisant le type de structure affichée :
  • Publique
  • Privée

 

 

 

Pour naviguer dans une liste de résultats :

 

1. Cliquer sur la dénomination de l’entité dont vous souhaitez consulter les détails.

 

2. La page de détails de l’unité légale s’ouvre. Elle comprend deux onglets cliquables : 
   
   • « Adresse de l’unité légale » (niveau correspondant au SIREN et à ses éventuels services codifiés comme « suffixes »),
   • « Établissements » (niveau des SIRET dépendant du SIREN examiné, et leurs éventuels services codifiés comme « codes routages »).

 

3. Cliquer sur l’onglet « Établissements » pour affiche la liste des SIRET relevant du SIREN consulté. 
4. Pour consulter le détail d’un SIRET et de ses codes routages, cliquer sur ce dernier.

 

 

 

4.2       Exploiter les informations affichées

 

4.2.1       Structure et usages de l’information fournie

 

L’écran de consultation des structures privées varie en fonction du niveau (SIREN ou SIRET) examiné. Il se subdivise en plusieurs sections :

• A un niveau SIREN (unité légale) : entête, « adresses de facturation du SIREN », et « Autres adresses de facturation ».
• A un niveau SIRET (établissement) : entête, « adresses de facturation du SIRET », et « adresses de facturation des services ou assimilés ».

Ces sections permettent de déterminer :

• Si une entité a déclaré une plateforme agréée lui permettant de recevoir des factures électroniques.
• Lorsque c’est le cas, à quelles « adresses de facturation actives » ces factures peuvent lui être adressées.

Les adresses de facturation se présentent comme une concaténation des notions de SIREN, SIRET, Suffixe et Code Routage. Elles se présentent toujours sous un des formats suivants :

• SIREN
• SIREN_SIRET
• SIREN_SIRET_Code routage
• SIREN_Suffixe

SIREN et SIRET étant des codes administratifs, ils apparaissent par défaut dans les sections « adresses de facturation du SIREN / SIRET ».

Les codes routages et suffixes sont créés à l’initiative des entreprises via leur plateforme agréée et n’apparaissent donc pas systématiquement. Lorsque c’est le cas :

• Les suffixes, constituant des sous-ensembles du SIREN, apparaissent à la maille de consultation SIREN.
• Les codes routages, constituant des sous-ensembles du SIRET, apparaissent à la maille de consultation SIRET.

 

La notion d’adresse active :

Dans tous les tableaux de l’annuaire, la colonne « adresse active » permet d’identifier les adresses de facturation en vigueur et par conséquent utilisables pour la transmission de factures.

Pour retrouver l’intégralité des adresses actives d’une structure privée, il est nécessaire de consulter les informations à la fois au niveau du SIREN et de ses SIRET. 

 

4.2.2      Informations fournies à la maille de consultation SIREN (unité légale)

 

Le niveau SIREN contient les informations suivantes :

1. Section d’en-tête :
   • Raison sociale
   • Étiquette unité légale
   • Numéro SIREN de l’unité légale
   • Adresse postale de l’unité légale
   • Numéro SIRET du siège social de l’entreprise
   • Information « Plateformes agréées rattachées » valorisée à Oui ou Non :
     • « Non » signifie que la structure n'a pas de plateforme agréée de réception. Elle ne peut pas encore recevoir de factures dématérialisées.
     • « Oui » signifie que la structure dispose déjà d'une plateforme agréée de réception et possède au moins une ligne de facturation déjà en vigueur ou dont l'entrée en vigueur est prévue dans le futur.

2. Onglet « Adresses de l’unité légale », qui contient deux tableaux :
   • « Adresse de facturation du SIREN » :
     • En première colonne, l’adresse de facturation de niveau SIREN
     • En deuxième colonne, la raison sociale
     • En troisième colonne, l’information « Adresse de facturation active » valorisée à Oui ou Non
     • « Oui » signifie que l’adresse de facturation indiquée est utilisable pour la facturation électronique.
     • « Non » signifie qu'à date, il n'y a pas d’adresse de facturation en vigueur.

 

• • « Autres adresses de facturation » : ce tableau s’affiche lorsqu’il existe des adresses de type Suffixe sur l’unité légale. Il présente : 
    • En première colonne, l’adresse de facturation (Suffixe) au format SIREN_Suffixe
    • En deuxième colonne, le nom du suffixe
    • En troisième colonne, l’information « Adresse de facturation active » valorisée à Oui ou Non (avec la même signification qu’au niveau SIREN).

 

Par exemple, si une unité légale a une plateforme agréée de réception et que sa ligne de facturation entre en vigueur dans 6 mois, alors :

• L'information "Plateforme(s) agréée(s) rattachée(s)" affiche "Oui" ;
• Tandis que l'information "Adresse de facturation active" affiche "Non".  

 

Cette unité légale a donc contractualisé avec une plateforme agréée de réception, mais elle ne peut pas encore recevoir de factures dématérialisées, car sa ligne de facturation n'est pas entrée en vigueur.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A retenir : Toute adresse de facturation dont la validité est échue n’est plus affichée dans les tableaux de consultation. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Onglet « établissements » consacré à l’affichage des établissements rattachés à l’unité légale consultée.
   • En première colonne, le numéro SIRET de l’établissement, complété éventuellement par une étiquette « Siège social » le cas échéant
   • En deuxième colonne, la désignation de l’établissement
   • En troisième colonne, l’adresse postale de l’établissement
   • En quatrième colonne, l’information « Adresse de facturation active » valorisée à Oui ou Non (avec la même signification qu’au niveau SIREN).

 

4.2.3      Informations fournies à la maille de consultation SIRET (établissement)

 

Le niveau de consultation SIRET (établissement) contient les informations suivantes :

1. Section d’en-tête :
   • Dénomination de l’établissement
   • Étiquette "Établissement secondaire" ou "siège social" le cas échéant
   • Numéro SIRET de l’établissement
   • Adresse postale de l’établissement
   • Numéro SIREN de l’unité légale à laquelle est rattaché l’établissement consulté
   • Information « Plateformes agréées rattachées » valorisée à Oui ou Non :
     • « Non » signifie que l'entité n'a pas de plateforme agréée de réception. Elle ne peut pas encore recevoir de factures dématérialisées.
     • « Oui » signifie que l’entité dispose déjà d’une plateforme agréée de réception et possède au moins une ligne de facturation déjà en vigueur ou dont l'entrée en vigueur est prévue dans le futur.

 

2. Tableau « Adresse de facturation du SIRET » :
   • En première colonne, l’adresse de facturation (SIRET) au format SIREN_SIRET
   • En deuxième colonne, la désignation, qui correspond à la dénomination de l’établissement
   • En troisième colonne, l’information « Adresse de facturation active » valorisée à Oui ou Non (avec la même signification qu’au niveau SIREN).

 

 

 

3. Tableau « Adresses de facturation des services ou assimilés » : ce tableau s’affiche lorsqu’il existe des adresses de type Code Routage sur le SIRET consulté. Il présente : 
   • En première colonne, l’adresse de facturation (Code Routage)au format SIREN_SIRET_CodeRoutage
   • En deuxième colonne, la désignation du code routage, qui correspond au nom qui lui est donné
   • En troisième colonne, l’information « Adresse de facturation active » valorisée à Oui ou Non (avec la même signification qu’au niveau SIREN)

 

 

4.3       Consulter les informations des établissements publics

 

Les écrans de consultation des informations des établissements publics sont construits de la même manière que ceux des établissements privés. Leurs spécificités sont les suivantes :

Dans le tableau d’affichage des adresses de facturation du SIRET, et des services ou assimilés rattachés au SIRET consulté :

Une colonne spécifique en 4^ème position précise la présence ou non d’un numéro d’engagement obligatoire. Lorsque la colonne est valorisée à « Oui », cela signifie que ce numéro d’engagement doit être fourni pour pouvoir adresser la facture.

 

 

Il est affiché un troisième tableau d’affichage, exclusif aux établissements publics, précisant les autres données relatives à l’établissement public, autrement connues sous le nom de « données B2G complémentaires ».

Elles sont au nombre de 6, sont valorisées à Oui ou à Non, et leur définition est rappelée dans leur carte respective :

MOA : La structure reçoit aussi les factures de travaux.

1. MOA uniquement : La structure reçoit seulement les factures de travaux.
2. Numéro d’engagement : Il y a un numéro d’engagement.
3. Gestion du numéro d’engagement juridique ou code service : L’engagement est parfois obligatoire à la réception de factures sur une maille SIRET.
4. Gestion du code service : Ce champ indique si le service est géré.
5. Gestion du statut de mise en paiement : Cela indique si le paiement est commencé.

 

 

En complément de la fonctionnalité de recherche unitaire, il est possible de rechercher une liste de structures à partir de leurs SIREN.

 

5.1       Pré-requis : constituer la liste des SIREN à rechercher au format .CSV ou .TXT

 

Pour utiliser cette fonctionnalité de recherche en masse, il faut d’abord avoir préparé sur son poste de travail un fichier de format .CSV ou .TXT contenant la liste des SIREN qu'on souhaite rechercher.

Le fichier doit uniquement contenir des SIREN (codes à 9 chiffres) superposés en colonne, sans ponctuation ni séparateur.

Pour créer un fichier de ce type, vous pouvez par exemple, à partir de votre ordinateur, effectuer un clic droit dans votre explorateur de documents avec votre souris. Lorsque le menu contextuel s’affiche, sélectionner les options « Nouveau > Document texte », ce qui crée un fichier .TXT vierge.

 

Ouvrir le fichier et saisir un SIREN à la première ligne. Taper sur la touche « entrée » du clavier pour aller à la ligne, puis saisir un deuxième SIREN au niveau de la deuxième ligne du fichier, et ainsi de suite jusqu’à avoir énuméré l’ensemble des SIREN à rechercher.

 

Attention à ne rien saisir d’autre dans le fichier que des chiffres. Si un SIREN commence par des 0, il faut qu’ils figurent expressément dans le fichier. Le contenu du fichier doit se présenter comme une colonne de SIREN de largeur identique. Si vous remarquez une ligne plus courte ou plus longue que les autres, vérifiez que vous n’avez pas ajouté ou retiré des chiffres par erreur.

Enregistrer ses modifications en allant dans le menu en « Fichier » > « Enregistrer ». Le fichier .TXT est prêt à être utilisé.

Pour être utilisable, votre fichier doit peser moins d’un Mégaoctet. Si votre fichier dépasse cette taille, il vous faudra le découper en plusieurs fichiers distincts pour pouvoir l’utiliser.

 

5.2      Lancer une recherche

 

Une fois la liste des SIREN à rechercher constituée, se rendre sur la page d’accueil de l’Annuaire de la facturation électronique de Chorus Pro.

1. Après avoir saisi le CAPTCHA, cliquer sur le bouton « Déposer » en partie basse d’écran.

 

 

2. Le portail Chorus Pro demande d’importer le fichier des SIREN à analyser. Cliquer sur le bouton « Ajouter un fichier ».

 

 

3. Une fenêtre s’ouvre pour vous permettre d’indiquer l’emplacement de la liste des SIREN à rechercher. Sélectionner le fichier CSV ou TXT pour le télécharger sur le portail de services Chorus Pro. L’écran rappelle la taille du fichier que vous souhaitez analyser. Si le fichier pèse plus de 1 Mégaoctet, la recherche ne pourra pas aboutir.

 

4. Une fois la liste de SIREN récupérée par le portail, cliquer sur le bouton « Soumettre » pour lancer la recherche des SIREN listés dans l’Annuaire.

 

5. En cas de réussite, le message « Vos SIREN ont été vérifiés » s’affiche. Cliquez sur l’icône de téléchargement pour récupérer le compte-rendu de la recherche, qui se présente comme un fichier CSV.

 

 

 

5.3      Consulter et exploiter les résultats d’une recherche par liste de SIREN

 

Les résultats d’une recherche par liste de SIREN se présentent sous la forme d’un fichier plat (format CSV ou TXT) comprenant plusieurs colonnes. Il est recommandé de convertir ce fichier au format tableur (par exemple avec Excel ou OpenOffice) pour l’exploiter confortablement. La méthode de conversion varie suivant le logiciel que vous utilisez et sa version. Nous vous renvoyons à la documentation de votre suite bureautique pour connaitre la marche à suivre s'appliquant exactement à votre situation si vous utilisez un autre logiciel ou une autre version de logiciel que celle présentée ci dessous.

 

Exemples de conversion au format tableau sous Excel 2021 et Libre Office v25.8.4.2

 

Nous communiquons à titre d'exemple l'approche adaptée à l'utilisation d'Excel 2021, qui permet d'illustrer le processus de conversion. 

 

1. Enregistrez votre fichier de résultats en local sur votre poste de travail (et en retenir l'emplacement)

2. Ouvrez un tableur Excel vierge.

3. Dans la barre de menu, aller dans "Données" puis cliquer sur le bloc "Obtenir des Données" : cela déclenche l'ouverture d'un menu contextuel. Choisissez l'option "A partir d'un fichier texte/csv".

4. L'explorateur de document s'ouvre dans une fenêtre surimposée : sélectionnez l'emplacement où vous avez enregistré votre fichier de résultats pour lancer la conversion.

5. Une nouvelle fenêtre s'ouvre présentant un pré-tableau construit sur la base d'une création de colonnes sur la base du séparateur "virgules" (autrement dit : à chaque fois qu'une virgule apparait entre deux données, elles se trouvent séparés dans 2 colonnes distinctes). Ce choix proposé par défaut est le plus adapté à la définition des colonnes. Validez la proposition en cliquant sur le bouton "Charger".

 

 

Le tableau est convertit sous Excel avec une colonne par type de donnée. 

 

 

A titre de comparaison, sous LibreOffice, vous pouvez réaliser le même type de conversion en ouvrant un fichier LibreOffice vierge puis en cliquant sur le dossier "Ouvrir" dans la barre de menu, et en désignant l'emplacement du fichier de résultats sur votre poste de travail. Une fenêtre "Import de texte" grise s'ouvre pour vous permettre, comme dans le cas d'Excel, de définir et valider le mode de séparation des données. En partie basse de fenêtre un écran vous permet de prévisualiser le résultat. Le "séparateur" proposé est détecté automatiquement, comme sous Excel. Si ce n'est pas le cas, sélectionnez "virgule".

A noter, sous LibreOffice, contrairement à Excel 2021, vous pouvez sélectionner les colonnes dans la fenêtre de prévisualisation, pour préciser le type de données qui s'y affichent. La colonne sélectionnée se colore en noir et une liste déroulante s'affiche. Pour la colonne des SIREN, il est recommandé de choisir l'option "Texte" plutôt que standard dans la liste déroulante, puis validez votre choix . Cela évite que les SIREN commençant par 0 voient lesdits zéros supprimés d'autorité par la conversion au format tableau. 

 

Suivant la version et le logiciel de tableur utilisé, certaines données peuvent effectivement être interprétée comme redondantes et supprimées lors de la conversion au format tableau. Les suppressions les plus courantes sont les suppressions de 0 situées à gauche d’un nombre. La plupart des logiciels de tableur permettent de contourner ce problème en proposant à l’utilisateur d’interpréter les chiffres comme du « texte ». Pour en savoir plus sur la méthode utilisable avec VOTRE logiciel, reportez vous à la documentation de votre suite bureautique.

 

Lecture du tableau de résultats :

 

Le fichier se lit ligne à ligne. Il comprend 5 colonnes, avec pour chacun des SIREN recherchés, l’ensemble des lignes d’adressage existantes rattachées à cette unité légale. Pour un même SIREN, on peut donc récupérer plusieurs lignes (une par adresse de facturation).

Ainsi, dans l’exemple donné en illustration (voir l’image), on note que pour le SIREN 005611074, la recherche retrouve trois lignes de facturation : une ligne de maille SIREN inactive à la date de la recherche, une ligne de maille SIREN_SIRET active et une ligne de maille SIREN_Suffixe (« TESTsanssiret ») inactive.

Les colonnes du fichier de résultats s’interprètent comme suit :

• La colonne « Présent dans l’annuaire de la facturation électronique » vous indique si le SIREN figure OUI ou NON dans l’Annuaire
• La colonne « Plateforme Agréée Rattachée » vous indique si l’adresse de facturation est bien associée à une plateforme agréée
• La colonne « Adresse de facturation » recense les lignes d’adressage associées à un SIREN
• La colonne « Adresse de facturation active » précise en regard de chaque ligne d’adressage si elle est active, c’est-à-dire si elle peut d’ores et déjà recevoir des factures.

 

 

L’annuaire complet de la facturation électronique est disponible en téléchargement pour les entités publiques et leurs opérateurs de dématérialisation sur le portail. Le fichier téléchargeable leur permettra d'initialiser/mettre à jour la base de données relative à leurs destinataires de factures.

Point d’attention pour les opérateurs de dématérialisation : la structure de l’opérateur de dématérialisation devra être identifiée comme « Opérateur public » dans Chorus Pro pour accéder au téléchargement de l’annuaire. L’application de ce paramètre est effectuée par le support Chorus Pro après transmission par ticket du formulaire de demande complété par l’opérateur de dématérialisation.

Le fichier est téléchargeable au format xml et fait l’objet de mises à jour hebdomadaires.

Accédez au domaine « Organisation » puis à l’application « Téléchargement annuaire facturation électronique ».

Cliquez sur « Télécharger le fichier annuaire facturation électronique ».