Ce document s’adresse aux entités publiques qui souhaitent saisir des avis de publicité à partir du Portail de services ou depuis PLACE.

 

 

 

Le service de saisie et d’émission des avis, « Avis de publicité », offre aux acheteurs publics un outil public de sélection et de saisie des annonces. Ce service permet aux utilisateurs de choisir les supports de diffusion de leurs avis et gère l’envoi des avis de publicité aux supports de diffusion sélectionnés parmi lesquels le JOUE, le BOAMP, les SHAL (supports habilités aux annonces légales) et la presse spécialisée.

Les avis permettent de rendre visibles les appels d’offres et attributions réalisés par les entités via une publication sur des supports de diffusion prévus à cet effet. Les supports de diffusion sélectionnables peuvent proposer une publication au format numérique ou au format papier (sites internet ou presse quotidienne régionale) à l’échelle départementale, régionale, nationale ou européenne.

Vous pouvez sélectionner et remplir le formulaire d’avis adéquat puis sélectionner les supports de diffusion souhaités, saisir vos avis de publicité, puis déclencher l’envoi de l’avis pour publication à un au plusieurs supports de diffusion. Le retour émis par les diffuseurs est également pris en compte et permet de savoir si l’avis a bien été publié.

L’historique des avis est conservé et il est possible de saisir des avis de résultats, de changement ou d’autres types d’avis faisant suite à l’avis initial publié pour un marché donné.

Les fonctionnalités de l’application sont accessibles depuis le Portail Chorus Pro ou à partir du portail PLACE (plateforme des achats de l’Etat).

 

L’application « Avis de publicité » fait partie du domaine « Marché » sur le Portail de services Chorus Pro (https://chorus-pro.gouv.fr). Des habilitations sont nécessaires pour accéder à cette application dans Chorus Pro. Pour l’accès depuis PLACE, référez-vous à l’annexe 6.4 Accès depuis le portail PLACE.  

Votre compte utilisateur doit être habilité sur le service « Acheteur » de votre structure.

• Le profil AVIS_PUBLICITE_GERER doit être ouvert en modification pour pouvoir utiliser l’application dans son ensemble.
• Le profil AVIS_PUBLICITE_PREFERENCES_GERER doit être ouvert en modification pour gérer et modifier, dans le menu « Préférences » de l’application, le compte annonceur et la liste des informations concernant la facturation d’un avis de publicité.

Pour plus d’informations sur la gestion des habilitations de votre compte utilisateur, consultez le guide dédié accessible au lien ci-contre.

Si vous disposez des habilitations nécessaires à la gestion des avis de publicité, placez-vous sur l'onglet « Entité publique » puis cliquez sur « Accéder au domaine » dans le domaine « Marché ».

Cliquez sur « Accéder » à l’application « Avis de publicité ».

L’accès à l’application par le portail Place est également possible (parcours utilisateur indiqué en annexe du guide).

Le numéro SIRET de la structure pour laquelle vous travaillez ainsi que le service pour lequel vous allez publier un avis sont affichés en haut de l’écran.

Cliquez sur le bouton « Accéder » des différentes fonctionnalités :

• Liste des avis pour avoir un tableau de bord permettant le suivi et le traitement de vos avis,
• Créer un nouvel avis pour saisir puis envoyer un avis,
• Préférences pour paramétrer vos préférences et faciliter la reprise des informations lors de la création des avis concernant votre structure et le service auxquels vous êtes rattaché en tant qu’utilisateur.

L’onglet Choix d’organisation vous permet de sélectionner l’entité publique pour laquelle vous agissez dans l’application.

L’onglet Importer un avis vous permet d’importer un avis publié au BOAMP.

 

 

Cette fonctionnalité permet d’enregistrer des informations mentionnées de façon récurrente dans vos avis de publicité. Ces informations enregistrées pourront être importées directement lors de la création d’un avis, ce qui évitera leur ressaisie manuelle sur chaque avis créé.

Les informations suivantes peuvent être enregistrées en préférences :

• Les diffuseurs, pouvant être regroupés en listes ;
• Les codes CPV, pouvant être regroupés en listes ;
• Les logos destinés aux supports habilités à recevoir des annonces légales (SHAL) et à la presse spécialisée ;
• Les informations de facturation, si vous disposez du profil AVIS_PUBLICITE_PREFERENCES_GERER, qui sont préremplies dans le bloc de Facturation de l’avis et adressées aux SHAL, et ce en sélectionnant l’intitulé des informations de facturation parmi tous les intitulés que vous aurez inscrits dans votre liste ;
• Les comptes annonceur, uniquement si vous disposez du profil AVIS_PUBLICITE_PREFERENCES_GERER ;
• Les supports de presse spécialisée complémentaire visibles et sélectionnables lors de la sélection des diffuseurs d’un avis
• Les acheteurs principaux dont les informations (notamment nom de l’organisation, nom officiel, numéro d’enregistrement) peuvent être reprises automatiquement.

Pour information, la liste des SHAL est mise à jour 4 fois par an.

Les utilisateurs ne bénéficiant pas du profil AVIS_PUBLICITE_PREFERENCES_GERER pourront consulter et utiliser le paramétrage réalisé pour publier les avis.

 

3.1      Listes de diffusion

 

 

Cliquez sur « + » pour créer une nouvelle liste de diffusion.

 

 

A gauche de l’écran, cochez le(s) diffuseur(s) pour publication de vos avis. Vous avez le Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) pour une diffusion nationale, le Journal officiel de l’Union européenne (JOUE) pour une diffusion au niveau européen et les diffuseurs pour chaque département.

Les diffuseurs que vous avez sélectionnés s’affichent dans le bloc « Liste en cours de création » à droite de l’écran. Vous pouvez retirer des diffuseurs de la liste en cliquant sur le « x ».

Saisissez le nom de la liste dans le champ « Nom de la liste de diffusion » puis cliquez sur « Ajouter » pour valider la création de la liste.

Vous pouvez modifier une liste depuis l’onglet « Listes de diffusion » en cliquant sur le bouton « crayon » présent sur la liste. Vous pouvez également supprimer une liste en cliquant sur le bouton « corbeille ».

 

 

Lors d’une modification de liste, apportez les modifications souhaitées puis cliquez sur « Modifier ». Une pop-up de confirmation apparaît alors. Cliquez sur « Confirmer le choix » pour valider les modifications.

 

3.2     Liste des codes CPV

 

Le code CPV (Common Procurement Vocabulary) a été mis en place au niveau européen. Il s'agit d'un système de classification pour les marchés publics de l'Union Européenne obligatoire depuis le 1er février 2006. Le code CPV associe à chaque code numérique une description d'un objet de marché, pour laquelle il existe une version dans chacune des langues officielles de l'UE. Il permet donc de standardiser les références utilisées pour décrire l'objet d'un marché.

Cet onglet permet de créer des listes de codes CPV que vous avez l’habitude d’utiliser pour vos avis de publicité.

 

 

Il est possible de modifier une liste de codes CPV existante en cliquant sur le bouton « crayon » de la liste à modifier. Une liste peut être supprimée à partir du bouton « corbeille ».

Le bouton « Télécharger la liste des codes CPV » vous renvoie sur le site de l’Union européenne recensant les codes CPV en vigueur.

Créez une nouvelle liste de codes CPV en cliquant sur « + ».

 

 

Indiquez dans la barre de recherche à gauche le code CPV ou le type de produit associé au(x) code(s) recherché(s) et cliquez sur le bouton « loupe » pour obtenir une liste de codes correspondants.

Cochez les codes que vous souhaitez voir figurer dans la liste et cliquez sur « Ajouter la sélection à la liste » (maximum trois codes CPV par liste).

Donnez un nom à votre liste à droite de l’écran puis cliquez sur « Ajouter ». Cliquez sur « Confirmer le choix » dans la fenêtre de confirmation pour finaliser la création de la liste.

 

3.3     Logo

 

Cette fonctionnalité permet de stocker un logo de service destiné à être ajouté aux mails à destination des SHAL ou de la presse spécialisée.

 

 

Pour modifier ou copier un nouveau logo, il vous suffit de cliquer sur le bouton et choisir le fichier contenant votre logo ou le glisser et déposer.

 

3.4     Comptes de facturation au BOAMP

Cet onglet permet la saisie ou la mise à jour des informations de facturation qui seront préremplies lors de la création d’un avis.

Les informations de facturation peuvent être modifiées à tout moment dans le menu PREFERENCES si vous disposez du profil AVIS_PUBLICITE_PREFERENCES_GERER.

 

Sur cet onglet, vous associez les informations de facturation à un compte de facturation au BOAMP.

Indiquez au minimum les informations obligatoires dans le formulaire puis cliquez sur le bouton « Ajouter ».

Vous pouvez, à tout moment, modifier des informations sur les comptes de facturation déjà ajoutés en cliquant sur le bouton « crayon » ou supprimer le compte en cliquant sur « x ».

 

3.5     Comptes annonceur

 

Il s’agit du compte dont dispose un annonceur sur le site BoampWeb. Cet onglet permet de saisir les trois informations associées à un compte annonceur BOAMP. Le mot de passe est toujours masqué.

Les informations du compte annonceur peuvent être modifiées à tout moment dans le menu PREFERENCES si vous disposez du profil AVIS_PUBLICITE_PREFERENCES GERER.

 

Lors du processus de validation d’un avis, les champs de saisie du compte annonceur sont préremplis avec les informations du compte favori.

 

3.6     Acheteur principal

 

L’onglet « Acheteur principal » correspond aux informations relatives à l’organisation de l’acheteur. Il s’agit du nom officiel, du numéro d’enregistrement et du département.

 

En cliquant sur l’icône crayon, vous pouvez modifier les informations de chaque acheteur. Les informations à renseigner à minima sont : le nom de l’organisation, le nom officiel, le numéro d’enregistrement, la ville, le pays, le numéro de téléphone et l’adresse électronique.

 

3.7     Partager ses préférences avec un autre utilisateur

 

Le partage vous permet de fournir à un autre utilisateur une liste de favoris issue de vos préférences concernant les diffuseurs favoris, les CPV et l'acheteur principal. Le partage est ouvert à tous les utilisateurs qui accèdent aux préférences. Si vous désirez partager une liste avec un utilisateur B, le processus de partage à suivre est celui-ci :

1. Vous choisissez dans les préférences une liste à partager.

Cliquez sur l’icône de partage à droite de l’icône poubelle sur l’une de vos listes. Une fenêtre apparait au centre de l’écran pour vous indiquer un code.

2. Le système vous fournit alors un code

3. Vous devez envoyer ce code à l’utilisateur B via votre système de messagerie

4. L’utilisateur B saisira ce code dans ses préférences

En choisissant la création d’une nouvelle liste, le bouton « Ajouter une liste partagée » apparait. Après avoir cliqué dessus, vous pouvez indiquer le code qu’un utilisateur vous a transmis pour ajouter sa liste puis cliquer sur « Confirmer le choix ».

5. Le système recopie la liste partagée à l’identique.

La liste partagée est recopiée, ainsi que le nom de la liste. Vous pouvez la modifier en supprimant des éléments et en modifiant le nom de la liste, avant d’enregistrer cette liste dans vos préférences en cliquant sur « Modifier ». Pour ne pas enregistrer cette nouvelle liste, cliquez sur « Annuler ».

A la fin du processus de partage il n’y a aucun lien entre les 2 listes et modifier l’une des listes n’a aucun impact sur l’autre.

Point d’attention : le partage du lien ne peut se faire que sur deux environnements identiques (de l’environnement de production vers l’environnement de production ou de l’environnement école vers l’environnement école).

 

 

L’onglet Importer un avis vous permet d’importer un avis publié au BOAMP. Dans le cas où vous souhaitez émettre un avis rectificatif en référence à un avis publié avant la mise en place de l'application Avis de publicité, utilisez cette fonctionnalité pour récupérer l'avis initial avant d'émettre votre avis rectificatif.

 

4.1       Récupérer le numéro BOAMP d’un avis

 

Se rendre sur le site du BOAMP  (www.boamp.fr) :

 

1. Cliquer sur Rechercher un avis de marché public

 

 

2. Retrouver son avis en utilisant les différents paramètres de recherche disponibles :

• • Objet du marché
  • Type de marché
  • Date de publication

Point d’attention : Seuls les avis publiés sur BOAMP, ou simultanément sur BOAMP et TED, disposent d'un numéro BOAMP.

3. Identifier le numéro de l’avis :

• • Ce numéro est composé uniquement de chiffres
  • Format attendu : XX-XXXX

4.2       Importer l’avis

 

1. Accéder au menu d’importation

• • Cliquez sur « Importer un avis » pour ouvrir le formulaire d’importation.

2. Renseigner les informations nécessaires

• • Numéro de publication BOAMP : Saisissez le numéro BOAMP de l’avis.
  • Identifiant BOAMP : Entrez l’identifiant associé à l’avis.

3. Un pop-up de confirmation s’affichera, récapitulant :

• • L’objet de l’avis.
  • Le type d’avis.
  • Le département de publication.

4. Cliquez sur Valider pour confirmer l’importation

5. Une fois l’importation effectuée, vous pourrez poursuivre la procédure en :

• • Dupliquant l’avis.
  • Déclarant un avis enfant (par exemple de résultat).
  • Déclarant une modification ou annulation d’avis.

Point d'attention : Vous ne pouvez importer qu’un seul avis à la fois.

 

 

5.1      Configuration de la publication

 

5.1.1      Introduction

 

A gauche de l’écran, un stepper vous indique toutes les étapes nécessaires à la création d’un avis de publicité. Vous pouvez suivre l’avancement du processus figuré par le point bleu.

 

La création de l’avis de publicité commence par la consultation d’un texte introductif et en cliquant sur le bouton « Démarrer la demande ».

 

5.1.2     Choix du formulaire

 

Lors de cette étape, vous allez choisir le formulaire correspondant au type d’avis que vous souhaitez publier en balayant ou recherchant le nom du formulaire dans le champ recherche en haut à droit du tableau de bord.

Vous pouvez également rechercher manuellement le formulaire en cliquant sur le bouton flèche pour passer d’une page à une autre du tableau choix du formulaire.

Les 53 formulaires proposés sont :

Intitule	Type d’avis	Base juridique
Avis divers d'annulation	Changement	N/A
Avis divers d'attribution	Résultats	N/A
Avis divers initial	Mise en concurrence	N/A
Avis divers rectificatif	Changement	N/A
Avis simplifie d'annulation	Changement	Arrêté du 12 février 2020 (modifié par l’arrêté du 26 juillet 2021)
Avis simplifie d'attribution	Résultats	Arrêté du 12 février 2020 (modifié par l’arrêté du 26 juillet 2021)
Avis simplifie initial	Mise en concurrence	Arrêté du 12 février 2020 (modifié par l’arrêté du 26 juillet 2021)
Avis simplifie rectificatif	Changement	Arrêté du 12 février 2020 (modifié par l’arrêté du 26 juillet 2021)
F01 - avis annonçant la publication d'un avis de preinformation sur un profil d'acheteur - directive generale	Changement, Planification	Article 48, paragraphe 1, de la directive 2014/24/UE
F02 - avis annonçant la publication d'un avis periodique indicatif sur un profil d'acheteur - directive sectorielle	Changement, Planification	Article 67, paragraphe 1, de la directive 2014/25/UE
F03 - avis annonçant la publication d’un avis de preinformation sur un profil d’acheteur – directive «defense»	Changement, Planification	Article 30, paragraphe 1, troisième alinéa, de la directive 2009/81/CE
F04 - avis de preinformation utilise uniquement a titre d’information – directive generale	Changement, Planification	Article 48, paragraphe 1, de la directive 2014/24/UE
F05 - avis periodique indicatif utilise uniquement a titre d’information – directive sectorielle	Changement, Planification	Article 67, paragraphe 1, de la directive 2014/25/UE
F06 - avis de preinformation utilise uniquement a titre d’information – directive «defense»	Changement, Planification	Article 30, paragraphe 1, de la directive 2009/81/CE
F07 - avis de preinformation utilise pour raccourcir les delais de reception des offres – directive generale	Changement, Planification	Article 27, paragraphe 2, de la directive 2014/24/UE. Article 28, paragraphe 3, de la directive 2014/24/UE
F08 - avis periodique indicatif utilise pour raccourcir les delais de reception des offres – directive sectorielle	Changement, Planification	Article 45, paragraphe 2, de la directive 2014/25/UE
F09 - avis de preinformation utilise pour raccourcir les delais de reception des offres – directive «defense»	Changement, Planification	Article 33, paragraphe 3, de la directive 2009/81/CE
F10 - avis de preinformation utilise comme appel a la concurrence – directive generale, regime ordinaire	Changement, Mise en concurrence	Article 48, paragraphe 2, de la directive 2014/24/UE
F11 - avis periodique indicatif utilise comme appel a la concurrence – directive sectorielle, regime ordinaire	Changement, Mise en concurrence, Planification	Article 67, paragraphe 2, de la directive 2014/25/UE
F12 - avis de preinformation utilise comme appel a la concurrence – directive generale, regime assoupli	Changement, Mise en concurrence	Article 75, paragraphe 1, point b), de la directive 2014/24/UE
F13 - avis periodique indicatif utilise comme appel a la concurrence – directive sectorielle, regime assoupli	Changement, Mise en concurrence	Article 92, paragraphe 1, point b), de la directive 2014/25/UE
F14 - avis de preinformation utilise comme appel a la concurrence – directive «concessions», regime assoupli	Changement, Mise en concurrence	Article 31, paragraphe 3, de la directive 2014/23/UE
F15 - avis sur l’existence d’un systeme de qualification – directive sectorielle	Changement, Mise en concurrence, Planification	Article 68 de la directive 2014/25/UE. Article 92, paragraphe 1, point c), de la directive 2014/25/UE
F16 - avis de marche – directive generale, regime ordinaire	Changement, Mise en concurrence	Article 49 de la directive 2014/24/UE
F17 - avis de marche – directive sectorielle, regime ordinaire	Changement, Mise en concurrence	Article 69 de la directive 2014/25/UE
F18 - avis de marche – directive «defense», regime ordinaire	Changement, Mise en concurrence	Article 30, paragraphe 2, de la directive 2009/81/CE
F19 - avis de concession – directive «concessions», regime ordinaire	Changement, Mise en concurrence	Article 31, paragraphe 1, de la directive 2014/23/UE
F20 - avis de marche – directive generale, regime assoupli	Changement, Mise en concurrence	Article 75, paragraphe 1, point a), de la directive 2014/24/UE
F21 - avis de marche – directive sectorielle, regime assoupli	Changement, Mise en concurrence, Résultats	Article 92, paragraphe 1, point a), de la directive 2014/25/UE
F22 - avis de sous-traitance – directive «defense»	Changement, Mise en concurrence	Article 52, paragraphe 1, de la directive 2009/81/CE
F23 - avis de concours – directive generale, concours	Changement, Mise en concurrence	Article 79, paragraphe 1, de la directive 2014/24/UE
F24 - avis de concours – directive sectorielle, concours	Changement, Mise en concurrence	Article 96, paragraphe 1, premier alinéa, de la directive 2014/25/UE
F25 - avis en cas de transparence ex ante volontaire – directive generale	Changement, Notification préalable d’attribution directe	Article 3 bis de la directive 89/665/CEE
F26 - avis en cas de transparence ex ante volontaire – directive sectorielle	Changement, Notification préalable d’attribution directe	Article 3 bis de la directive 92/13/CEE
F27 - avis en cas de transparence ex ante volontaire – directive «defense»	Changement, Notification préalable d’attribution directe	Article 64 de la directive 2009/81/CE
F28 - avis en cas de transparence ex ante volontaire – directive «concessions»	Changement, Notification préalable d’attribution directe	Article 3 bis des directives 89/665/CEE et 92/13/CEE
F29 - avis d’attribution de marche – directive generale, regime ordinaire	Changement, Résultats	Article 50 de la directive 2014/24/UE
F30 - avis d’attribution de marche – directive sectorielle, regime ordinaire	Changement, Résultats	Article 70 de la directive 2014/25/UE
F31 - avis d’attribution de marche – directive «defense», regime ordinaire	Changement, Résultats	Article 30, paragraphe 3, de la directive 2009/81/CE
F32 - avis d’attribution de concession – directive «concessions», regime ordinaire	Changement, Résultats	Article 32, paragraphe 2 (référence à l’annexe VII), de la directive 2014/23/UE
F33 - avis d’attribution de marche – directive generale, regime assoupli	Changement, Résultats	Article 75, paragraphe 2, de la directive 2014/24/UE
F34 - avis d’attribution de marche – directive sectorielle, regime assoupli	Changement, Mise en concurrence, Résultats	Article 92, paragraphe 2, de la directive 2014/25/UE
F35 - avis d’attribution de concession – directive «concessions», regime assoupli	Changement, Résultats, Mise en concurrence	Article 32, paragraphe 2 (référence à l’annexe VIII), de la directive 2014/23/UE
F36 - avis de resultats de concours – directive generale, concours	Changement, Résultats	Article 79, paragraphe 2, de la directive 2014/24/UE
F37 - avis de resultats de concours – directive sectorielle, concours	Changement, Résultats	Article 96, paragraphe 1, deuxième alinéa, de la directive 2014/25/UE
F38 - avis de modification de marche – directive generale	Changement, Modification du marché	Article 72, paragraphe 1, de la directive 2014/24/UE
F39 - avis de modification de marche – directive sectorielle	Changement, Modification du marché	Article 89, paragraphe 1, de la directive 2014/25/UE
F40 - avis de modification de marche – directive «concessions»	Changement, Modification du marché	Article 43, paragraphe 1, de la directive 2014/23/UE
Formulaire adapté (actuellement indisponible)	Changement, Mise en concurrence, Notification préalable d’attribution directe, Résultats,  Planification	N/A
MAPA - avis d'annulation	Changement	N/A
MAPA - avis d'attribution	Résultats	N/A
MAPA - avis de marche	Mise en concurrence, Notification préalable d’attribution directe	N/A
MAPA - avis rectificatif	Changement	N/A

 

En haut de l’écran vous avez la possibilité de définir des critères de sélection et de choisir dans une liste déroulante :

• Le type d’organisme : Collectivités et établissements publics territoriaux, Etat et établissements publics, Etablissements publics de santé, Entités adjudicatrices, Domaine de la défense et de la sécurité ;
• Le type de marché : Fournitures, Services, Services sociaux et services spécifiques (pour tous types d'organismes sauf Domaines de la défense et de la sécurité), Travaux ;
• Le montant du marché envisagé : la liste déroulante proposée varie selon le type de marché envisagé ;
• Le type d’avis : Planification, Mise en concurrence, Notification préalable d’attribution directe, Résultats, Modification du marché, Changement (la liste déroulante des valeurs possibles peut être restreinte en fonction du type d’organisme et du type de marché).

En cliquant sur le bouton « Rechercher les formulaires correspondants » le ou les formulaires affichés cibleront l’avis que vous souhaitez publier.

Pour information, la liste des formulaires présentée est triée par type d’avis puis alphabétiquement par intitulé du formulaire.

Par défaut, la liste affichée présente tous les formulaires disponibles dans le système.

En cliquant sur le bouton « i » dans la colonne Actions, vous visualisez une information plus précise concernant le formulaire dans une popup.

Le bouton « Suivant » vous permet de passer à l’étape suivante et d’enregistrer, une fois que vous aurez choisi le formulaire correspondant à l’avis que vous souhaitez publier. Le bouton « Précédent » n’est pas sélectionnable : il est nécessaire de recommencer le formulaire pour corriger les étapes précédentes.

 

5.1.3     Choix des supports de diffusion

 

En cochant le formulaire correspondant à l’avis que vous souhaitez publier et en cliquant sur le bouton « Suivant », vous passez au choix des supports de diffusion.

La liste des supports présente tous ceux disponibles dans le système, chaque support étant précédé d’une case à cocher :

• La case à cocher peut être grisée dans le cas où le support n’est pas compatible avec le formulaire sélectionné.
• Par ailleurs, une case à cocher peut être pré-cochée dans le cas où le marché est en procédure formalisée.

En fonction du type d’avis, il est possible de choisir le JOUE sans sélectionner le BOAMP.

Des contrôles de cohérence sont faits entre le formulaire et les diffuseurs dont la case a été cochée.

Si les deux boutons « Créer une liste de diffuseurs » et « Nouveau diffuseur de presse spécialisé » sont disponibles, vous pouvez également choisir une des listes de diffusion que vous avez créées dans le menu Préférences en cliquant sur le bouton « étoile » à la droite du titre « Choix des supports de diffusion ».

 

5.1.4     Valider les éléments de publication

 

En cliquant sur le bouton « Suivant », vous passez à la validation des éléments nécessaires à la publication de l’avis.

Pour valider les éléments de publication, cliquez sur le bouton « Suivant ».

 

5.1.5       Bonnes pratiques de saisie de l'avis

 

Quel que soit le type de formulaire que vous saisissez (national ou européen), privilégiez la saisie des seuls champs obligatoires (marqués par un astérisque rouge ou par un message d'erreur).

Certains champs obligatoires comportent un contrôle de surface, qui vérifie le format des données renseignées. Tant que le format attendu n’est pas saisi, vous ne pouvez plus naviguer sur le formulaire. Le stepper de navigation est grisé, ainsi que le bouton pour « Enregistrer et quitter ».

Afin de ne pas être bloqué dans sa saisie, des exemples marqués en gris dans ces champs indiquent le format à respecter.

Le bouton « Vérifier le formulaire » vous permet de vérifier à chaque étape si toutes les informations obligatoires ont été indiquées correctement. Dans le cas contraire, un bandeau rouge placé en haut de la page s’affichera en précisant les informations manquantes ou erronées. Ce bandeau contient des liens cliquables redirigeant vers les champs à compléter/modifier.

Selon le nombre d’erreurs dans le bandeau, lors du clic sur un des liens, le champ à remplir peut parfois être masqué par le bandeau. Pour éviter de faire défiler l’écran, il suffit de cliquer sur le lien de l’encadré indiquant le nombre d’erreurs pour replier le bandeau. Après avoir cliqué sur ce lien, le bandeau se remplit et le champ recherché est bien visible.

Certains messages d’erreurs (illustrés par un bandeau gris) ne sont pas positionnés dans la section où se trouve le champ en erreur. Il faut donc reparcourir le formulaire et chercher le champ à l’aide de la fonction « Recherche » (CTRL+F).

Ces messages d'erreurs apparaissent dans les cas suivants :

• Le champ « Description » (BT-09(b)-Procedure) n’est pas complété en sous-section 3.2 « Conditions de passation du marché » sur les formulaires F16 et F29 ;
• Le champ « Base juridique » (BT-01(f)-Procedure) n’est pas complété en sous-section 3.1 « Objet » ;
• Le champ « Conditions relatives à l’exécution du contrat » (BT-70-Lot) n’est pas complété en sous-section 4.2 « Condition de passation du marché » de chaque lot sur le formulaire F18.

Ces champs obligatoires peuvent être complétés par des espaces ou "Sans objet" si vous n'avez pas d'informations à y renseigner.

En cas d'erreurs, commencez par traiter les erreurs présentes dans le bandeau rouge.

Lorsque vous devez compléter des champs "Montant" ou "Durée", assurez-vous de compléter les deux champs correspondant respectivement à la valeur et à l'unité (ex : Euro, Mois...) au risque de générer un avis non conforme.

Certains champs obligent à renseigner au minimum 5 caractères pour valider votre saisie.
Les espaces n’étant pas pris en compte par la DILA, compléter les caractères manquants de cette manière entraînera le refus de votre avis.
Les champs concernés sont par exemple : 
- Nom de l’organisme
- Nom de la voie
- Nom
Un message d’erreur sera présent sur ces champs pour vous permettre de les repérer facilement : 

Veuillez compléter les caractères manquants avec des points. Par exemple : AIFE.

 

5.2     Rédiger un avis de publicité national

 

La rédaction d’un avis est organisée en plusieurs sections selon le formulaire. Dans le cas général, on a la saisie de l’« Identification de l’acheteur » en première section et celle de « Validation des informations à envoyer » en dernière section. Entre ces deux sections, vous saisirez les sections nécessaires au formulaire correspondant à l’avis de publicité que vous voulez faire.

Dans l’exemple, nous avons choisi comme type d’organisme : Etat et établissements publics, comme Type de marché : Services, pour un montant de 90 000 euros à 139 999 euros et un Type d’avis : Mise en concurrence avec un formulaire MAPA – Avis de marché.

La saisie de cet avis se fera en 12 étapes, la 13ème étape étant l’étape de validation et d’envoi de l’avis.

Bloc 1 Identification de l’organisme qui passe le marché

 

A chaque étape, cliquer sur le bouton « Suivant » permet de sauvegarder les informations saisies et de passer au bloc suivant.

Bloc 2 – Description du marché

Certains champs sont repris automatiquement depuis PLACE (exemples : « Objet du marché » et la coche relative à la nature du marché).

Bloc 3 – Caractéristiques principales

Il est possible d’ajouter des lignes supplémentaires pour renseigner les caractéristiques principales à partir du bouton « Ajouter une ligne ». Les lignes ajoutées doivent être obligatoirement renseignées. A défaut, il faudra les supprimer, y compris la ligne ajoutée par défaut si il n’est pas nécessaire de la compléter (évite une alerte lors de la vérification de la section).

Bloc 4 – Renseignements relatifs aux lots

Le code de la commande publique pose le principe d’allotissement. Vous ne pouvez recourir au marché global que dans les situations énumérées par l’article 10 du code des marchés publics, notamment :

- si l'objet du marché ne permet pas l'identification de prestations distinctes,

- si l’acheteur n'est pas en mesure d'assurer par lui-même les missions d'organisation, de pilotage et de coordination,

- si la dévolution en lots séparés est de nature à restreindre la concurrence ou risque de rendre techniquement difficile ou financièrement plus coûteuse l'exécution des prestations.

Dans ces hypothèses, l’acheteur coche « Oui » à la rubrique « Le marché est alloti ».

Pour les utilisateurs accédant à l’application depuis PLACE, la case « Oui » sera précochée avec des champs préremplis avec des informations issues de PLACE (exemples : numéro de lot et description succincte).

Vous pouvez préciser si les candidats peuvent présenter une offre pour un lot, plusieurs lots ou l’ensemble des lots en cochant une de ces cases dans la rubrique « Possibilité de présenter une offre pour »

Cliquer sur le bouton « Suivant » permet de sauvegarder les informations saisies et de passer au bloc suivant.

 

Bloc 5 – Procédure

 

Bloc 6 – Durée du marché ou délai d’exécution

 

Bloc 7 – Conditions relatives au marché

 

Bloc 8 – Justifications

Dans ce bloc, il vous faut sélectionner, parmi la liste proposée, les documents justificatifs que la future entreprise candidate du marché devra joindre à sa réponse.

 

Bloc 9 – Critères d’attribution

Par défaut, il n’est pas indiqué de critères d’attribution. L’utilisateur peut cocher dans la liste un type de critères d’attribution puis ajouter des critères via le bouton « Ajouter ».

 

Bloc 10 – Conditions de délai

L’information « Date limite de réception des offres dans le cas d’une procédure ouverte » est reprise de PLACE.

 

Bloc 11 – Autres renseignements

 

Bloc 12 – Adresses complémentaires

Il est possible de renseigner des adresses complémentaires à son avis de publicité pour :

• Envoyer les offres/les candidatures/les demandes de participation ;
• Obtenir des documents ;
• Obtenir des renseignements complémentaires ;
• Obtenir des renseignements d’ordre administratif ;
• Obtenir des renseignements d’ordre administratif et technique ;
• Obtenir des renseignements d’ordre technique.

La saisie du formulaire est finalisée dans le cadre du bloc « Validation ». Accédez directement à la partie 4.4 Validation du guide en cliquant sur ce lien.

 

5.3     Rédiger un avis de publicité européen

 

Les formulaires des avis de publicité européens, dits eForms, sont disponibles dans l’application et également sur le « système d’information sur les marchés publics européens » (TED), ou à partir du site du BOAMP.

Nous avons choisi le formulaire F16 – Avis de marché – Directive générale, régime ordinaire (ex-JOUE2) qui est un avis de changement, mise en concurrence, à titre d’exemple.

 

5.3.1     Organisations

 

Commencez la complétion du formulaire par la section « Organisations ».

La section « Organisations » est composée de modules répétables pour saisir l’ensemble des organisations nécessaires à la saisie de vos avis de publicité avec leur rôle associé : votre structure en tant qu’acheteur, vos prestataires, les entreprises ayant déposé des offres, les organismes de recours etc.

L’acheteur est proposé par défaut en tant qu’organisation. Ce peut être également le cas de l’organisme de recours. . Si un bloc « GR-Organisations » est présent par défaut à la création du formulaire il ne doit pas être supprimé. Cela signifie qu’il est nécessaire de compléter les informations de ces deux blocs/organisations pour envoyer l’avis.

Bonnes pratiques sur la section « Organisations » :

 

Fonctionnement :

• • Cliquer sur « Ajouter nouveau » en haut à droite de la section et répéter l’opération en fonction du nombre d’organisations que vous souhaitez saisir ;
  • Pour mentionner une organisation dans l’avis il suffit de saisir son identifiant (au format « ORG-00X ») dans un champ de type « ID » (exemple : pour la sélection de l’acquéreur en partie 2. Partie contractante et prestataire de services, champ ID – Acquéreur (OPT-300-Procedure-Buyer) ;
  • Les formulaires F25 à F37 permettent de saisir deux types d'organisations : Organisations et Bénéficiaires effectifs. Ils comportent des champs spécifiques, comme "Référence du bénéficiaire effectif" (OPT-302-Organization).
    
  • Le champ Numéro d'enregistrement (BT-501) correspond au SIRET de l'entité renseignée.

A noter : sauf pour la section « Organisations », pour tous les champs « Adresse » du formulaire, dès lors que vous souhaitez remplir le champ « Pays », il faut remplir aussi a minima les champs subdivision NUTS et ville. Le champ code postal doit également être complété si présent.

Chaque organisation mentionnée dans l’avis devra avoir un rôle et être sélectionnée dans au moins un champ permettant d'indiquer une organisation dans le formulaire. 

 

5.3.2    Partie contractante et prestataire de services

 

Ajoutez des lignes de données pour un acheteur ou pour les prestataires de services en cliquant sur « Ajouter nouveau »

Bonnes pratiques sur la section « Partie contractante et prestataire de services » : 

• Pré-requis : une organisation doit avoir été créée.
• Par défaut, l’organisation 1 sera pré remplie dans le champ ID-Acheteur (OPT-300-Procedure-Buyer), mais vous pouvez modifier ce pré remplissage avec l’organisation de votre choix.
• Si l’acheteur délègue son autorité à un prestataire de services de type MOA/AMOA, sélectionner le prestataire en question ID — Prestataire de services (OPT-300-Procedure-SProvider) puis le type de service fourni (OPT-030-Procedure-SProvider).

Les valeurs présentes dans la liste des champs ID – Acheteur et Prestataire de service sont à renseigner dans la section Organisations. 

 

5.3.3    Procédure

 

Au moins une organisation doit avoir été créée pour compléter cette section.

 

Depuis PLACE, il est prévu que les informations suivantes soient reprises :

• Identifiant interne (BT-22-Procedure)
• Description (BT-24-Procedure)
• Nature du marché (BT-23-Procedure)
• Code CPV Principal (BT-262-Procedure)

Il faut vérifier qu’il n’y a qu’une seule fois le champ « Autre base juridique avec un identifiant », sinon cliquer sur Supprimer (à contrôler une dernière fois avant l’envoi).

Dans la sous-section « Objet », pour le groupe « Informations supplémentaires sur le lieu d’exécution », saisissez les champs en indiquant une adresse en commençant par le champ « Pays », ou complétez le champ « Autres restrictions s’appliquant au lieu d’exécution ».

Les conditions de passation du marché comprennent notamment les motifs d’exclusion dont la mention peut être rendue obligatoire selon le type de formulaire.

Dans la sous-section « Conditions de passation du marché », bien qu’il ne soit pas indiqué par une étoile rouge, le champ « Description (BT-09(b)-Procedure) » doit impérativement être rempli pour les formulaires F07 à F37. En effet ce champ est obligatoire car le champ « BT-09(a)-Procedure », masqué dans l’interface, est rempli par défaut avec la valeur « CrossBorderLaw » (Règle UE).

Si l’acheteur sélectionne « Avis » dans la source des motifs d’exclusion (BT-806-Procedure), il peut sélectionner les motifs d’exclusion un à un (BT- 67(a)-Procedure) via le bouton « Ajouter » mais il est recommandé de n’en renseigner qu’un et d’indiquer dans le champ Description détaillée (BT-67(b)- Procedure) : « Les autres motifs d’exclusions figurent dans le DCE. ». Le choix de « Document de marché » dans la source des motifs d’exclusion dispense l’acheteur de préciser le code de motif d'exclusion.

 

Dans la sous-section « Procédure », vous définissez le type de procédure que vous allez utiliser pour être en mesure de sélectionner un candidat.

• Procédure ouverte : appel d’offres ouvert ;
• Procédure restreinte : appel d’offres restreint ;
• Procédure avec négociation pour les pouvoirs adjudicateurs et pour les entités adjudicatrices ;
• Dialogue compétitif ;
• Partenariat d’innovation : cette case doit être cochée lorsque l’acheteur passe un marché de partenariat d’innovation selon une procédure négociée.

 

Lorsque le « Type de procédure » (BT-105-Procédure) est « Négociée sans mise en concurrence préalable » (F25, F26, F27, F28, F29) : 

• Remplir les champs « Justification de l’attribution » (BT-135-Procédure) et « Autre justification » (BT-136-Procédure).

 

Après avoir complété le champ « Type de procédure » (BT-105-Procédure) (F16, F17, F18, F29, F30 et F31) : 

• Remplir le champ BT-106-Procedure.

 

Ne pas remplir le champ BT-634-Procedure (entraîne un message d’erreur non cliquable).

La complétion de la sous-section « Distribution des lots » est facultative.

 

5.3.4    Lots

 

Un lot doit obligatoirement être renseigné, même si le marché n’est pas alloti.

Il est prévu qu'une partie des champs obligatoires de votre formulaire soient pré remplies depuis votre consultation PLACE.

C’est le cas de certaines informations du lot dans PLACE :

• N° du lot
• Description succincte
• Catégorie du Lot
• CPV du lot

Elles sont reprises dans les champs suivants de chaque lot :

• Identifiant interne (BT-22-Lot)
• Description (BT-24-Lot)
• Nature du marché (BT-23-Lot)
• Code CPV principal (BT-262-Lot)

Le pré remplissage du champ « Nature du marché BT-23-Lot » se fait pour le moment uniquement à partir du champ « Catégorie principale » de PLACE et non « Catégorie du Lot ».

Si on renseigne « Services » pour la « Catégorie Principale » de la consultation et « Travaux » pour la « Catégorie du Lot », c’est la valeur « Services » qui sera reprise dans le champ BT-23-Lot.

Cela génère une incohérence avec le CPV renseigné plus bas dans le champ BT-262-Lot, ainsi qu'un message d’erreur.

Pour faire disparaître le message d’erreur il faut remettre la bonne valeur de la liste déroulante du champ BT-23-Lot, afin de la faire correspondre au Code CPV Principal du champ BT-262-Lot.

Point d’attention : si vous supprimez ou ajoutez des lots dans votre avis de marché, ils ne seront pas ajoutés ou supprimés de votre consultation automatiquement dans PLACE. Il y aura donc un écart entre les deux publications.

 

Dans la sous-section « Procédure d’appel d’offres », vous devrez premièrement compléter les informations sur la description du lot :

• Identifiant interne ;
• Titre ;
• Description ;
• Nature du marché (fournitures, travaux ou services).

Dans le bloc « Étendue du marché », indiquez obligatoirement la nomenclature pour le produit principal d’un lot. Précisez les informations liées au lieu d’exécution (pays et informations complémentaires) et à la durée du marché (date de début, date de fin, autre durée).

Indiquez les conditions de la mise aux enchères (électronique ou non), si le marché relève ou non de l’accord sur les marchés publics (AMP) et si le marché est au moins partiellement financé par l’Union Européenne ou non. Indiquez les informations relatives au système de passation des marchés (accord cadre, système d’acquisition dynamique).

Groupe « Durée estimée » : l’utilisateur remplit le champ « Autre durée »  BT-538-Lot ou le champ « Date de début » BT-536-Lot et « Date de fin »  BT-537-Lot. Il ne sera pas possible de modifier ce champ une fois que l’avis aura été envoyé ou publié. 

Pour les formulaires où le champ « Description »  BT-777-Lot est présent, dans le cas où ce champ est rempli, le champ « Objectif du marché public stratégique »  BT-06-Lot doit également être complété.

Pour le groupe « Durée estimée », saisissez les champs de la manière suivante : soit « autre durée » et « date de début », soit « date de début » et « date de fin » soit « date de début » et « durée ».

Dans la sous-section « Conditions de passation du marché », précisez :

• Le type de critère de sélection appliqué ;
• Les modalités d’exécution réservée du contrat ;
• Le caractère autorisé ou non de la facturation en ligne ;
• Le caractère autorisé ou non d’un catalogue en ligne ;
• Le processus postérieur à l’attribution (utilisation de la commande et/ou du paiement en ligne).

Bonnes pratiques :

• Facturation en ligne (BT-743-Lot) : vous avez 3 choix possibles de remplissage (autorisée, non autorisée, requise)
  • Si la base juridique (BT-01-notice) renseignée dans l’onglet 3.1 Procédure – Objet est différente de « Autre », la facturation en ligne est requise.
• Critères d’attribution (il est recommandé de renseigner les champs Type (BT-539-Lot) et Description (BT-540-Lot)) : Si les critères d’attribution sont exprimés sous forme de nombres pondérés, la somme de ces nombres doit être égale à 100.
• Lorsque les champs Type (BT-539-Lot), Description (BT-540-Lot) et Nombre critère d'attribution (BT-541-Lot) sont remplis, il faut absolument remplir les champs adresse et identifiants.

Dans la sous-section « Informations sur la présentation », complétez :

• La date limite de réception des demandes de participation ;
• Les langues dans lesquelles les offres ou les demandes de participation peuvent être présentées ;
• Les informations sur le mode de présentation (voie électronique, adresse de présentation, description) ;
• Les critères de restriction en matière d’accès aux documents.

Les données de PLACE pour la date limite de réception des offres sont reprises dans les champs Date limite de réception des offres (BT-131(d)-Lot) et Heure limite de réception des offres (BT-131(t)-Lot).

Bonnes pratiques :

 

Présentation par voie électronique (BT-17-Lot) : vous avez 3 choix possibles de remplissage (autorisée, non autorisée, requise).

 

• Si « autorisée » : renseignez le champ Adresse de présentation (BT-18-Lot) au format URL (https:// …) et le champ Description (BT-745-Lot) ;
• Si « non autorisée », ajouter la raison pour laquelle la présentation par voie électronique n’est pas autorisée (BT-19-Lot) et remplir le champ Description (BT-745-Lot) ;
• Si « requise » : renseignez le champ Adresse de présentation (BT-18-Lot) au format URL (https:// …).

 

L’accès à certains documents de marché est restreint (BT-14-Lot) : sélectionner l’un des champs suivants :

 

• Si « pas de restriction », renseigner le champ Adresse des documents de marché (BT-15-Lot) au format URL (https:// …) et le champ Identifiant-Documents de marché (OPT-140-Lot).
  • Si vous n’avez pas d’identifiant vous pouvez renseigner le champ avec la mention « sans objet ».
• Si « restriction », renseigner le champ Justification de la restriction de l’accès à certains documents de marché (BT-707-Lot), le champ Des informations sur les documents restreints sont disponibles à l’adresse suivante (BT-615-Lot) et le champ Identifiant-Documents de marché (OPT-140-Lot).
  • Si vous n’avez pas d’identifiant vous pouvez renseigner le champ avec la mention « sans objet ».

 

BT-131(t)-Lot : ce champ attend une valeur date au format hh:mm:ss

 

Pour le groupe Dates limites, saisissez systématiquement les champs indiquant une heure correspondante à la date saisie

 

Ne pas remplir le champ BT-634-Lot (entraîne un message d’erreur non cliquable).

 

 

Dans la sous-section « Recours », le champ « Organisation chargée des procédures de recours » (OPT-301-Lot-ReviewOrg) est obligatoire. Vous pouvez ajouter ou supprimer une organisation dans la section « Organisation ».

Toutes les organisations saisies doivent avoir un rôle et être saisies au moins une fois dans le formulaire.

Une fois complétées toutes les informations relatives à votre premier lot, vous avez la possibilité d’ajouter un nouveau lot depuis le bouton « Ajouter nouveau » au niveau du fil de saisie du formulaire (à gauche de l’écran).

Vérifier que le champ « Lots inclus (BT-1375-Procedure) » n’est pas complété.

5.4     Validation

 

La première étape de la validation de publication de l’avis concerne les éléments de facturation à fournir aux annonceurs.

 

Ici, si vous avez saisi ces éléments dans le menu « Préférences » indiqué par l’étoile à droite de « N° de service exécutant », vous pouvez les sélectionner et les informations se préremplissent de manière automatique. Si vous ne l’avez pas fait, saisissez toutes les informations nécessaires.

Afin de saisir facilement vos informations de facturation, vous pouvez renseigner ces informations dans l’onglet « Compte de facturation au BOAMP » de vos préférences.

Ainsi, vous pourrez pré remplir les champs de la sous-section « Facturation » automatiquement avec ces mêmes données, pour éviter toute erreur de saisie qui entraînerait un refus de l’avis par le BOAMP.

Dans le cas où vous rendez obligatoire la mention sur les factures du code service exécutant et/ou le numéro d’engagement juridique, pensez à indiquer ces informations dans le formulaire.

Points d’attention : 

• Pour connaître le bon numéro de SIRET de facturation à indiquer, ainsi que les numéros de service exécutant et d’engagement juridique associés, merci de vous rapprocher de votre responsable de service.
• La case « Classe de profil » est à cocher manuellement, car ce champ ne figure pas dans l’onglet de préférence « Compte de facturation au BOAMP ». Ce champ est obligatoire pour envoyer l’avis.

• Si votre entité correspond au SIRET de l'Etat (11000201100044) cochez la case "Etat" dans la classe de profil. Pour les autres entités publiques, cochez la case correspondant au type d'entité correspondant à votre situation.
• Le numéro SIRET de l’entité facturée doit être entré dans le champ « SIRET » en dessous de la liste des classes de profil. Ne le renseignez pas dans le champ « N° de service exécutant ».
• Pour les entités relevant de l'Etat, le numéro de service exécutant est composé de 10 caractères alphanumériques, le numéro d'engagement juridique est composé de 10 caractères numériques.

 

Il est possible de vérifier l’existence du numéro de service exécutant depuis l’annuaire des structures publiques de Chorus Pro (cliquez sur le lien pour ouvrir l’annuaire).

• Faites une recherche en indiquant votre numéro SIRET dans le champ « Identifiant » puis cliquez sur « Rechercher » ;
• Vous trouverez les informations de l’entité dans le tableau des résultats de la recherche. Les numéros de service exécutant existants sur le SIRET sont affichés dans la colonne « Code service ».

Pour en savoir plus sur l’utilisation de l’annuaire des structures publiques Chorus Pro, consultez le guide suivant.

Une fois les informations de facturation saisies, il est conseillé d’utiliser le bouton « Vérifier le formulaire » pour permettre leur sauvegarde.

 

Complétez ensuite les éléments relatifs à l’indexation de l’annonce.

Lors de l’indexation, vous pouvez, entre autres, ajouter des critères sociaux et environnementaux en cochant les cases correspondantes.

Retrouvez au lien suivant la liste des mots pouvant être insérés dans le champ « Mots descripteurs ».

Point d’attention : le nombre de départements de publication indiqués dans le bloc « Indexation de l’annonce » ne peut excéder 9. Quel que soit le nombre de départements choisis, vous ne serez facturé qu’une seule fois.

 

Pour certains formulaires, vous aurez prochainement la possibilité de définir un formulaire adapté généré à partir des informations saisies et dont vous pourrez modifier la mise en forme et le contenu.

 

Le choix du logo à insérer dans le mail et préfiguré dans le menu « Préférences » se fait ici. Ce logo figure sur l’avis de publicité afin d’augmenter la visibilité de l’avis sur les supports de publication.

En cliquant sur le bouton « Générer le formulaire adapté », le modèle de l’avis en cours de saisie est généré.

Renseignez ensuite vos identifiants chez l’annonceur.

Le bouton « étoile » vous permet, si vous avez saisi ces informations dans le menu « Préférences », de sélectionner le compte annonceur afin que ces informations se préremplissent de manière automatique. Les informations obligatoires au niveau de l’annonceur sont reprises depuis la partie « Facturation ». Les trois derniers champs relatifs au compte annonceur sont à contrôler ou modifier (Identifiant annonceur BoampWeb, Mot de passe BoampWeb et Mail de contact BoampWeb). 

La sous-section « Valider la demande » récapitule le choix du formulaire et des supports de diffusion que vous avez sélectionnés, ainsi que la dénomination de l’acheteur. Cliquez sur « Envoyer la demande » pour finaliser la saisie et envoyer votre demande.

 

Point d’attention : en cas de refus de votre avis, il est recommandé de vérifier le statut de l’avis en le visualisant (cf. partie 6.3) et de s’assurer de l’absence de publication de l’avis sur le BOAMP et le JOUE le cas échéant.

 

 

6.1      Introduction

 

La liste d’avis affichée est associée à la structure et au service auquel vous appartenez. Ce tableau de bord vous permet de traiter et suivre le traitement de chaque avis.

Le bouton « Rechercher », en haut de l’écran, permet de mettre à jour les résultats de la recherche sachant que les critères possibles sont : la référence unique (si vous recherchez un avis particulier), l’intitulé du formulaire (si vous voulez avoir la liste des avis saisis avec un formulaire particulier), le nom du diffuseur (si vous voulez avoir la liste des avis pour un diffuseur particulier). Vous pouvez par ailleurs filtrer sur les avis selon leur statut avec les trois boutons « Avis en cours », « Avis publiés » et « Avis refusés » en haut à gauche de l’écran.

Par défaut, la liste des avis affichée correspond aux avis sur lesquels vous pouvez faire une action. Chaque ligne du tableau de bord présente des informations liées à un avis de publicité :

• le statut : élaboré, envoyé, publié, refusé, non conforme ou importé, 
• le type d’avis,
• la référence de la consultation, si elle a été saisie dans l’avis, correspond à la référence de la consultation issue de PLACE.

Les actions possibles pour cet avis varient en fonction du statut de l’avis : Visualiser, Editer un avis (pour pouvoir y apporter des modifications ou continuer sa saisie), Dupliquer un avis (l’avis est entièrement repris), Accéder à la publication (les liens menant aux publications sont affichés, uniquement pour le BOAMP et le JOUE), Supprimer un avis tant que celui-ci est dans le statut élaboré (une fois l’avis supprimé, il ne fera plus partie du tableau de bord et ne sera pas récupérable), Télécharger l’avis au format pdf.

 

6.2     Créer un avis lié

 

En tant qu’utilisateur, je souhaite créer un nouvel avis à partir d’un avis initial afin d’apporter un complément d’information ou d’informer les opérateurs économiques de l’issue d’une consultation

Lier 2 avis entre eux est nécessaire pour informer les opérateurs économiques des différents évènements qui ponctuent le processus de consultation. Cela est notamment important dans les cas suivants :

• Lorsqu’un second avis vient apporter une rectification, une annulation, ou des compléments à un avis initial publié au préalable
• Lorsqu’un second avis vient informer de l’issue de la consultation pour laquelle un avis initial avait été publié au préalable

L’avis lié porte les références de l’avis initial (référence unique propre au service et références des publications associées au JOUE et au BOAMP).

Il existe 2 manières de lier des avis entre eux. Selon la modalité choisie, les règles de correspondance entre l’avis initial et l’avis lié varient.

Créer un avis lié à partir d’un avis existant :

En tant qu’utilisateur, je souhaite créer un nouvel avis à partir d’un avis initial afin de conserver la référence et les données saisies dans l’avis initial. Un avis peut être lié à un avis initial dès sa publication (avis nationaux et eForms).

L’utilisateur crée directement un avis lié à partir de l’avis initial qui doit être au statut « Publié ».

Pour les avis nationaux sur la ligne de l’avis initial « Publié », l’utilisateur visualise, au clic sur les 3 points de suspension dans la colonne « Actions », les 3 actions suivantes :

• « Déclarer l’Attribution » ;
• « Annuler cet avis » ;
• « Rectifier cet avis » selon le type d’avis souhaité.

Après le choix d’une de ces 3 actions, l’utilisateur est renvoyé vers la page de création des avis d’attribution /d’annulation/rectification selon l’action choisie. La section « Référence de l’avis initial » est grisée.

Le choix « Déclarer l’attribution » sur la ligne d’un avis initial affiche sur la ligne de l’avis attribué créé ayant le statut « Publié » les actions « Annuler cet avis » et « Rectifier cet avis ».

La création d’un avis d’annulation à partir d’un avis d’attribution ne permet pas d’afficher l’action « Déclarer l’attribution » sur la ligne de l’avis initial.

Pour les eForms sur la ligne de l’avis initial « Publié », au clic sur les trois petits points dans la colonne « Actions », l’utilisateur peut visualiser une des 3 actions suivantes en fonction du type de formulaire :

• « Déclarer la mise en concurrence »
• « Déclarer les résultats »
• « Déclarer la modification du marché » selon le type d’avis souhaité.

Deux cas spécifiques pour les formulaires F04 et F05 :

F04 :

• « Déclarer la mise en concurrence » pointera sur le formulaire F16
• « Déclarer la mise en concurrence (régime assoupli) » pointera sur le formulaire F20

F05 :

• « Déclarer la mise en concurrence » pointera sur le formulaire F17
• « Déclarer la mise en concurrence (régime assoupli) » pointera sur le formulaire F13

En tant qu’utilisateur, lorsque je choisis une des 3 actions, je me redirige par défaut dans la section 1. Lorsqu’un avis est créé de cette façon, les références des publications de l’avis initial sont intégrées à l’avis lié. Ces dernières sont récupérées via la référence de l’avis initial. Lors de l’affichage de l’avis (en saisie ou en consultation), l’ensemble de ces informations sont affichées et non modifiables.

Relier un nouvel avis à un avis initial :

Il est possible de relier un nouvel avis à un avis initial déjà publié afin de récupérer les données saisies dans l’avis initial et les afficher dans le nouvel avis.

Dans ce cas, l’utilisateur peut relier un avis en cours de saisie à un avis initial à partir de l’item « Lier cet avis à un avis publié » dans la colonne action de l’avis concerné ou dans son historique. Cela lui permettra de récupérer et préremplir les références des publications effectuées au préalable sur les supports de diffusion (références des publications aux JOUE et BOAMP) qui doivent être affichées dans les informations de l’avis lié et modifiables.

La sélection de l’avis initial se fait dans l’étape Choix du formulaire, à partir d’un menu déroulant qui affiche la liste des avis publiés compatibles avec le nouvel avis. Pour certains types d’avis, les champs correspondants aux références de publication de l’avis initial peuvent rester vierges tandis que pour d’autres types d’avis il est obligatoire d'indiquer l’avis initial pour pouvoir procéder à la saisie de la suite du formulaire (car ces dernières sont obligatoires pour sécuriser la publication).

Exemple d’utilisation :

Vous avez publié votre avis de planification, mais vous avez commencé à remplir un formulaire de mise en concurrence sans partir de l’avis initial :

• Cliquer sur les boutons « Actions » de votre avis de mise en concurrence au statut « élaboré » depuis le tableau de bord.

 

• Cliquer sur « Lier cet avis à un avis publié » dans l’encadré blanc listant les actions possibles.

 

• Le tableau de choix du formulaire s’affiche. Cliquer ensuite dans l’encadré en haut à gauche : « Avis parent ».

 

• Sélectionner dans la liste l’avis de planification auquel vous souhaitez relier votre avis de mise en concurrence.

 

• Cliquer ensuite sur « Suivant » en bas à droite, sous le tableau central.

Point d’attention :

Pour éviter à l’utilisateur de saisir les mêmes informations deux fois, ou pour éviter un écart de saisie entre les informations renseignées dans les deux avis, les données du formulaire « parent » sont automatiquement reprises dans le formulaire « enfant ».

Ce point vous est rappelé par l’affichage d’une fenêtre contextuelle. Fermer la fenêtre pour poursuivre la saisie de votre avis « enfant ».

Dans le tableau de bord vous pourrez retrouver vos avis désormais liés via le bouton « Consulter ».

Précisions sur la complétion des résultats pour un formulaire eForms :

Afin de pouvoir compléter tous les champs, dans le cadre d’un lot attribué, voici l’ordre que nous vous conseillons de suivre : Soumissionnaire – Offres – Résultat des lots – Marchés - Résultat.

Onglet Soumissionnaire : déclarez à cette étape les attributaires à partir des organisations créées en section 1. 

• Si plusieurs entreprises sont sélectionnées pour un même lot ou différents lots, il faut cliquer sur le bouton ajouter pour toutes les sélectionner.
• Les entreprises à sélectionner auront toutes été enregistrées lors de la saisie des organisations préalable ;
• Pour déclarer un soumissionnaire :
  • • Renseigner le champ ID - Soumissionnaire OPT-300-Tenderer ;
    • Il s’agit d’un champ de type liste où il faut sélectionner une organisation créée au préalable.

Si l’entreprise sélectionnée fait appel à de la sous-traitance, vous avez la possibilité de l’ajouter à cette étape.

Onglet Offres : on vient ici associer des offres à des lots.

• Le champ « Identifiant de l’offre » correspond à la proposition faite par une entreprise ;
• Vous avez la possibilité d’indiquer si l’offre reçue est une variante (BT-193-Tender) ;
• Offre 1 : indiquez ici le lot concerné par cette offre (Identifiant du lot ou groupe de lot et soumissionnaire) ;
• Sous-section Sous-traitance : renseigner absolument le champ BT-773-Tender sous peine de rejet.

Le nom du soumissionnaire (OPT-210-Tenderer) apparait sous la forme TPA-0001 ce qui correspond à la référence présente dans l’onglet  Soumissionnaires

Vous avez la possibilité d’ajouter la notion de sous-traitance de l’offre reçue

Onglet Résultat des lots : faites ici le lien entre les lots, les offres et les contrats précédemment déclarés.

• Résultat 1 / Résultat – Identifiants des lots (BT-13713-LotResult) : sélectionner le lot concerné
• Ajouter autant de sections « Résultat » qu’il y a de lots attribués.
• Offre considérée pour la décision d’attribution (sélectionnez l’offre retenue)
• Ajouter autant de sections « Offre considérée pour la décision d'attribution » qu’il y a d’offres retenues pour un lot.
• Contrat après une décision d’attribution : sélectionner l’identifiant du Contrat - Marché saisi à l’étape précédente.
• Si certains lots sont toujours en cours de procédure : dans la rubrique Lauréat, sélectionner le statut « Le lauréat n’a pas encore été choisi, mais le concours est toujours en cours » puis dans résultat 1 / Résultat - Identifiants des lots, sélectionner le lot non encore attribué.
• Si certains lots ne sont pas attribués : dans la rubrique Lauréat, sélectionner le statut « Aucun lauréat n’a été choisi et le concours est clos » puis la raison pour laquelle un lauréat n’a pas été choisi. Vous devrez ensuite dans la partie résultat 1 / Résultat - Identifiants des lots, sélectionner le lot non encore attribué.

Onglet Marché : déclarez ici l’offre retenue à un lot comme un contrat.

• Contrat 1 : on précise ici le marché concerné dans le champ « Identifiant du marché » et on indique la date de conclusion du marché
• La date à laquelle le lauréat a été choisi doit être antérieure à la date de conclusion du marché qui doit être antérieure à la date du jour.
• Offre conduisant au contrat - ID offre marché (BT-3202-Contract) : sélectionner l’offre de l’entreprise sélectionnée.
• Signataire du contrat: sélectionner l’acheteur qui passe le marché.

Onglet Résultat : indiquez la valeur de tous les contrats attribués dans cet avis (somme de la valeur des lots attribués dans l’avis).

Bonnes pratiques pour certains formulaires :

• Formulaires à compter du F25 : renseigner le champ « Valeur de la sous-traitance » BT-773-Tender dans la section « Résultat – Offres ».
• Formulaires F29 à F37 : remplir le champ « Nombre d’offres ou de demandes de participation reçues »  BT-759 si le champ « Type de soumissions reçues »  BT-760 a été rempli dans la section « Résultats – Résultats des lots ».

6.3     Visualiser un avis

 

Dans la colonne « Actions », « Visualiser un avis » est disponible. Vous pouvez voir une synthèse de l’avis avec les supports de diffusion, mais également l’avis et son historique.

 

6.4     Editer ou corriger un avis

 

L'action "Editer l'avis" est possible lorsque l’avis est dans un statut « Elaboré » ou « Avis non conforme ». Elle vous permet de modifier l’avis si vous le souhaitez. Pour les avis au statut « Refusé », l’action « Corriger l’avis » sera disponible.

- Pour un avis "Refusé", en cliquant sur "Corriger l'avis" une duplication sera réalisée pour permettre un nouvel envoi.
- Pour un "Avis non conforme", il peut être édité autant de fois que nécessaire pour retenter un envoi. Dès lors que l'on clique sur "Editer l'avis", un avis non conforme passe au statut "Elaboré". 

 

6.5     Dupliquer un avis

 

L’avis est entièrement repris.

Une fois que vous avez cliquez sur l’action « Dupliquer cet avis », une fenêtre d’avertissement apparait pour vous signaler que toutes les informations de l’avis seront reprises dans l’avis dupliqué.

 

6.6     Supprimer un avis

 

Il est possible de supprimer un avis tant que celui-ci est au statut élaboré. Une fois l’avis supprimé, il ne fera plus partie du tableau de bord. Une fois que vous avez cliqué sur l’action « Supprimer cet avis », une fenêtre de confirmation apparait pour vous permettre de confirmer la suppression de cet avis.

 

Dès que vous cliquez sur le bouton « Supprimer », l’avis disparait de la liste des avis.

 

6.7     Télécharger un avis

 

Cette action vous permet de télécharger l’avis au format pdf ou au format xml.

 

6.8     Créer un avis de modification (seulement pour les formulaires eForms)

 

Cette fonctionnalité permet de rectifier ou d’annuler un avis dans le cas des formulaires eForms. Elle n’est accessible que pour les avis publiés. Elle est à distinguer de la fonctionnalité « Déclarer une modification » (formulaires 38 à 40) qui permet de modifier le marché.

Choisissez le motif de création de l’avis de modification.

Complétez ensuite les modifications que vous souhaitez apporter à l’avis puis entrez les informations de la partie « Organisation » avant de publier votre avis de modification.

Un utilisateur peut faire plusieurs changements successifs :

• Une fois un premier avis de modification fait, l’utilisateur doit pouvoir refaire des modifications à partir du dernier avis modifié.
• Cependant, le dernier avis modifié doit être consolidé, autrement dit, il doit intégrer tous les changements du précédent avis de changement et seuls les changements les plus récents sont décrits dans la section “changement”.
• Quand plusieurs changements sont faits à différents moments, des avis de modification successifs seront publiés, chacun se référant au précédent. Il faut absolument que le premier changement soit publié avant d’entamer un second changement.
• Si l’utilisateur effectue un avis de modification et qu’il sélectionne dans la pop-up l’un des choix conditionnés par l’affichage de la section « annulation » (Voir AF-CHA-03) et que l’avis est publié, la procédure est terminée. Il ne sera plus possible de créer un nouvel avis de modification.
  L’utilisateur devra recommencer la procédure et initier un nouveau formulaire eForms.

 

Précisions sur les modifications :

Deux types de modifications sont à distinguer :

• Publication d'un avis de modification du marché (= F38 à F40, par avis lié)
• Publication d'un deuxième avis pour modifier un avis déjà publié (= via l'action "modifier l'avis")

Pour modifier un avis, vous devez :

• Créer un avis de modification depuis le tableau de bord
• Saisir vos modifications dans le corps du formulaire ;
• Les reporter dans la section dédiée « Modification »

Les avis rectificatifs seront désormais republiés dans leur intégralité.

CHOIX DU MOTIF DE L’AVIS DE MODIFICATION : par défaut, le choix présélectionné est « correction par l'acheteur ».

SAISIE DES MODIFICATIONS : la saisie des changements se fera directement dans le corps du formulaire. Vous pourrez modifier tous les éléments nécessaires.

MODIFICATIONS :

• Identifiant de la section (BT-13716-notice) : indiquer l’endroit où se trouve l’information modifiée 
  • Si l’information modifiée se trouve dans les lots, il faudra indiquer tous les lots concernés en cliquant sur « ajouter nouveau »
  • Il faut saisir une donnée de la colonne ID en modifiant la mention « –XXXX » par « -0001 » ou « -0002 ». Le tout doit toujours être saisi en majuscules et respecté le nombre de caractères. Par exemple : LOT-0001, LOT-0002 
  • Si plusieurs informations sont modifiées, il faudra cliquer sur ajouter pour indiquer toutes les sections modifiées dans l’avis et compléter les champs « Description des modifications » et « Les documents de marché ont été modifiés »
• Description des modifications : indiquer les modifications (ex : Au lieu de date de réception des offres au 31/12/2023 lire date de réception des offres au 31/01/2024)
  • En cas de modification pour cause d’annulation de l’avis, seule la section description pourra être complétée.
  • Les documents de marché ont été modifiés (BT-718-notice)
  • Si les documents de marché ont été modifiés, il conviendra d’indiquer la date de modification des documents de marché dans le champ (BT- 719-notice).

 

 

7.1      Glossaire

 

Consultation : Appel d’offre public. La consultation est le terme employé pour désigner l’objet du processus de passation d’un marché entre un acheteur public et des opérateurs économiques. Il correspond au dossier de consultation, mis à disposition des opérateurs économiques par un acheteur public. Il comporte les pièces nécessaires à la consultation des candidats pour un marché (RC, CCAP, CCTP etc.) et est nécessaire aux opérateurs économiques pour l’élaboration de leurs candidatures et de leurs offres.

 

Lot : Une consultation comporte un certain nombre de lots. L’allotissement est le fractionnement, au sein d’une procédure, d’un ou plusieurs sous-ensembles autonomes appelés « lots » susceptibles d’être attribués unitairement ou par groupe, et de donner lieu, pour chacun, à l’établissement d’un marché distinct. Les marchés publics sont toujours allotis (au moins un lot).

 

Acheteur : Un acheteur public est un représentant moral mandaté pour passer un marché public. Il revêt différentes formes juridiques (pouvoir adjudicateur, entité adjudicatrice, groupement d'acheteurs) mais agit nécessairement sur un marché régi par le droit public. L'acheteur public doit optimiser la dépense publique et être capable de maîtriser des choix techniques pour contracter avec le ou les meilleur(s) candidat(s). Par extension, l'acheteur public désigne les services achats et tout acteur participant à la passation d'un marché, au sein de l'organisme de l'acheteur : l'acheteur en charge de la passation (l'agent habilité), la personne qui en assume la responsabilité (le responsable des achats) et la personne émettant des prescriptions (le prescripteur).

Un groupement d'acheteur (Centrale d'Achat / groupement de commandes) est composé d'un coordonnateur (avec parfois plusieurs entités opérantes sur la passation), et de participants. Selon la convention collective du groupement, le rôle de(s) coordonnateurs est limité au processus de la passation ou peut s'étendre, dans le cas de groupement solidaire, à l'exécution financière et opérationnelle.

Place de marché : La place de marché (autrement nommée profil d’acheteur par les directives 2004/17/CE1 et 2004/18/CE2) est la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents déposés par les opérateurs économiques.

Profil d’acheteur : Les profils d’acheteurs doivent répondre à des exigences minimales : ils ont l’obligation de proposer certaines fonctionnalités aux acheteurs et aux opérateurs économiques.

Publicité : Une publicité est le moyen par lequel l'acheteur informe les candidats sur une offre, celle-ci doit permettre le libre accès à la commande publique de l’ensemble des opérateurs économiques intéressés et garantir une mise en concurrence.

Avis/Avis de marché : Ensemble d’informations publiées et/ou traitées à la demande d’un annonceur qui s’inscrit dans un cadre réglementaire ou éditorial porté par la DILA ou d’autres organismes.

SHAL : Support habilité à recevoir des annonces légales.

 

7.2     Statuts de l’avis

 

Elaboré (= brouillon) : C’est l’état à la création et tant qu’il n’y a pas eu d’envoi de l’avis à un diffuseur.

Envoyé : Le système contrôle la conformité de l’avis et l’envoie aux diffuseurs. Tous les supports doivent être conformes avant envoi.

Publié : Si au moins un diffuseur a répondu qu'il a publié l'avis, même si tous les diffuseurs n’ont pas encore répondu.

Refusé : Si au moins un diffuseur a répondu qu’il a refusé l’avis, même si tous les diffuseurs n’ont pas encore répondu.

Avis non conforme : Si le parseur détecte un problème dans le XML via une vérification XSD.

Importé : L’avis a été importé depuis le site BOAMP.

 

7.3     Tableau des correspondances JOUE et eForms

 

Alors que les précédents formulaires standards étaient au nombre de 25, les eForms sont au nombre de 40 modèles répartis en 6 formulaires types :

1. Planification (avis de pré-information) : 9 modèles d’avis
2. Mise en concurrence (avis de marché) : 15 modèles d’avis
3. Notification préalable d’attribution directe (avis ex ante volontaire) : 4 modèles d’avis
4. Résultats (avis d’attribution) : 9 modèles d’avis
5. Modification du marché (avis de modification) : 3 modèles d’avis
6. Changement (avis rectificatif et avis d’annulation) : 1 modèle d’avis

 

7.4     Accès par le portail PLACE

 

L’utilisateur accède à l’environnement de PLACE en recherchant le lien suivant sur le navigateur : https://www.marches-publics.gouv.fr/

L’utilisateur se connecte en renseignant son identifiant et son mot de passe.

L’utilisateur clique sur l’onglet « Consultation et annonces », puis sur « Créer une consultation » dans la section « Consultation ».

L’utilisateur renseigne les informations obligatoires qui sont indiquées par une « * ».

1. Entre chaque page, l’utilisateur clique sur le pictogramme « Enregistrer et rester sur cette page » ;
2. Puis il clique sur la prochaine section pour naviguer sur le formulaire et recommence l’opération jusqu’à arriver à la dernière section « Publicité » ;
3. L’utilisateur valide le formulaire en cliquant sur le pictogramme « Demande de validation ».

L’utilisateur confirme la demande de validation en cliquant sur le bouton « Valider ».

Afin de retrouver sa consultation sur le tableau de bord (deux options sont possibles) :

• (Option 1) L’utilisateur clique sur « Autres actions » puis sélectionne « Publicité » dans la liste déroulante qui s’affiche.
• (Option 2) L’utilisateur clique sur « Détails »

• (Suite option 2) L’utilisateur descend sur la page, puis clique sur « Publicité » dans la colonne « En attente de validation ».

Dans l’onglet « Création/Suivi de la publicité », l’utilisateur sélectionne son compte BOAMP suivant dans la liste déroulante « Sélectionner votre compte BOAMP ».

L’utilisateur clique sur le bouton « Saisir/Suivre ses avis » qui s’affiche.

L’utilisateur a accès aux fonctionnalités liées au service « Avis de publicité ».

 

7.5       Cartographie des formulaires eforms

 

Vous trouverez la cartographie des formulaires eforms en cliquant sur ce lien.

Cette cartographie vous permet de retrouver le détail et les caractéristiques des champs existants sur ces formulaires. Le fichier .zip contient plusieurs tableurs. Chaque tableur expose les champs d’un formulaire. A titre d’exemple, pour connaître la cartographie du formulaire F16, ouvrez le fichier « eforms16.xlsx ».

 

7.6 Point d’attention sur le pré remplissage des lots depuis PLACE

Une partie des champs obligatoires de votre formulaire sont pré remplis depuis votre consultation PLACE.

C’est le cas de certaines informations du lot dans PLACE :

• N° du lot
• Description succincte
• Catégorie du Lot
• CPV du lot

Elles sont reprises dans les champs suivants de chaque lot :

• Identifiant interne (BT-22-Lot)
• Description (BT-24-Lot)
• Nature du marché (BT-23-Lot)
• Code CPV principal (BT-262-Lot)

 

En raison d’une évolution en cours de développement, le pré remplissage du champ « Nature du marché BT-23-Lot » se fait pour le moment uniquement à partir du champ « Catégorie principale » de PLACE et non « Catégorie du Lot ».

Si on renseigne « Services » pour la « Catégorie Principale » de la consultation et « Travaux » pour la « Catégorie du Lot », c’est la valeur « Services » qui sera reprise dans le champ BT-23-Lot.

Cela génère une incohérence avec le CPV renseigné plus bas dans le champ BT-262-Lot, ainsi qu'un message d’erreur.

Pour faire disparaître le message d’erreur il faut remettre la bonne valeur de la liste déroulante du champ BT-23-Lot, afin de la faire correspondre au Code CPV Principal du champ BT-262-Lot.