Ce guide est dédié aux sous-traitants admis au paiement direct et aux cotraitants souhaitant émettre des factures, ainsi qu’aux titulaires et mandataires de marchés amenés à valider ces factures.

 

 

 

1.1       Sous-traitance et cotraitance en matière de marchés publics

 

Le domaine « Organisation » du portail de services Chorus Pro offre un ensemble de fonctionnalités permettant de gérer les paramètres relatifs aux structures (entités) publiques ou privées, aux utilisateurs ainsi que leurs habilitations.

Il est possible de répondre à une commande publique à plusieurs. On parle alors de :

• Cotraitance lorsque plusieurs entreprises mutualisent leurs moyens professionnels, techniques et financiers ;
• Sous-traitance lorsqu’une entreprise confie à une autre l’exécution d’une partie des prestations ;
• Sous-traitance de cotraitance lorsqu’un cotraitant confie à une autre entreprise (sous-traitant), l’exécution d’une partie des prestations.

Principes applicables à la cotraitance :

• La cotraitance, également appelée « groupement », peut prendre deux formes :

- Un groupement solidaire dans lequel chaque membre est financièrement responsable de l’ensemble du marché ainsi que de son exécution ; même s’il n’en réalise qu’une partie,

- Un groupement conjoint où chaque membre n’est responsable que de la partie des prestations dont il a la charge.

• La facturation dans le cadre des marchés de cotraitance peut s’effectuer selon deux circuits :

- Une facturation par le cotraitant avec prise de connaissance par le mandataire ;

- Une facturation par le mandataire à travers l’émission d’une demande de paiement globale

Il n’existe pas de structure dédiée au groupement dans Chorus Pro : chaque membre doit disposer d’une structure et d’un identifiant propres pour pouvoir émettre ses factures. Le mandataire, désigné pour représenter les autres membres, prend connaissance des factures transmises par le ou les cotraitants. 

Principes applicables à la sous-traitance :

• Seul le sous-traitant de premier rang peut prétendre au paiement direct par la personne publique pour partie du marché dont il assure l’exécution. La validation par le titulaire du marché est néanmoins nécessaire ; ce dernier dispose de 15 jours pour donner son accord ou notifier son refus. En l’absence de prise en charge dans ces délais, la validation est tacite.

Principes applicables à la sous-traitance de cotraitance :

• Le sous-traitant doit transmettre sa demande de paiement au cotraitant qui lui sous-traite les prestations; ce dernier dispose de 15 jours pour donner son accord ou notifier son refus. En l’absence de prise en charge dans ces délais, la validation est tacite.
• Le cotraitant est ensuite chargé de présenter la facture au destinataire public.

Si le titulaire/mandataire n’est pas encore inscrit sur Chorus Pro, il prend connaissance de la facture en dehors de Chorus Pro. Le sous-traitant/cotraitant dépose alors la facture dans Chorus Pro avec en pièce jointe l’attestation du titulaire/mandataire.

 

1.2      Cadres de facturation et modes d’émission

 

Cadre de facturation :

Chorus Pro prend en charge les cas de sous-traitance et de cotraitance, identifiables dans l’outil par les cadres de facturation suivants :

• A9 : Demande de paiement émise par un sous-traitant ;
• A10 : Demande de paiement émise par un sous-traitant dans le cadre de marchés soumis au CCAG de travaux publics ;
• A12 : Facture émise par un cotraitant ;
• A13 : Projet de décompte mensuel émis par un cotraitant dans le cadre de marchés soumis au CCAG de travaux publics ;
• A14 : Projet de décompte final émis par un cotraitant dans le cadre de marchés soumis au CCAG de travaux publics.

Mode d’émission et de validation :

• Tous les modes de transmission (EDI, Portail et Service) sont autorisés lors du dépôt initial par le sous-traitant ou le cotraitant. En mode Portail, le dépôt ou la saisie de la facture s’effectuent à partir de l’application « Factures émises».
• Seuls les modes Portail et Service permettent au titulaire de valider la demande de paiement. Cette action s’effectue à partir de l’application « Factures à valider». Assurez-vous, par conséquent, d’avoir l’habilitation nécessaire pour y accéder.
• Le dépôt de pièces dans le cadre des marchés de travaux se fait dans l’application « Factures de travaux». Pour pouvoir «associer » des pièces et ainsi alimenter le dossier de facturation vous devez utiliser le mode Portail ou Service ; le mode EDI ne le permettant pas.

 

1.3      Circuit d’une facture avec validation (sous-traitance, cotraitance)

 

Le schéma ci-dessous décrit le processus de validation d’une facture simple de sous-traitance ou de cotraitance dans Chorus Pro :

 

 

Description du processus :

1. Le sous-traitant ou le cotraitant transmet sa demande de paiement dans Chorus Pro dans l’application « Factures émises ». Il identifie le titulaire ou le mandataire dans le champ « Titulaire » ou « Mandataire » et renseigne les informations demandées.

Il précise le cadre de facturation : A9 (dépôt d’une facture par un sous-traitant) ou A12 (Dépôt d’une facture par un cotraitant).

2. Chorus Pro notifie par courriel le titulaire ou le mandataire de la facture émise par le sous-traitant ou le cotraitant.

• Sous-traitance :

Le titulaire dispose d’un délai de 15 jours pour valider la demande de paiement dans l’application « Factures à valider » de Chorus Pro. En l’absence de prise en charge dans ces délais, la validation est tacite.

En cas de refus de validation par le titulaire, la facture est néanmoins transmise au destinataire qui peut alors décider de traiter, suspendre ou de rejeter la demande de paiement.

• Cotraitance :

La facture n’est acheminée vers la structure publique destinataire que si elle a été visée par le mandataire.

En cas de refus de validation par le mandataire, le processus s’arrête et le cotraitant doit soumettre une nouvelle demande de paiement.

3. Une fois la validation effective (formelle ou tacite), le service financier de la structure publique reçoit dans l’application « Factures reçues » la demande de paiement.

 

1.4       Marchés de travaux : circuit d’une facture de sous-traitance

 

Le schéma ci-dessous décrit le processus de validation d’une facture de sous-traitance dans le cadre des marchés de travaux :

 

 

Description du processus :

1. Le sous-traitant dépose sa demande de paiement dans Chorus Pro à partir de l’application « Factures de travaux ». Il identifie le titulaire dans le champ « Titulaire » ainsi que la MOE et précise le cadre de facturation (A10).

2. Chorus Pro notifie le titulaire, par courriel, de la facture émise par le sous-traitant. Le titulaire dispose de 15 jours pour traiter la demande de paiement dans l’application « Factures à valider ».
Passé ce délai et dans tous les cas (acceptation, refus ou non intervention du titulaire), la demande de paiement est acheminée à la MOE.

3. Afin que le sous-traitant soit payé, le titulaire transmet le projet de décompte mensuel à partir de l’application « Factures de travaux ». Le titulaire joint la demande de paiement du sous-traitant au projet de décompte mensuel. En effet, Chorus Pro n’établit pas de lien entre la demande de paiement du sous-traitant et le dossier de facturation initié par le titulaire. Le titulaire précise le cadre de facturation A4 et identifie la MOE (valideur) ainsi que la MOA (destinataire). Chorus Pro notifie la MOE par courriel de la soumission du projet de décompte mensuel.

 

1.5       Marchés de travaux : circuit d’une facture de cotraitance

 

Le schéma ci-dessous décrit le processus de prise de connaissance d’une facture de cotraitance dans le cadre des marchés de travaux :

 

 

Description du processus :

1. Le cotraitant dépose sa demande de paiement dans Chorus Pro à partir de l’application « Factures de travaux ». Il identifie le mandataire dans le champ « Mandataire » et précise le cadre de facturation (A13 ou A14).

2. Le mandataire vise la demande de paiement du cotraitant dans l’application « Factures à valider ». Une fois la prise de connaissance effective, Chorus Pro notifie par courriel la MOE du projet de décompte mensuel ou final. En cas de refus du projet de décompte par le mandataire, le processus s’arrête.

 

 

2.1       Accéder à l’application « Factures émises »

 

Pour accéder à l’application « Factures émises » à partir du Portail de service Chorus Pro, sélectionnez le domaine « Facturation » en page d’accueil.

 

 

Cliquez ensuite sur « Accéder » dans l’application « Factures émises ».

 

 

2.2        Saisir une facture de sous-traitance, cotraitance

 

Après avoir cliqué sur l’onglet « Saisir facture », l’écran de saisie s’affiche. Attention : cette action ne peut être réalisée sans avoir au préalable saisi un mandat de facturation au niveau de la structure.

 

 

L’écran se divise en 4 blocs :

• Destinataire
• Fournisseur
• Cadre de facturation
• Références

Le choix du cadre de facturation permet d’identifier les acteurs et le type de document déposé.

Selon le cadre de facturation sélectionné (A9 ou A12), un champ supplémentaire s’affiche afin d’identifier le titulaire/mandataire qui traitera la demande de paiement.

Dans le bloc, « Cadre de facturation », cliquez sur le bouton « Rechercher » pour désigner le valideur :

 

 

Cherchez ensuite la structure valideur en renseignant un ou plusieurs critères de recherche puis en cliquant sur le bouton « Rechercher ».

 

Sur la liste des structures identifiées, cochez la case correspondant à la structure du valideur puis cliquez sur « Sélectionner ».

Terminez votre saisie puis cliquez sur « Enregistrer ».

La facture passe alors au statut « Brouillon » et 5 nouvelles rubriques apparaissent :

• Ligne de facture
• Récapitulatif TVA
• Commentaire
• Montants totaux
• Pièces jointes

Une fois la saisie de votre facture achevée, cliquez à nouveau sur « Enregistrer » si vous souhaitez la conserver à l’état de « Brouillon » ou sur « Valider et envoyer » pour la transmettre au valideur.

Une fenêtre s’ouvre alors vous demandant de confirmer votre envoi. Vous êtes alerté sur le fait que le valideur doit accéder à l’application « Factures à valider » pour pouvoir traiter la facture que vous allez lui transmettre.

Cliquez sur « Confirmer et envoyer » pour transmettre la facture au valideur.

 

2.3       Déposer une facture de sous-traitance, cotraitance

 

Après avoir cliqué sur l’onglet « Dépôt factures » :

1 - Choisissez dans votre ordinateur le fichier à importer ;

2 - Choisissez ensuite le cadre de facturation (A9 pour une facture de sous-traitance et A12 pour une facture de cotraitance).

Cliquez sur le bouton « Continuer ». Chorus Pro applique la reconnaissance des caractères présents dans votre fichier et les reporte dans le formulaire de dépôt.

 

 

Les éléments en surbrillance bleue sont ceux qui ont été reconnus automatiquement par Chorus Pro. Vérifiez que les éléments reconnus ont bien été reportés.

Finalisez votre dépôt de facture en renseignant les champs des blocs suivants :

• Destinataires (structure publique et valideur)
• Références (numéro d’engagement, de marché, mode de règlement…)
• Montants totaux
• Pièces jointes

Cliquez sur « Valider et envoyer » pour transmettre votre facture au valideur.

Une fenêtre s’ouvre alors vous demandant de confirmer votre envoi.

Vous êtes également alerté sur le fait que le mandataire doit avoir activé l’application « Factures à valider » pour pouvoir traiter la facture que vous allez lui transmettre.

Cliquez sur « Confirmer et envoyer » pour finaliser l’envoi.

 

 

 

3.1       Accéder à l’application « Factures à valider »

 

Pour accéder à l’application « Facture à valider » à partir du Portail de service Chorus Pro, sélectionnez le domaine « Facturation » sur la page d’accueil.

 

 

Cliquez ensuite sur « Accéder » dans l’application « Factures à valider ».

 

 

 

L’onglet « Synthèse » indique les factures nécessitant un traitement par le valideur.

L’onglet « Tableau de bord » affiche les factures par statut.

L’onglet « Rechercher » permet la recherche des factures à partir de différents critères (numéro, date, …).

L’onglet « Archives » offre la possibilité de retrouver les factures non modifiées depuis plus de deux ans.

Le tableau de la « Synthèse » répertorie toutes les factures nécessitant une action du titulaire/mandataire. Cliquez sur le numéro de la facture pour y accéder et la traiter.

Point d’attention : les factures présentes dans l’onglet « Synthèse » sont uniquement celles qui nécessitent une action de la part du récepteur. Retrouvez l’ensemble des factures à partir de l’onglet « Rechercher ».

L’écran de consultation s’affiche avec les informations concernant la facture transmise par le sous-traitant ou le cotraitant.

 

 

Plusieurs actions, accessibles en bas de page, vous sont proposées :

• Télécharger la facture au format pdf ;
• Visualiser la facture ;
• Suivre le traitement pour obtenir l’historique des actions effectuées ;
• Refuser la facture ;
• Valider la facture.

 

3.2       Valider une facture de sous-traitance, cotraitance

 

A. Valider une facture de cotraitance

 

Après avoir cliqué sur le bouton « Valider », le formulaire « Valider une facture » s’affiche.

 

Ajoutez un commentaire dans le champ « Complément d’information » puis cliquez sur « Enregistrer ».

Une fenêtre récapitulative s’affiche et le mandataire a la possibilité de télécharger le bordereau de suivi.

 

B. Valider une facture de sous-traitance simple

 

Après avoir cliqué sur le bouton « Valider », le formulaire « Valider une facture » s’affiche.

 

En cas de validation d'une facture de sous-traitance simple, sélectionnez votre rôle en tant que titulaire.

Ajoutez un commentaire dans le champ « Complément d’information » puis cliquez sur « Enregistrer ».

Une fenêtre récapitulative s’affiche et le titulaire a la possibilité de télécharger le bordereau de suivi.

 

C. Valider une facture de sous-traitance de cotraitance

 

Après avoir cliqué sur le bouton « Valider », le formulaire « Valider une facture » s’affiche.

 

En cas de validation d’une facture de sous-traitance de cotraitance, sélectionnez votre rôle en tant que cotraitant.

Cliquez ensuite sur le bouton « Rechercher » sur la ligne « Mandataire ».

La fenêtre de recherche s’affiche afin d’identifier le mandataire de la facture. Renseignez l’identifiant et/ou le nom du mandataire puis cliquez sur « Rechercher ». Cliquez sur la coche correspondant à la structure du mandataire parmi la liste proposée.

Saisissez un commentaire dans le champ « Complément d’information » puis cliquez sur « Enregistrer ».

Une fenêtre récapitulative s’affiche et le cotraitant a la possibilité de télécharger le bordereau de suivi.

La facture est envoyée au mandataire qui devra la traiter à partir de l’application « Factures à valider » en suivant le même mode opératoire que le cas de la sous-traitance simple.

Point d’attention : Pensez à rédiger des commentaires parlants et compréhensibles pour les interlocuteurs.

 

3.3       Refuser une facture de sous-traitance, cotraitance

 

Après avoir cliqué sur « Refuser », le formulaire « Refuser une facture » s’affiche.

 

Sélectionnez un motif de refus parmi ceux proposés dans la liste déroulante.

Sélectionnez le motif « Erreur de valideur » pour retourner la facture au cotraitant ou sous-traitant qui aura la possibilité de la réémettre en modifiant uniquement l’identifiant du valideur.

• Refus d’une facture de sous-traitance simple

Dans le cas d’un refus par le titulaire d’une facture émise par le sous-traitant, cochez la case « Titulaire ». En cas de refus de la facture par le valideur (titulaire), celle-ci sera tout de même mise à disposition du destinataire qui en sera notifié.

• Refus d’une facture de sous-traitance de cotraitance

Dans le cas d’un refus par le cotraitant d’une facture émise par le sous-traitant, cochez la case « Cotraitant ». En cas de refus de la facture par le valideur (cotraitant), celle-ci sera tout de même mise à disposition du mandataire qui en sera notifié.

Renseignez le champ « Complétement d’information » pour expliquer le refus.

Cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Une fenêtre récapitulative s’affiche et le valideur a la possibilité de télécharger le bordereau de suivi.

 

 

4.1       Accéder à l’application « Factures de travaux »

 

Pour accéder à l’application « Facture de travaux » à partir du Portail de service Chorus Pro, sélectionnez le domaine « Facturation » sur la page d’accueil.

 

 

Cliquez ensuite sur « Accéder » dans l’application « Factures de travaux ».

 

 

 

4.2       Déposer une facture de travaux (sous-traitance, cotraitance)

 

Pour déposer votre facture, complétez les blocs suivants :

• Type de dépôt
• Choix du fichier à importer

 

 

Une fois les informations ci-dessus renseignées, deux nouveaux blocs s'affichent :

• Informations complémentaires : sélectionnez le cadre de facturation (A10, A13 ou A14 selon le type d'acteur et de document) ainsi que la structure émettrice de la facture (votre entreprise).
• Choix du fichier à importer : joignez votre fichier (PDF ou XML) en cliquant sur le bouton « Parcourir ».

Dans le bloc « Informations complémentaires », choisissez le cadre de facturation et identifiez la structure.

Cliquez sur « Continuer ».

Pour finaliser le dépôt de votre facture, complétez ensuite les blocs suivants :

• Destinataire de la facture
• Références
• Montants totaux
• Pièces jointes

Pour ajouter des pièces jointes, cliquez sur le bouton « Gestion des pièces jointes ».

Une fois votre facture prête, cliquez sur le bouton « Valider et envoyer ».

Une fenêtre s’affiche. Confirmez l’envoi de votre facture de travaux en cliquant sur « Confirmer et envoyer ».

Pensez à alerter la structure mandataire si celle-ci n’a pas ouvert l’application « Factures à valider ».

 

4.3       Valider une facture de travaux (sous-traitance, cotraitance)

 

La validation des factures de travaux, suite au dépôt initial effectué par le sous-traitant ou le cotraitant (A10, A13, A14), intervient dans l’application « Factures à valider ».

 

Après avoir sélectionné la facture en cliquant sur son numéro, vous pourrez consulter la facture et cliquer sur « Valider ». L’écran de validation de la facture s’affiche.

 

Dans le cas d’une facture de sous-traitance simple, cochez le bouton « Titulaire ». Dans le cas d’une sous-traitance de cotraitance, sélectionnez le bouton « Cotraitant ».

 

Si la MOE n’a pas été indiquée lors de la saisie de la facture de travaux par le sous-traitant ou le cotraitant, cliquez sur « Rechercher » pour identifier sa structure.

Remplissez le bloc « Complément d'information » et cliquez sur « Enregistrer ». Pensez à rédiger des commentaires parlants et compréhensibles pour vos interlocuteurs.

Le récapitulatif de la validation s’affiche. Cliquez sur le bouton « Exporter le bordereau de suivi » pour obtenir le bordereau.

La facture est alors transmise à la MOE pour prise en compte à partir de l’application « Factures de travaux » (pas de mise en paiement directement).

 

4.4       Refuser une facture de travaux (sous-traitance, cotraitance)

 

Après avoir sélectionné la facture, cliquez sur « Refuser ».

 

Dans le cas d’une facture de sous-traitance simple, cochez le bouton « Titulaire ». Pour une sous-traitance de cotraitance, cochez le bouton « Cotraitant ».

Sélectionnez un motif de refus dans la liste déroulante. Ajoutez un commentaire dans le champ « Complément d’information ».

Si la MOE n’a pas été indiquée lors de la saisie de la facture de travaux par le sous-traitant ou le cotraitant, cliquez sur « Rechercher » pour identifier sa structure.

Cliquez sur le bouton « Enregistrer ». La facture est transmise à la MOE (cas de la sous-traitance simple et de la cotraitance) ou au mandataire (cas de la sous-traitance de cotraitance).

 

 

Les factures de cotraitance et sous-traitance ont des statuts de traitement spécifiques.

1. Cas de cotraitance ou de sous-traitance (un niveau de validation)

• A valider 1 : Facture envoyée et en attente de validation par le valideur 1 ;
• Validée 1 : Facture validée par le valideur 1 ;
• Refusée 1 : Facture refusée par le valideur 1 ;
• Erreur fournisseur sur valideur : Facture envoyée mais le valideur renseigné n’est pas le bon (nécessite une action du fournisseur) ;
• Absence validation 1 hors délai : Pour la sous-traitance uniquement, le délai de validation de 15 jours a été dépassé, la facture est transmise au destinataire.

2. Cas de sous-traitance de cotraitance (deux niveaux de validation)

• A valider 2 : Facture envoyée et en attente de validation par le valideur 2 ;
• Validée 2 : Facture validée par le valideur 2 ;
• Refusée 2 : Facture refusée par le valideur 2 ;
• Erreur cotraitant sur valideur : Facture envoyée par le cotraitant mais le valideur renseigné n’est pas le bon ;
• Absence validation 2 hors délai : Le délai de validation de 15 jours a été dépassé, la facture est transmise au destinataire.

Point d’attention :

• Suite à la validation des factures de travaux pour lesquelles la MOE est renseignée, le statut passe à « Mise à disposition MOE » ;
• Suite à la validation des factures de travaux pour lesquelles la MOE n’est pas renseignée, le statut passé à « Déposée » et part chez le destinataire.