Ce mode opératoire explique comment utiliser l’utilitaire Service Dume du portail de Service Chorus Pro. Pour toute information sur la saisie d’un DUME sur une autre plateforme (profil d’acheteur), se référer à la documentation fournie par la plateforme concernée. Pour une introduction plus générale expliquant à quoi sert le DUME, se référer à la page Introduction au Document Unique de Marché Européen.

 

 

 

L’utilitaire DUME est un outil permettant de générer et de consulter des DUME de manière déconnectée (sans identification sur un profil d’acheteur), que vous soyez acheteur ou opérateur économique. Il s’agit essentiellement d’un formulaire en ligne.

 

L’utilitaire permet à tous les acteurs du processus de la commande publique d’accéder au DUME, notamment lorsque les profils d’acheteur qu’ils utilisent n’ont pas encore activé la fonctionnalité DUME. Il est accessible sur le portail Chorus Pro ou directement à l'adresse https://dume.chorus-pro.gouv.fr

 

Pour un accès via le portail Chorus Pro :

1. Cliquer sur « Accéder au domaine » dans la boite Marché sur la page d’accueil du portail de services Chorus Pro.

 

 

2. Cliquer sur le bouton « Accéder » dans la boite « Dume ».

La page d’accueil de l’utilitaire s’affiche :

 

 

Pour utiliser le DUME en tant qu’acheteur, cliquer sur DUME dans le bandeau supérieur puis sur l’option « acheteur ».

Un nouvel écran s’affiche et propose plusieurs boutons d’action :

 

 

L’acheteur a la possibilité de :

 

• Créer un DUME acheteur : Cette fonctionnalité permet de créer un DUME acheteur à partir d’un formulaire vierge. Lors de la création, le DUME est enregistré dans la base de données Service DUME.

 

• Visualiser un DUME : Cette fonctionnalité permet de visualiser un DUME acheteur à partir d’un identifiant de DUME connu de la base de données ou à partir d’un DUME interopérable au format XML.

 

• Analyser une ou plusieurs réponses : Cette fonctionnalité permet de comparer un DUME acheteur avec un ou plusieurs DUME opérateur économique. Ces DUME peuvent être soit des DUME connus de la base et récupérés via leur identifiant, soit des DUME interopérables au format XML.

 

• Réutiliser un DUME : Cette fonctionnalité permet de créer un DUME acheteur à partir d’un identifiant de DUME A connu de la base de données ou à partir d’un DUME A interopérable au format XML, chargé par l’utilisateur ; afin de bénéficier du pré remplissage des champs.

 

Dans la suite de ce mode opératoire, on parlera de DUME OE pour désigner les DUME fournis par des opérateurs économiques, et de DUME A pour désigner les DUME fournis par des acheteurs.

 

2.1       Créer un DUME en tant qu’acheteur

 

Cette fonctionnalité permet de créer un DUME Acheteur. Un DUME créé sur l’utilitaire reste sur l’utilitaire. Pour utiliser le DUME Acheteur que vous avez créé, il faudra donc le récupérer (ou noter son identifiant) en fin de processus, pour aller le déposer sur votre profil d’acheteur, avec le reste de votre appel d’offre.

 

La création du DUME acheteur s’effectue en 10 étapes correspondant à la structure du DUME :

1. Cliquer sur le bouton « Créer un DUME »
2. Renseigner le SIRET de votre entité dans le champ « Numéro d’identifiant »
3. (Facultatif) Renseigner le numéro de Journal Officiel de l’Union Européenne correspondant à votre marché dans le champ « Numéro de JOUE »

 

 

4. Cliquer sur le bouton « Suivant ». Une nouvelle page s’ouvre pour vous permettre de renseigner les informations de la procédure.

 

 

 

5. Compléter les champs obligatoires du formulaire, marqués par un astérisque rouge. Il est évidement recommandé de compléter l’objet du marché, même si laisser le champ à blanc ne bloquera pas la suite du processus.
6. Cliquer sur le bouton « Suivant » en bas de page pour passer à la partie suivante du formulaire. La page dédiée aux critères d’exclusion s’affiche. Comme ces motifs sont tous obligatoires en droit français, vous ne pouvez rien modifier dans cette section. Cliquer à nouveau sur « suivant ».

 

7. La page des critères de sélection s’affiche. A la question « souhaitez-vous sélectionner les critères de sélection », il est recommandé de conserver la coche à oui (sélection par défaut). Autrement, cela produira un DUME sans critères de sélection, et par conséquent, pas ou peu utile à la sélection des candidats.

 

 

8. Cocher les critères que vous souhaitez utiliser dans la liste proposée. Pour ce faire, cliquer sur la case correspondant au critère choisi.

 

 

9. Cliquer sur le bouton suivant pour passer à l’étape suivante. Un nouvel écran s’affiche pour vous permettre de visualiser votre DUME.

 

10. Cliquer sur prévisualiser pour vérifier que le contenu correspond à vos choix. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez utiliser le bouton « retour arrière de votre navigateur Internet pour modifier vos saisies. Une fois que vous êtes satisfaits, cliquer sur le bouton « Finaliser » pour créer votre DUME.

Une page s’affiche vous proposant plusieurs options pour récupérer le DUME produit :

1. La phrase « Vous venez de créer votre DUME ID …. » vous donne l’identifiant de votre DUME. Il s’agit d’un code sur 8 caractères qui lui est propre. A partir de ce code, vous pouvez retrouver votre DUME, et vous fournisseurs peuvent y répondre sans nécessairement disposer du fichier XML. En effet, tous les DUME finalisés sont enregistrés sur une base de donnée commune que les profils d’acheteurs peuvent interroger techniquement afin de récupérer les pièces de leur choix. Le DUME ID (identifiant) en 8 caractères permet ce type de récupération.
2. Les trois options de téléchargement vous permettent de récupérer votre DUME en local (sur votre poste de travail). ATTENTION : seul le DUME au format XML a valeur juridique. Il est donc recommandé de systématiquement le récupérer.
3. Vous pouvez indiquer votre adresse courriel pour vous faire envoyer le DUME par messagerie électronique.

 

Comme évoqué en préambule, créer un DUME sur l’utilitaire n’entraine pas sa publication automatique. Vous devez donc dans tous les cas récupérer le fichier et le joindre aux autres pièces de votre appel d’offres, sur le profil d’acheteur que vous utilisez.

 

2.2       Visualiser un DUME

 

Cette fonctionnalité permet de visualiser un DUME acheteur à partir d’un identifiant de DUME connu de la base de données ou à partir d’un DUME interopérable au format XML.

 

Pour lire un DUME, cliquer sur le bouton "Visualiser un DUME" puis soit déposer le DUME au format XML sur le bloc "déposez votre DUME" soit saisir son identifiant (8 caractères) dans le bloc "saisissez votre identifiant DUME".

 

Le contenu du DUME s'affiche alors dans une fenêtre de lecture (dans un format de lecture plus ergonomique que le format XML). Dans tous les cas, veuillez noter que le format officiel du DUME reste le format XML. Un DUME devra donc toujours être déposé sur un profil d’acheteur au format XML.

 

 

2.3       Analyser une réponse

 

Cette fonctionnalité permet de comparer un DUME acheteur à un DUME opérateur économique. Ces DUME peuvent soit être des DUME connus de la base de données Service DUME et récupérés via leurs identifiants, soit des DUME interopérables au format XML.

 

Grace à cette fonctionnalité, l'acheteur peut vérifier que l'opérateur économique répond bien aux critères d'exclusion et de sélection qu'il a demandé.

 

 

L’acheteur doit saisir le numéro d’identifiant ou déposer le fichier XML de son DUME. L’acheteur doit également renseigner le numéro d’identification ou déposer le fichier XML du DUME OE.

 

En appuyant sur le bouton « Suivant », l’acheteur accède à un DUME récapitulatif. Ce dernier permet de visionner la réponse de l’opérateur économique à chacun des critères fixé par l’acheteur.

NB : Pour comparer simultanément plusieurs DUME opérateurs à son DUME acheteur, se reporter au chapitre "Analyser des réponses" plus bas sur cette page.

 

2.4       Analyser des réponses

 

Cette fonctionnalité permet de comparer un DUME A (ID ou XML) avec un maximum de 9 DUME OE (ID ou XML). Elle permet ainsi à un acheteur de savoir facilement si les répondants respectent les critères d’exclusion, de sélection et de restriction sollicités par l’acheteur dans son DUME.

 

 

L’acheteur doit saisir le numéro d’identifiant ou déposer le fichier XML de son DUME. L’acheteur doit également renseigner le numéro d’identification ou déposer le fichier XML de chacun des DUME OE à analyser. Une fois saisi le premier DUME OE, cliquer sur le bouton « Ajouter » pour en importer les suivants.

Cliquer sur le bouton Comparer pour lancer la restitution. Un tableau s’affiche.

 

Critères d’exclusion : Si un opérateur a signalé être concerné par un ou plusieurs critères d’exclusion, alors une croix rouge est valorisée pour cet opérateur économique.

 

Critères de sélection : Chaque critère de sélection sollicité par l’acheteur est détaillé.

Si l’opérateur économique ne respecte pas le critère de sélection, alors une croix rouge apparait.

Lorsque l’opérateur économique respecte un critère de sélection qui fait appel à des données chiffrées, alors ces dernières sont valorisées. Exemple : chiffre d’affaire, nombre de cadre, ratios.

Critères de restriction : Il est possible pour un opérateur économique d’indiquer qu’il respecte les critères de restriction, selon certains types de procédure. Il est à noter que l’acheteur n’a pas nécessairement sollicité ce critère puisque le DUME A ne lui permet pas d’indiquer s’il les sollicite.

 

2.5       Réutiliser un DUME

 

Cette fonctionnalité permet de créer un nouveau DUME acheteur à partir d’un identifiant de DUME A connu de la base de données Service DUME ou à partir d’un DUME A interopérable au format XML, chargé par l’utilisateur ; afin de bénéficier du pré remplissage des champs.

Cliquer sur le bouton « Réutiliser DUME » puis renseigner l’identifiant du DUME à modifier/reprendre ou bien déposer le fichier XML dans la zone « Déposer votre DUME ».

En appuyant sur le bouton « Suivant », l’acheteur peut récupérer le DUME qu’il a créé.

 

 

Pour utiliser le DUME en tant qu’opérateur économique, cliquer sur DUME dans le bandeau supérieur puis sur l’option « entreprise ».

 

 

Depuis la page d’accueil, à partir des boutons d’action, l’opérateur économique a la possibilité de :

 

• Créer un DUME opérateur économique : Cette fonctionnalité permet de créer un DUME opérateur économique à partir d’un formulaire vierge ou bien d’un DUME acheteur. Lors de la création, le DUME est enregistré dans la base de données Service DUME.

 

Pour créer un DUME, l'opérateur économique doit utiliser soit :

• Un SIRET
• Un numéro de TVA intracommunautaire
• Un numéro de structure hors UE
• Un RIDET
• Un numéro Tahiti

 

• Fusionner un DUME : Cette fonctionnalité permet de fusionner une réponse de DUME (DUME OE) avec un DUME Acheteur. Seuls les critères de sélection sollicités par l’acheteur seront alors conservés.
• Répondre à un DUME acheteur : Cette fonctionnalité permet de formuler un DUME opérateur économique en partant d’un DUME acheteur. Le DUME créé ne sera pas directement transmis à l'acheteur par l'utilitaire. La réponse à la consultation devra s'effectuer via le profil d'acheteur.

 

• Visualiser un DUME : Cette fonctionnalité permet de visualiser un DUME opérateur économique à partir d’un identifiant de DUME connu de la base de données ou à partir d’un DUME interopérable au format XML.

 

• Réutiliser un DUME : Cette fonctionnalité permet de créer un DUME opérateur économique à partir d’un identifiant de DUME opérateur économique connu de la base de données ou à partir d’un DUME opérateur économique interopérable au format XML, chargé par l’utilisateur ; afin de bénéficier du préremplissage des champs.

 

 

2.1      Créer un DUME opérateur économique

 

Le bouton "Créer un DUME" permet de générer un DUME opérateur économique à partir de zéro. Compte tenu du nombre important de champs à renseigner, il est recommandé aux opérateurs économiques de privilégier la fonction "Répondre à DUME", qui permet de créer son DUME opérateur en repartant des seuls critères intéressant l'acheteur, ce qui évite de répondre à des questions qui n'intéressent pas l'acheteur.

Pour créer son DUME l’opérateur doit choisir un type d’identifiant parmi ceux proposés (liste déroulante du champ « Type d’identifiant ») et saisir son identifiant. Par défaut, il s’agit du SIRET de l’entreprise, mais comme évoqué plus haut, d’autres numéros sont utilisables (TVA intracom, numéro TAHITI, etc).

Cliquer sur le bouton « suivant » pour passer à la complétion du formulaire DUME.

 

2.1.1       Partie I Procédure – Informations de l’acheteur

 

L’opérateur économique peut renseigner la procédure en lieu et place de l’acheteur. Le formulaire est similaire à celui proposé à l’acheteur, si ce n’est que les champs n° de SIRET (de l’acheteur) et raison sociale (de l’acheteur) ne sont pas obligatoires.

 

Cliquer sur le bouton « Suivant » en bas de page pour passer à la partie suivante.

 

2.1.2       Partie II – Information sur l’opérateur économique

 

Compléter les champs obligatoires du formulaire, marqués par un astérisque rouge.

 

La partie A permet de renseigner les données d’identification de l’opérateur économique et de ses représentants, ainsi que le recours éventuel aux capacités d’entités tierces ou à la sous-traitance.

 

Les données de la partie A sont préremplies automatiquement via API entreprises à partir du SIRET renseigné par l’opérateur économique lors de la création du DUME.

 

 

La partie B correspond aux données administratives du représentant de l’opérateur économique.

 

La partie C correspond à toutes les entités auxquelles l’opérateur économique aura recours pour justifier qu’il rentre dans les critères de capacité. Il s’agit donc plus concrètement du cotraitant, du sous-traitant ou de toutes autres entités avec lequel l’opérateur économique entretient une relation (ex : la maison mère, le partenaire commercial qui sans être sous-traitant ou cotraitant ni du même groupe s’engage à prêter une grue ou à faire la livraison…). Cette partie correspond à la partie H du DC2 de la DAJ.

 

La partie D correspond au DC4 de la DAJ. Les parties F et G du DC4 ne sont toutefois pas portées par le formulaire DUME (ces parties manquantes permettent à l’acheteur de se prononcer sur l’admission au paiement direct et nécessite la signature de l’acheteur).

 

Cliquer sur le bouton « Suivant » pour passer à la partie III du formulaire.

 

2.1.3       Partie III – Critères d’exclusion

 

Les exclusions permettent à l’opérateur économique d’indiquer qu’il n’est pas concerné par les interdictions de soumissionner prévues par le droit européen et le droit français.

 

Par défaut, l’ensemble des critères sont cochés sur oui et ne sont pas affichés. Il est possible de déplier le contenu des sections lorsque l’opérateur économique répond « non » à « je certifie ne pas entrer dans les cas d’interdictions de soumissionner ».

Dans le cas où l’opérateur économique répond qu’il est concerné par une interdiction de soumissionner, il doit cocher non. L’ensemble des champs de la partie A, B, C et D s’affichent afin qu’il indique le motif concerné par l’interdiction de soumissionner. Il peut alors détailler les motifs d'exclusion dont il relève et préciser quelles mesures de réhabilitation il a pris pour redevenir admissible à l'attribution d'un marché public.

 

 

Cliquer sur le bouton « Suivant » en bas de page pour passer à la partie IV – critères de sélection.

 

2.1.4       Partie IV – critères de sélection

 

La partie Sélection permet à l’opérateur économique de déclarer qu’il répond aux critères de sélection fixés par l’acheteur.

 

Dans le cas où l’opérateur économique repart d’un DUME acheteur, seuls les critères de sélection choisis par l’acheteur seront présentés à l’opérateur économique.

 

 

En création initiale de DUME, en revanche, tous les critères s’affichent et il revient à l’opérateur économique de compléter ceux qu’il estime pertinents.

 

A noter : il existe un autre cas d’utilisation dans lequel l'acheteur demande à l’opérateur économique de se référer au règlement de consultation. L’opérateur économique pourra alors déclarer via une coche dite alpha qu’il répond à tous les critères de sélection présents dans ce règlement de consultation.

 

2.1.5       Partie V et VI – déclaration sur l’honneur

 

La partie V - réduction du nombre de candidats qualifiés - s’affiche pour gérer le cas des procédures restreintes, des procédures concurrentielles avec négociation, des dialogues compétitifs et des partenariats d'innovation. Si vous n’êtes pas concernés, ne pas modifier les champs cochés par défaut.

 

 

La partie VI – Déclarations finales - permet d’attester sur l’honneur que les éléments renseignés dans le DUME sont exacts.

Cocher la case « je déclare sur l’honneur que les informations fournies sont exactes … ».

La signature électronique n’est exigée que dans le cas où l’acheteur demande à ce que le DUME soit signé. Pour valider votre DUME, cliquer sur « Suivant ». Une nouvelle page de vérification s’affiche.

 

 

Cliquer sur « prévisualiser » pour vérifier que le contenu de votre DUME est satisfaisant. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez utiliser le bouton « retour arrière de votre navigateur Internet pour modifier vos saisies. Une fois que vous êtes satisfaits, cliquer sur le bouton « Finaliser » pour créer votre DUME.

 

Une page s’affiche vous proposant plusieurs options pour récupérer le DUME produit :

1. La phrase « Vous venez de créer votre DUME ID …. » vous donne l’identifiant de votre DUME. Il s’agit d’un code sur 8 caractères qui lui est propre. A partir de ce code, vous pouvez retrouver votre DUME, et vous fournisseurs peuvent y répondre sans nécessairement disposer du fichier XML. En effet, tous les DUME finalisés sont enregistrés sur une base de donnée commune que les profils d’acheteurs peuvent interroger techniquement afin de récupérer les pièces de leur choix. Le DUME ID (identifiant) en 8 caractères permet ce type de récupération.
2. Les trois options de téléchargement vous permettent de récupérer votre DUME en local (sur votre poste de travail). ATTENTION : seul le DUME au format XML a valeur juridique. Il est donc recommandé de systématiquement le récupérer.
3. Vous pouvez indiquer votre adresse courriel pour vous faire envoyer le DUME par messagerie électronique.

Comme évoqué en préambule, créer un DUME sur l’utilitaire n’entraine pas sa transmission automatique à l’acheteur. Vous devez donc dans tous les cas récupérer le fichier et le joindre aux autres pièces de votre réponse administrative, sur le profil d’acheteur que vous utilisez pour répondre.

 

2.2      Répondre à un DUME Acheteur

 

Cette fonctionnalité permet de formuler un DUME opérateur économique en partant d’un DUME acheteur.

 

Cette fonctionnalité permet à l’opérateur économique de ne répondre qu’aux critères de sélection fixés par l’acheteur, simplifiant ainsi la phase de réponse.

 

Après avoir déposé ou indiqué l’identifiant du DUME acheteur, il suffit de compléter le formulaire de la même manière que lors de la création d’un nouveau DUME (présentée au chapitre précédent).

La seule différence étant que le formulaire à compléter sera prérempli par les données de l’acheteur et limité aux critères de sélection choisis par celui-ci. Cette option offre un gain de temps considérable dans la complétion du formulaire.

 

2.3       Visualiser un DUME

 

Cette fonctionnalité permet de visualiser un DUME opérateur économique à partir d’un identifiant de DUME connu de la base de donnée ou à partir d’un DUME interopérable au format XML.

 

Pour lire un DUME, il suffit de déposer le DUME au format XML sur le bloc "déposez votre DUME" ou bien de saisir son identifiant dans le bloc "saisissez votre identifiant DUME". Cliquer sur « Suivant ».

 

 

Le contenu du DUME s'affiche alors dans une fenêtre de lecture (dans un format de lecture plus ergonomique que le format XML).

 

Dans tous les cas, veuillez noter que le format officiel du DUME reste le format XML. L’opérateur économique doit donc déposer son DUME au format XML sur le profil d’acheteur.

 

 

2.4       Fusionner deux DUME

 

Cette fonctionnalité permet de fusionner une réponse de DUME (DUME OE) avec un DUME Acheteur. Seuls les critères de sélection sollicités par l’acheteur seront alors conservés. Ces DUME peuvent être soit des DUME connus de la base et récupérés via leur identifiant, soit des DUME interopérables au format XML.

En pratique, cette approche permet de prendre un DUME complet réalisé précédemment, et d’en « cibler » le contenu sur ce qu’attend l’acheteur auquel on souhaite répondre.

 

 

Afin d’activer la fonctionnalité de fusion, l’opérateur économique doit renseigner le numéro d’identifiant ou déposer le fichier XML du DUME A qu’il souhaite fusionner avec son DUME OE. L’opérateur économique devra également renseigner le numéro d’identifiant ou déposer le fichier XML de son DUME OE.

Cliquer sur le bouton « suivant » permet de visualiser toutes les parties du DUME « fusionné » pour vérifier que les données souhaitées ont bien été reprises. Si le contenu est satisfaisant, on coche la déclaration sur l’honneur comme dans une création de DUME classique, et on « finalise » pour récupérer le résultat sous forme XML.

 

Le DUME complet résultant de la fusion du DUME OE et du DUME A se verra confier un nouveau numéro d’identifiant une fois enregistré dans la base de données Service DUME.

 

2.5       Réutiliser un DUME

 

Cette fonctionnalité permet de créer un DUME opérateur économique à partir d’un identifiant de DUME opérateur économique connu de la base de données ou à partir d’un DUME opérateur économique interopérable au format XML, chargé par l’utilisateur ; afin de bénéficier du pré remplissage des champs.

 

En pratique, cette fonctionnalité sert à mettre à jour ou actualiser le contenu d’un ancien DUME qu’on souhaite réutiliser ou adapter en vue de nouvelles candidatures.

 

 

En appuyant sur le bouton « Suivant », l’opérateur économique peut récupérer le DUME qu’il a créé en saisissant son numéro d’identifiant ou en déposant son fichier XML.