Ce mode opératoire est à destination des prestataires du Ministère de la Justice souhaitant suivre l’état de traitement de leurs mémoires de frais de justice.
Table des matières
1 Suivi et gestion des mémoires
1.1 Cycle de vie d’un mémoire
L’ensemble des fonctionnalités présentées dans ce document nécessite d’être connecté et d’entrer dans l’application « Frais de justice ». Pour ce faire :
- Se connecter au portail de services Chorus Pro ;
- Cliquer sur le domaine « Facturation » ;
- Puis cliquer sur l’application « Frais de justice ». Vous êtes redirigé vers Chorus Pro au niveau de l’application « Mémoires de frais de justice ».
1.2 Fil des évènements
Dans l’application Frais de justice, l’encadré « Fil des événements » vous informe des changements intervenus sur vos mémoires de frais de justice.
Exemples d’« évènements » :
- 1 mémoire de justice passé à l’état Brouillon
- 1 mémoire de justice passé à l’état Mis à disposition
- 1 mémoire de justice passé à l’état Abandonné
- 1 mémoire de justice passé à l’état Refusé
- 1 mémoire de justice passé à l’état Supprimé
- 1 mémoire ayant reçu un événement complémentaire (ce qui signifie qu’il a été certifié).
N.B. : Si aucun changement n’est intervenu, le Fil des événements indique « Aucun fil d’événement » comme le montre la capture d’écran ci-dessus.
1.3 Modification du montant du mémoire par l’administration
Le montant du mémoire peut être modifié par le service centralisateur, notamment en cas d’erreur d’application des barèmes réglementaires. Le montant modifié apparaît dans le détail des mémoires mis en paiement ou dans l’écran de consultation du mémoire.
Il est possible d’obtenir davantage d'explications sur les raisons de la modification en saisissant une demande d’aide à l’aide d’un ticket.
Visuel d’un mémoire dont le montant a été modifié :
Recours possible en cas de modification du montant d’un mémoire :
- Recours en cas de certification :
Il est possible de contester le redressement du montant du mémoire dans un délai d’un mois à compter de la perception de la somme auprès du ministère public. Cette réclamation n’est soumise à aucune forme particulière selon les dispositions de l’article R.234 du code de procédure pénale. La perception de la somme s’entend de la date de l’avis de crédit lorsque le paiement est effectué par virement bancaire.
- Recours en cas de taxation :
En application des dispositions des articles R.228 et R.228-1 du code de procédure pénale, il est possible d’exercer un recours contre l’ordonnance de taxe devant la chambre d’instruction dans les 10 jours à compter de la notification. Le délai et l’exercice du recours dans le délai sont suspensifs d’exécution.
En cas de certification ou de taxation d’un mémoire, son émetteur reçoit une notification l’informant du changement d’état.
1.4 Traiter un mémoire refusé par le service centralisateur
Le traitement d’un mémoire refusé s’effectue depuis l’onglet Synthèse de l’application Frais de justice.
- Se connecter au portail de services Chorus pro puis cliquer sur le domaine « Facturation » puis sur l’application « Frais de justice » ;
- Sélectionner l’onglet Synthèse.
Pour consulter un mémoire refusé, cliquer sur le numéro du mémoire ou sur l’œil.
Le motif du rejet est précisé en haut de la page de consultation du mémoire :
Exemples de motifs de refus :
- Incompétence territoriale : le choix de la juridiction doit être changé afin d’envoyer un nouveau mémoire au bon service ;
- PJ illisible : enregistrez de préférence vos documents sous format PDF ou JPG et vérifiez la lisibilité des pièces jointes ;
- Absence de date et signature sur la réquisition : Il faut contacter l’émetteur de la réquisition ;
- Erreur sur le montant des prestations ou sur les frais de déplacement : il faut changer le montant de la prestation afin d’envoyer un nouveau mémoire conforme aux référentiels des tarifs.
- Mémoire relevant de l’aide juridictionnelle : ce type de mémoire ne doit pas être saisi dans Chorus Pro, il doit être adressé sous format papier à la juridiction concernée.
En cas d’absence exceptionnelle de motif de rejet, l’utilisateur a la possibilité de demander de l’aide au support pour obtenir plus d’information.
Traitement d’un mémoire refusé :
Lorsqu’un mémoire est refusé, deux actions sont réalisables :
- Abandonner le mémoire : Le mémoire sera supprimé. Si la prestation est due (suite à une incompétence territoriale, une erreur de tarif…), il faudra repartir d’un mémoire vierge, en utilisant la fonction Saisir mémoire.
- Dupliquer le mémoire : Une copie du mémoire est créée avec les informations et les pièces justificatives du mémoire initialement refusé. Le mémoire dupliqué doit alors être corrigé et/ou complété puis envoyé.
2 Fonctionnalités de l’application « Mémoires de frais de justice »
2.1 Onglet Synthèse
L’onglet Synthèse liste les mémoires aux statuts Brouillon et Refusé en attente de traitement de votre part.
Sélectionner l’onglet Synthèse.
Vous pouvez :
- Cliquer sur le symbole Visualiser pour consulter le contenu du mémoire ;
- Cliquer sur le symbole Dupliquer pour dupliquer un mémoire existant et l’éditer ;
- Cliquer sur le symbole Télécharger pour télécharger le contenu d’un mémoire ;
- Cliquer sur le symbole Abandonner pour abandonner un mémoire refusé ;
- Cliquer sur le symbole Supprimer pour supprimer un brouillon.
2.2 Onglet Rechercher
L’onglet Rechercher permet d’effectuer la recherche d’un ou plusieurs mémoires en sélectionnant plus ou moins de critères.
Sélectionner l’onglet Rechercher.
Renseigner un ou plusieurs critères pour lancer la recherche.
Le numéro d’un mémoire est composé des lettres MJ puis 10 chiffres. Exemple : MJ0000000345.
Résultat de la recherche :
Cliquer sur le numéro du mémoire ou les boutons en bout de la ligne du mémoire afin de le consulter, le dupliquer ou le supprimer (mêmes fonctions que celles disponibles depuis l’onglet Synthèse).
La liste des résultats peut être exportée au format .csv en cliquant sur Exporter les résultats.
2.3 Onglet Dépôt flux
Les prestataires de justice peuvent déposer des mémoires en masse via un fichier au format .xml (le format .pdf n’est pas accepté).
Sélectionner l’onglet Dépôt flux.
Lors du dépôt du fichier, l’utilisateur doit sélectionner l’identifiant du compte de la structure déposant le flux (sa structure), charger depuis son ordinateur le fichier .xml en appuyant sur le bouton Parcourir puis cliquer sur le bouton Continuer.
Les documents suivants sont disponibles pour prendre en main cette fonctionnalité : Spécifications externes ; Annexe relative au mode de raccordement EDI ; Annexe des référentiels de mémoire de frais de justice.
2.4 Onglet Liste fiscale
L’onglet Liste fiscale permet d’obtenir les mémoires au statut Mis en paiement sur une période donnée.
Sélectionner l’onglet Liste fiscale
Indiquer les critères puis cliquer sur Rechercher.
2.5 Onglet Tableau de bord
Le Tableau de bord permet de visualiser les mémoires en fonction de leur statut. En cliquant sur l’un des numéros correspondant à un statut, l’utilisateur accède à une liste détaillée des mémoires.
Sélectionner l’onglet Tableau de bord
Les différents statuts des mémoires :
- Brouillon : Mémoire non transmis à l’administration, le mémoire doit être complété puis envoyé, ou supprimé.
- Mis à disposition : Le mémoire a été transmis à l’administration. Il est en cours de traitement par les services.
- Refusé : Le mémoire a été rejeté par l’administration, aucune mise en paiement n’interviendra. Dans ce cas, l’utilisateur a la possibilité d’abandonner le mémoire ou de le dupliquer post-rejet afin de le modifier et l’envoyer de nouveau. Le nouveau mémoire reprend alors l’ensemble des informations (à l’exception des pièces jointes).
- Dupliqué post refus : indique que le mémoire est déjà dupliqué, c’est-à-dire, une copie brouillon a été créée depuis un mémoire rejeté. C’est ce dernier (le mémoire en brouillon) qui peut être corrigé et envoyé. Le mémoire à l’origine de la duplication s’enregistre automatiquement dans la case d’archivage « Dupliqué post refus ».
- Mis en paiement : Le paiement du mémoire est intervenu (un délai de quelques jours peut exister entre la date de mise en paiement et le paiement effectif).
2.6 Onglet Archives
L’onglet Archives recense les mémoires ayant plus de 2 ans d’ancienneté à compter de la date de la dernière modification.
Sélectionner l’onglet Archives.
Indiquer les critères puis cliquer sur Rechercher.
3 Identification d’un virement reçu
L’assistant virtuel ClaudIA, disponible à tout moment en bas à droite de la page du portail de services Chorus Pro, permet de connaître le numéro du mémoire correspondant à un virement reçu.
Vous devez être préalablement connecté.
Après avoir indiqué la fonction concernée (exemple : virement reçu), renseignez le montant puis la date du virement bancaire concerné.
Le résultat s’affiche.