Ce mode opératoire est à destination des prestataires du Ministère de la Justice souhaitant déposer leurs mémoires de frais de justice sur Chorus Pro.
Table des matières
1 Pour commencer
Un mémoire de frais de justice est un document justifiant une demande de paiement suite à une prestation réalisée dans le cadre d’une décision de l’autorité judiciaire ou de celle d’une personne agissant sous sa direction ou son contrôle (OPJ).
Attention, les prestations suivantes ne concernent pas les frais de justice :
- Mémoires avec aide juridictionnelle : les prestations réalisées dans le cadre d’affaires dans lesquelles une ou plusieurs parties sont bénéficiaires de l'aide juridictionnelle ;
- Procédures avec consignation : les expertises pour lesquelles une consignation a été versée ;
- Témoins, jurés et parties civiles : les témoins, jurés et parties civiles ne sont pas concernés par le dépôt des mémoires sous forme dématérialisée. Seuls les experts qui témoignent lors de procès sont invités à saisir leurs mémoires dans Chorus Pro ;
- Procédures administratives : les mémoires envoyés dans le cadre de procédures administratives sur réquisition de la préfecture de police ne relèvent pas des frais de justice.
Pour toutes vos prestations réalisées à compter du 31 décembre 2020, vous disposez d'un délai d’un an à compter de l'achèvement de la mission pour adresser votre mémoire de frais de justice à la juridiction compétente via Chorus Pro.
La saisie des mémoires de frais de justice dans Chorus Pro se déroule en quatre étapes :
- La saisie des données d’en-tête ;
- La saisie des lignes de prestation ;
- L’ajout des pièces obligatoires ;
- L’enregistrement et l’envoi du mémoire.
2 Saisir son mémoire en quatre étapes
2.1 Saisir les données d’en-tête
Signification des différents champs :
- Juridiction : Saisir le numéro de département de la juridiction (ex : 75 pour choisir le TJ de Paris) puis sélectionner la juridiction dans la liste proposée.
La juridiction peut être un tribunal judiciaire, une cour d’appel, un conseil des prud’hommes, un tribunal de commerce… La notion « cour d’appel » est à entendre au sens de juridiction (cas des procédures en appel) et non de ressort.
La juridiction concernée est mentionnée sur la décision ayant désigné le prestataire (procès-verbal, réquisition, jugement, ordonnance, commission rogatoire...).
Par exception, les états de frais d’un huissier de justice en matières civile et pénale relèvent de la compétence de la cour d’appel ou du tribunal judiciaire dans le ressort duquel l’huissier a sa résidence selon la nature de la juridiction à l’origine de son intervention (décret n°2016-479 du 18/04/2016).
- Structure : Choisir la structure pour laquelle la saisie du mémoire est réalisée.
La plupart des utilisateurs ne sont rattachés qu’à une seule structure. En conséquence, un unique choix est généralement proposé.
- Catégorie de prestataire : Sélectionner le type de prestataire.
Si cette information a été précisée lors de la création de la structure, elle apparaît automatiquement dans ce champ lors de la saisie du mémoire. A défaut, elle doit être confirmée à chaque saisie de mémoire.
- Devise du mémoire : Sélectionner la devise Euro.
- Type de TVA : Sélectionner le type de TVA appliqué à l’ensemble du mémoire.
La TVA sur les débits indique que la TVA est collectée lors de la facturation.
La TVA sur les encaissements indique que la TVA est exigible seulement au moment du règlement de la prestation.
Si le mémoire est sujet à une exonération, le prestataire doit alors sélectionner dans la liste de choix le motif d’exonération qui le concerne. Nous vous invitons à consulter le site de la DGFiP pour plus d’information : Les régimes d’imposition à la TVA
Par ailleurs, seul votre centre des impôts est habilité à vous renseigner sur ce thème, qui dépend de votre situation personnelle.
- Texte de référence : Choisir le texte de référence applicable au mémoire.
- Article R.92 CPP : l’affaire relève du domaine pénal ;
- Article R.93 CPP : l’affaire relève du domaine civil, social ou commercial.
Le document ayant désigné le prestataire (procès-verbal, réquisition, citation, convocation, ordonnance...) doit permettre d’apprécier la nature de l’affaire.
- Numéro de facture : Indiquer un numéro de facture si nécessaire.
Par défaut, Chorus Pro attribue un numéro unique au mémoire. Ce champ permet aux prestataires de renseigner une référence interne. Si le numéro de facture est renseigné, il sera repris sur le libellé du virement, sinon ce sera le n° du mémoire.
Terminer la saisie des données d’en-tête en cliquant sur le bouton Enregistrer, situé en bas de page.
2.2 Saisir des lignes de prestation
Signification des différents champs :
- N° d’affaire : Renseigner la référence de l’affaire (numéro présent sur la convocation, l’ordonnance, le jugement, la réquisition…).
Le numéro d’affaire peut être constitué de chiffres, de lettres et de caractères spéciaux. Ce champ est obligatoire. S’il n’est pas disponible, il convient de prendre contact avec la personne requérante.
Dans le cas où plusieurs numéros sont disponibles (en général, n° de parquet et n° d’instruction), il est préférable d’indiquer le n° de parquet.
- Date de la réquisition : Préciser la date de la décision de désignation.
La date est présente sur la réquisition, convocation, ordonnance, procès-verbal désignant le prestataire de justice. Cette date doit être nécessairement antérieure ou identique à la date de réalisation de la prestation.
- Autorité requérante : Sélectionner la qualité de la personne requérante.
Cette information figure sur le document ayant désigné le prestataire. Si les personnes requérantes sont les gendarmes, les policiers ou les douaniers, il suffit de sélectionner « Officier de police judiciaire ».
- Type de la prestation : Confirmer le type de prestation.
La liste des prestations proposées est réduite en fonction des saisies des champs Catégorie de prestataire, Texte de référence et Autorité requérante (= triptyque). Si cette liste est vide, le triptyque proposé par le prestataire est à corriger.
- Quantité – Tarif de la prestation HT – Montant de la prestation H.T. :
Le champ Montant de la prestation HT est calculé automatiquement en multipliant le champ Quantité par le champ Tarif de la prestation.
Le champ Quantité doit toujours être 1.
Le tarif de la prestation doit être calculé par le prestataire avant d’être renseigné dans le champ Tarif de la prestation.
- Taux de TVA : Sélectionner le taux de TVA applicable.
A défaut d'exonération, le taux de TVA doit être précisé pour chaque ligne de prestation.
- Date de la prestation : Préciser la date de réalisation ou d’achèvement de la mission.
Cette date doit être postérieure ou identique à la date saisie dans le champ Date de la réquisition.
- Frais divers : Indiquer le montant des frais de déplacement.
Dans le cas où le remboursement des frais de déplacement est possible, il faut renseigner le montant total des frais de déplacement pour la ligne de prestation associée. Les frais de déplacement regroupent les indemnités de mission (repas, hébergement, frais kilométriques) et les remboursements de frais de transport (titre de transport, péage, …). Les frais d’affranchissement sont à inclure dans les frais de déplacement (cf. Zoom sur les frais divers).
- Débours : Préciser le montant des débours pour la ligne de prestation.
Les débours représentent une dépense engagée au nom et pour le compte du commettant, qui est comptabilisée en compte de tiers et dont il est possible de justifier de la nature et du montant.
Aucune TVA ne sera appliquée au montant des débours saisis, quel que soit le taux de TVA sélectionné.
Pour rappel, seuls les débours au sens fiscal du terme ne sont pas soumis à la TVA. Les autres sommes qui ne respectent pas ces conditions et qui sont facturées, par des prestataires assujettis à la TVA pour la réalisation de leur mission, sont soumises à la TVA.
- Remise : Indiquer le montant de la réduction.
Ce champ est à renseigner uniquement si vous accordez une réduction à l’État sur le montant total de la prestation. La saisie de la remise doit s’effectuer en HT.
- Montant total HT :
Ce champ est calculé automatiquement.
- Montant de la prestation TTC :
Ce champ est calculé automatiquement (somme du montant HT et de la TVA éventuelle).
Attention, les débours ne sont pas soumis à la TVA.
- Lier pièce jointe :
Ce champ permet d’ajouter une pièce justificative à votre prestation directement depuis l’écran de saisie d’une prestation. Pour plus d’éléments sur l’ajout de pièces justificatives, consultez le chapitre « Ajout d’une pièce jointe au niveau de la ligne de prestation ».
Cliquer sur Valider et fermer pour finaliser la saisie d’une ligne de prestation et revenir sur la page des données d’en-tête du mémoire.
Zoom sur les frais divers :
Une fonctionnalité permet de télécharger le bordereau des frais divers (régulièrement mis à jour) en cliquant sur Détails des frais divers :
Ouvrir le fichier. Il va se présenter ainsi :
Compléter le ou les onglets concernés
- Enregistrer le fichier sur votre ordinateur afin de pouvoir par la suite le joindre à votre mémoire ;
- Retourner sur l’écran de Chorus Pro et remplir la case Frais divers avec le MONTANT TOTAL en € indiqué sur ce document.
2.3 Ajouter des pièces obligatoires
Points importants :
- Les PJ liées à une prestation doivent être attachées à la ligne de prestation : Cf. 2.3.1 ci-dessous.
- Les autres pièces jointes doivent être attachées au mémoire : Cf. 2.3.2.
Les pièces jointes doivent être lisibles, nous vous invitons à utiliser le format PDF. Le bordereau des frais de déplacement peut être maintenu sous les formats disponibles d’Excel ou Open Office.
La dénomination des pièces jointes ne doit pas comprendre de caractères spéciaux.
Les pièces justificatives sont conservées pendant 10 ans, conformément à l'article L. 123-22 du code de commerce.
2.3.1 Ajouter une pièce jointe au niveau de la ligne de prestation
La pièce jointe doit justifier et concerner uniquement la ligne de prestation à laquelle elle est rattachée.
Cliquer sur Lier pièce jointe pour joindre les pièces à la ligne de prestation.
Sélectionner sur l’ordinateur la pièce jointe à associer à la ligne de prestation, renseigner la désignation, choisir son type et cliquer sur Ajouter.
Une fois ces pièces jointes ajoutées, cliquer sur Retour en haut à droite de l’écran pour valider les pièces ajoutées.
Vous revenez sur l’écran « Saisie d’une ligne de prestation » :
Cliquer ensuite sur Valider et fermer. Vous revenez sur l’écran « Saisie mémoire de frais de justice ».
2.3.2 Ajouter une pièce jointe au niveau du mémoire
La pièce jointe doit concerner l’ensemble du mémoire. Exemple : ajout de la carte grise.
Cliquer sur le bouton Gestion des pièces jointes.
Sélectionner, sur l’ordinateur, la pièce jointe à associer au mémoire, renseigner la désignation, choisir son type et cliquer sur Ajouter.
Une fois ces pièces jointes ajoutées, cliquer sur Retour en haut à droite de l’écran pour valider les pièces ajoutées.
Liste des pièces justificatives à fournir :
Cette liste est un résumé, il est indispensable de consulter la fiche liée à votre activité pour connaître la liste exhaustive des pièces à joindre à votre mémoire.
1) Acte à l’origine de la mission
Document à remettre dans le cas général :
Il s’agit du document désignant le prestataire de justice : réquisition, ordonnance, jugement, commission rogatoire, procès-verbal, convocation... Il doit être daté, signé et tamponné (Circulaire du 16 novembre 2018 : dispense d’apposition du cachet du service « Marianne » sur les procès-verbaux de réquisition émis par les OPJ) par la personne qui requiert le prestataire.
Cas spécifiques :
Les huissiers de justice : Le document qui le désigne peut être remplacé par le bordereau récapitulatif distinguant sur une période donnée, le service de l’audience, les citations et les significations (ce document remplace à la fois la réquisition et l’attestation de mission).
Les BODACC ou journaux locaux : Le document qui désigne le prestataire peut être remplacé par un état récapitulatif appelé « état de suivi » mentionnant notamment pour chaque affaire le N° de RG, le nom de la personne concernée par la mesure, la nature de la décision (ordonnance, jugement ou arrêt) ainsi que la date de celle-ci.
La copie des demandes d’insertion n’est pas demandée.
2) Acte attestant l’accomplissement de la mission
L’ « attestation de mission » ou « attestation de service fait » indique au service centralisateur que la prestation a effectivement été réalisée. Elle doit comporter notamment le nom et prénom du prescripteur et du prestataire, le service, les informations utiles relatives à la prestation (date de dépôt du rapport, nombre de pages de traduction, nombre d’heures d’interprétariat…). Le prescripteur devra la dater, signer et apposer son tampon.
Document à remettre dans le cas général :
Un modèle type d’attestation de mission est disponible sur la Communauté Chorus Pro.
Ce document doit être renseigné, daté, signé et tamponné par la personne qui convoque le prestataire. Il peut s’agir également :
- De la réquisition avec la mention « service fait » + date + signature + tampon de la personne requérante ;
- De la 1ère page du rapport avec la mention « service fait » + date + signature + tampon de la personne requérante.
Cas spécifiques :
Les délégués du procureur : L’attestation de mission peut être remplacée par le document émargé par la personne convoquée (émargement sur la feuille de présence, ou le cas échéant, sur une copie de la réquisition, de la convocation, de l’imprimé de composition pénale, du rôle, ...).
En cas de carence, il faut joindre le PV de carence accompagné de la justification des deux convocations préalables.
Les huissiers de justice : L’attestation de mission peut être remplacée par le bordereau récapitulatif distinguant sur une période donnée : le service de l’audience, les citations et les significations (ce document remplace à la fois la réquisition et l’attestation de mission).
Les garagistes et fourrières : L’attestation de mission peut être remplacée par la facture détaillant le calcul du montant total de la prestation.
Les BODACC ou journaux locaux : L’attestation de mission peut être remplacée par la copie des pages du BODACC sur lesquelles figurent les extraits publiés accompagnée d’une facture regroupant l’ensemble des frais.
Les opérateurs de communication électronique (hors circuit simplifié) : L’attestation de mission peut être remplacée par le bordereau récapitulatif des prestations comportant la date, l’indication de la juridiction, le nom de l’OCE, la période concernée, le numéro de la facture ainsi que les informations propres à chaque affaire : numéro de l’affaire, qualité du prescripteur, date de la prescription.
Les experts judiciaires y compris les laboratoires : L’attestation de mission peut être remplacée par la première page du rapport d’expertise daté et envoi certifié par l’expert par un tampon ad-hoc OU la preuve du téléchargement des résultats pour les structures disposant d’un moyen dématérialisé de transmission de rapports (en particulier pour des rapports ne comportant qu’une seule page) OU l’accusé de réception d’un courriel, si le rapport est adressé par cette voie.
Frais de justice commerciale : L’attestation de mission peut être remplacée par l'ordonnance du juge commissaire constatant : l’impécuniosité du débiteur ET le fondement de L 663-1 du code de commerce ET l’avance des frais par le Trésor.
Le jugement de clôture vaut attestation de mission pour le paiement des émoluments du greffier de commerce.
3) Justificatifs en cas de déplacement
Le bordereau récapitulatif des frais de déplacement (nombre de repas, nombre de kilomètres…) doit être ajouté. Ce bordereau calcule automatiquement le montant des frais de déplacement à renseigner dans le mémoire.
- En cas d’utilisation du véhicule : une copie de la carte grise, le ticket de péage…
- En cas de recours à un autre mode de transport : le titre de transport avec le tarif...
- Factures liées à l’affranchissement ou aux nuitées.
4) Autres justificatifs le cas échéant
- Facture liée aux débours ;
- Déclaration sur l’honneur des experts médicaux (décret 2015-1869 du 30 décembre 2015 modifié par le décret 2016-744 du 2 juin 2016) ;
- Attestation de perte d’une partie des revenus (article R.112 du Code de procédure pénale).
Facultatif : ajout d’une nouvelle ligne de prestation
Deux cas peuvent se présenter :
- Plusieurs taux de TVA différents s’appliquent sur une mission.
Exemple : sociétés de pompes funèbres :
- TVA à 20% sur la fourniture d’une housse de transport
- TVA à 10% sur le transport du défunt (main d’œuvre).
Vous devrez donc déposer un mémoire avec autant de lignes que de taux de TVA applicables.
- Vous souhaitez déposer un seul mémoire pour plusieurs prestations.
Vous pouvez déposer un seul mémoire pour plusieurs prestations si et seulement si les 2 données d’en-têtes sont identiques :
- La juridiction destinataire
- Le domaine d’intervention : soit pénal (art. 92 CPP), soit civil-social-commercial (art. 93 CPP).
Vous pouvez alors ajouter une (ou plusieurs) ligne(s) de prestation.
Cliquer sur Ajouter ligne de prestation pour créer une nouvelle ligne de prestation. Vous devrez compléter les différents champs et ajouter les pièces obligatoires.
Vous pouvez également utiliser la fonction Dupliquer pour copier une ligne existante et la modifier. Les pièces justificatives doivent être de nouveau insérées pour la ligne dupliquée.
Possibilité de créer des mémoires groupés pour certaines catégories de prestataires :
Les huissiers de justice, des laboratoires d’analyses génétiques ou toxicologiques, des associations, des banques, des hôpitaux et des opérateurs de téléphonie sont autorisés à saisir des mémoires groupés.
Pour saisir un mémoire groupé, il faut :
- Créer et renseigner une unique ligne de prestation avec les informations de la première affaire (n° d’affaire, dates, type de prestation) présente dans le bordereau récapitulatif de l’ensemble des prestations ;
- Saisir « 1 » en quantité ;
- Indiquer le montant total de toutes les prestations et le montant total des frais de déplacement et des débours le cas échéant ;
- Joindre en pièce justificative le bordereau récapitulatif.
Toutes les affaires figurant dans un mémoire groupé doivent relever de la même juridiction.
2.4 Enregistrer et envoyer le mémoire
Sur l’écran global de saisie du mémoire, faire défiler l’écran pour voir apparaître les fonctions en bas de page :
Cliquer sur Enregistrer pour sauvegarder le mémoire sans le transmettre à l’administration. Dans ce cas, le mémoire est conservé au statut « Brouillon » dans votre espace, il porte un n° débutant par « TPM… ». Vous pourrez ensuite le reprendre pour le compléter ou le supprimer.
Cliquer sur Valider et envoyer pour envoyer immédiatement le mémoire à l’administration. Une fois le mémoire validé et envoyé, vous ne pouvez plus effectuer aucune modification.
L’outil génère un certificat de dépôt du mémoire :
Votre mémoire a donc été envoyé à l’Administration pour traitement. Dans Chorus Pro, ce statut se traduit par mémoire « Mis à disposition ».
Ce mémoire pourra être :
- Mis en paiement pour le montant saisi ;
- Mis en paiement pour un montant différent : les services ont la faculté de redresser à la hausse ou à la baisse le montant du mémoire. Exemples : application d’un mauvais tarif, erreur de calcul ;
- Refusé, avec indication du motif.
Les délais de traitement dépendent de nombreux facteurs, aucun délai indicatif ne peut être communiqué.
Il convient de se reporter aux délais habituellement constatés pour la juridiction concernée et une relance peut être adressée si ce délai habituel est dépassé.