Créer son compte et gérer sa structure pour les demandes de remboursement


Ce guide s’adresse aux personnes souhaitant créer leur compte utilisateur sur le Portail de services Chorus Pro pour déposer des demandes de remboursement des produits énergétiques dans le cadre d’activités agricoles.

Pour toute précision sur la gestion de votre compte utilisateur après sa création (informations personnelles, notifications, gestion des mots de passe et facteurs d’authentification), consultez le guide dédié.

Le dépôt de ces demandes peut être délégué par les professionnels agricoles à des tiers (centres de gestion agricoles, cabinets comptables…). Les comptes utilisateurs de ces organismes tiers doivent faire l’objet d’un paramétrage particulier développé en partie 3 de ce guide.

 

Table des matières

 

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1     Créer votre compte utilisateur

 

1.1       Compléter vos informations personnelles

 

Accédez au portail de services Chorus Pro et cliquez sur « Créer un compte » en haut à droite de la page d’accueil.

 

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Vous serez alors redirigé vers le formulaire de création de compte.

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Renseignez les informations du formulaire « Informations personnelles ». Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque rouge :

Vous pouvez ajouter les informations personnelles suivantes :

Pour finaliser la création de votre compte, reproduisez la suite de caractères en bas de l’écran et cliquez sur « Valider le Captcha ».

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Cliquez sur le bouton « Créer mon compte » en bas à gauche de l’écran.

Un écran récapitulatif vous indique l’envoi d’un message sur l’adresse e-mail que vous avez renseigné.

 

1.2       Activer votre compte

 

Consultez le message reçu sur l’adresse e-mail de connexion et cliquez sur le lien d’activation qui y est présent. Si le clic sur le lien ne marche pas, copiez et collez le lien dans votre navigateur internet. Vous disposez de 60 minutes à partir de l’envoi du message pour activer votre compte.

Choisissez le mot de passe de votre compte.

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Votre mot de passe doit respecter les règles de complexité suivantes ;

Cliquez sur le bouton « Soumettre » pour finaliser la création de votre compte utilisateur.

 

1.3       Rattacher votre compte à une structure

 

Une structure dans Chorus Pro correspond à une entité juridique (entreprise, association…) identifiée de manière unique par son numéro SIRET.

Pour pouvoir accéder aux différentes fonctionnalités de Chorus Pro, tout utilisateur doit rattacher son compte personnel à une structure.

Connectez-vous avec votre adresse de connexion et votre mot de passe. Dans le cadre de l’authentification renforcée, il vous sera demandé de saisir également un code reçu par défaut sur votre adresse e-mail de connexion.

La fenêtre ci-dessous apparaît lors de votre première connexion.

L'image montre l'écran de première connexion au portail de services Chorus Pro. Deux choix peuvent être faits par l'utilisateur : créer une nouvelle structure ou rattacher son compte à une structure existante.

Vous disposez de deux choix :

 

 

Ce choix vous renvoie vers un formulaire de demande de rattachement à une structure.

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Indiquez l’identifiant de la structure dans le champ « Libellé de la structure ». Le numéro SIRET de l’entreprise est l’identifiant de la structure pour laquelle vous demandez un rattachement.

 

Une fois envoyée, votre demande de rattachement devra être validée par le gestionnaire de la structure pour pouvoir déposer des demandes de remboursement.

 

Point d’attention :

 

Si vous travaillez pour un tiers déposant des demandes pour un professionnel exerçant une activité agricole (centre de gestion agricole, cabinet comptable…), rattachez-vous en premier lieu à la structure de votre entreprise.

 

1.4      Vous rencontrez des problèmes de connexion ou de paramétrage de votre compte : que faire ?

 

1.4.1       Vous avez oublié votre mot de passe : ne créez pas un nouveau compte utilisateur

 

En cas d’oubli de votre mot de passe, cliquez sur « Mot de passe oublié ? » dans le formulaire de connexion pour le réinitialiser.

 

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Ne créez pas de nouveaux comptes utilisateur pour résoudre votre problème de mot de passe : si vous avez créé votre structure à partir d’un premier compte utilisateur auquel vous n’avez plus accès, vous ne pourrez pas valider le rattachement à la structure d’autres comptes utilisateurs que vous créeriez par la suite.

 

1.4.2       Vous n’avez pas reçu l’e-mail d’activation

 

Vérifiez que le courriel n'est pas dans la boîte « Courriers indésirables » ou « Spams » de la messagerie. S’il ne s’y trouve pas, vous disposez des trois solutions suivantes :

Cliquez sur « Se connecter » en haut à droite sur la page d’accueil du portail de services Chorus Pro. Cliquez sur « Mot de passe oublié ? », et saisissez votre adresse électronique de connexion. Pour terminer, cliquez sur « Soumettre ». Vous serez redirigé sur la page d’accueil du portail de services Chorus Pro.

 

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Cliquez sur l’icône sur la page d’accueil du portail de services. Une fenêtre conversationnelle apparaîtra, et vous pourrez indiquer « Je rencontre des problèmes à la connexion » puis « Je n’ai pas reçu le mail d’activation ».

 

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En cas d’insatisfaction des réponses formulées par l’assistante virtuelle Claudia, vous pouvez envoyer une demande d’aide au support.  Pour ce faire, cliquez sur le lien ‘Nous contacter’ du portail de services Chorus PRO et accédez à la page suivante :

 

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Ensuite, cliquez sur « Envoyer un ticket » et sélectionnez la situation qui correspond au problème que vous rencontrez. Dans ce cas de figure, il s’agit d’un « Problème de connexion ».

 

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1.4.3       Le lien d’activation que vous avez reçu n’est plus valable

 

En cas de péremption du courriel d’activation, un message s’affiche à l’écran vous informant l’échec d’initialisation du mot de passe.

Les liens d’activation de compte sont valables 60 minutes.

Passé ce délai, vous devez relancer la demande via la procédure « Réinitialisation de mot de passe / Mot de passe oublié ».

1.4.4      Le rattachement de votre compte utilisateur à votre structure n’est pas validé

 

Si vous demandez un rattachement de votre compte utilisateur à une structure, cette demande devra être approuvée par un gestionnaire de cette structure.

En cas d’absence d’approbation prolongée de votre demande de rattachement, adressez-vous au gestionnaire principal de la structure.

Pour en prendre connaissance, connectez-vous à votre compte et cliquez sur votre identifiant en haut à droite de l’écran d’accueil. Cliquez ensuite sur « Historique de mes demandes » puis sélectionnez dans la liste votre demande de rattachement. Sur le détail de la demande, vous trouverez le gestionnaire principal de la structure dans le champ « Approbateur ».

2     Paramétrer et gérer votre structure

Cette partie concerne les utilisateurs ayant créé une nouvelle structure.

 

2.1       Prérequis

 

Avant de déposer vos demandes de remboursement en tant que professionnel exerçant une activité agricole :

2.2      Enregistrer vos coordonnées bancaires et télécharger votre RIB

 

Vous devez enregistrer sur votre structure les coordonnées bancaires sur lesquelles vous voulez recevoir le remboursement, ainsi qu’une copie de votre RIB/IBAN. Ces données pourront être sélectionnées lors de la saisie pour les joindre à vos demandes de remboursement.

Sur la page d’accueil connecté, accédez au domaine « Organisation ».

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Accédez à l’application « Structures ».

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Accédez à l’application « Créer une coordonnée bancaire ».

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Dans l’application « Créer une coordonnée bancaire » :

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2.3       Préciser les informations liées au dépôt des demandes de remboursement

 

Vous avez la possibilité de modifier les informations de votre structure.

Pour ce faire, accédez à la page « Organisation », puis au domaine « Structures ». Cliquez sur l’application « Gérer une structure ». Vous aurez accès à l’ensemble des fonctionnalités vous permettant de gérer votre structure sur le portail de services Chorus Pro.

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Dans le champ « Type de demande », choisissez l’option « Modifier une structure » dans la liste déroulante.

Choisissez la structure que vous souhaitez modifier dans le champ « Identifiant ». Une fois ce choix effectué, le bloc « Informations demandes de remboursement » apparaît.

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Vous pouvez y indiquer votre catégorie de bénéficiaire et votre numéro PACAGE. Ces informations seront automatiquement rapatriées sur vos demandes de remboursement si vous les enregistrez sur votre structure.

Point d’attention :

Si vous êtes un tiers déposant pour un professionnel ayant des activités agricoles (centre de gestion agricole, cabinet comptable…), remplissez la coche « L’organisation est un centre de gestion agricole ».

 

2.4       Valider le rattachement d’autres utilisateurs à votre structure

 

Plusieurs utilisateurs peuvent déposer des demandes de remboursement pour le compte d’une structure. Un utilisateur doit avoir son compte rattaché à la structure pour laquelle il dépose les demandes.

L’utilisateur ayant créé la structure en est le gestionnaire principal et y est automatiquement rattaché. Il approuve ou refuse les demandes de rattachement d’autres utilisateurs à sa structure.

Si vous avez délégué le dépôt de vos demandes de remboursement à un centre de gestion ou à un cabinet comptable, vous devrez valider les demandes de rattachement formulées par leurs utilisateurs.

Pour ce faire, cliquez sur « Approbations » au niveau de la barre des menus de la page d’accueil. Le chiffre sur le côté indique le nombre d’approbations en attente.

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La liste des approbations en attente s’affiche. Pour chaque approbation, les informations sur l’état, la description, le demandeur, la structure, le service et la date de demande s’affichent.

L’approbation sélectionnée s’ouvre. Les informations précédemment disponibles sont reprises et les informations sur l’approbateur (vous-même) ainsi que le commentaire de la demande s’affichent. Cliquez sur les boutons en bas de page pour approuver ou refuser la demande.

3     Se rattacher aux structures de ses clients en tant que déposant tiers

 

3.1       Principe

 

Vous êtes un tiers déposant des demandes de remboursement pour vos clients professionnels exerçant des activités agricoles. Avant de pouvoir déposer les demandes de remboursement de vos clients, il est nécessaire de :

Point d’attention :

A l’issue de son inscription, un utilisateur centre de gestion est rattaché à la structure (SIRET) de son centre de gestion et aux structures pour lesquelles il dépose les demandes de remboursement. Plusieurs utilisateurs d’un même centre de gestion peuvent être rattachés à une même structure bénéficiaire. Une fois rattaché aux structures bénéficiaires, le centre de gestion peut saisir les demandes de remboursement pour leurs comptes.

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3.2       Demander le rattachement de votre compte à la structure de votre client

 

Afin de pouvoir émettre des demandes de remboursement au nom de la structure de votre client, vous devez vous y rattacher.

Pour faire une demande de rattachement, cliquez sur votre nom en haut à droite de l’écran, et cliquez sur « Mes rattachements ».

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Vous accédez alors à la liste des structures auxquelles vous êtes rattaché. Cliquez sur le bouton « Demander un rattachement ».

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Remplissez le formulaire « Demande de rattachement à une structure », et cliquez sur « Soumettre » en bas à droite de l’écran.

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La demande sera alors transmise au gestionnaire de la structure de votre client afin qu’il la traite. Lorsque votre demande sera validée, cette structure apparaîtra dans la liste de vos rattachements. Vous pourrez alors saisir des demandes de remboursement pour votre client.

Si vous déposez des demandes de remboursement pour plusieurs clients, vous devrez demander un rattachement à tous les SIRET pour le compte desquels vous faites des dépôts.