Ce guide présente aux entreprises et entités publiques comment déposer, recevoir et traiter des factures de travaux sur le Portail de Services Chorus Pro en « mode portail » (dépôt manuel). Il s’adresse à la fois aux entreprises (y compris sous-traitants et cotraitants), aux Maitrises d’œuvre (M.O.E) et aux Maitrises d’ouvrage (M.O.A).

 

 

 

Ce guide présente aux entreprises et entités publiques comment déposer, recevoir et traiter des factures de travaux sur le Portail de Services Chorus Pro en « mode portail » (dépôt manuel). Il s’adresse à la fois aux entreprises (y compris sous-traitants et cotraitants), aux Maitrises d’œuvre (M.O.E) et aux Maitrises d’ouvrage (M.O.A).

Les utilisateurs des services financiers publics (payeurs) n’ont en revanche pas à utiliser l’application « Factures de Travaux » dans la mesure où ils reçoivent toutes les factures à payer dans leur application « Factures reçues ».

Pour le dépôt automatisé en E.D.I ou A.P.I, merci de vous reporter à la documentation dédiée dans la base de connaissance « Raccordement ».

 

 

Avant de pouvoir déposer ou recevoir vos premières factures de travaux, vous devez vous être familiarisé avec les principes et concepts de la facturation de travaux exposés sur la page d’introduction « Comprendre la facturation de travaux ».

 

2.1       Prérequis communs à tous les utilisateurs

 

Pour déposer ou traiter des factures de travaux dans Chorus Pro vous devez :

1. Disposer d’un compte utilisateur personnel vous permettant de vous connecter au portail avec un identifiant et un mot de passe sécurisé.
2. Disposer sur le portail d’une « structure » correspondant au SIRET de votre entité.
3. Avoir rattaché votre compte utilisateur à votre structure. Cette opération permet d’attester que vous avez, en tant qu’individu, le droit de déposer ou de recevoir des documents au nom de votre structure. Il ne faut jamais demander à se rattacher aux structures de ses clients ou fournisseurs. Rattachez-vous uniquement à votre structure.
4. Disposer d’une habilitation avec le profil « Factures de travaux modification » sur votre structure. Il s’agit du profil qui permet d’utiliser l’application dédiée à la facturation de travaux sur le portail de services Chorus Pro.

 

Pour en savoir plus sur la mise en œuvre de ces prérequis, reportez-vous aux guides dédiés aux applications « Mon compte » et « Organisation » qui décrivent comment créer son compte, sa structure et gérer les rattachements et habilitations.

 

Une façon simple et rapide de vérifier que les prérequis sont atteints consiste à se connecter au portail de services Chorus Pro puis à cliquer (clic gauche) sur son nom et prénom, affiché en haut et à droite de l’écran. Un menu contextuel s’ouvre : cliquer sur « Mes habilitations » pour afficher un récapitulatif de vos droits. Si le profil « Factures de travaux modification » apparait dans le tableau en regard de votre SIRET, c’est que les prérequis sont remplis.

Si vous êtes une entreprise, vous pouvez passer directement au chapitre 3 – Déposer une pièce de facturation.

 

2.2       Prérequis spécifiques aux entités publiques

 

Gestion des comptes utilisateurs publics :

Les entités publiques accèdent à Chorus Pro en « mode portail » via le Portail Internet de la Gestion Publique (P.I.G.P). Ce portail étant géré par la Direction Générale des Finances Publiques (D.G.FiP), c’est à cette dernière qu’un utilisateur public doit s’adresser pour créer un compte :

• Contacter le « Correspondant Dématérialisation » de la Direction Régionale ou Départementale des Finances Publiques de son lieu d’implantation, division Secteur Public Local pour demander la création d’un compte utilisateur (compte en .xt) pour son SIRET.
• Se connecter à Chorus Pro depuis le PIGP

• Si votre SIRET n’existe pas déjà dans Chorus Pro, le créer en se rendant dans le domaine « Organisation », puis « Structures » puis dans « Créer une structure ». Compléter et valider le formulaire pour finaliser sa demande de création.

 

Gestion des structures publiques :

Suivant l’organisation souhaitée pour le traitement des factures, les entités publiques doivent choisir entre l’une d’une des trois options suivantes pour qualifier leur structure :

• « Structure avec M.O.A », c’est-à-dire capable de combiner les rôles de M.O.A et de service financier sur un même SIRET,
• « Structure sans M.O.A », c’est-à-dire uniquement jouant uniquement le rôle de service financier (payeur),
• « Structure exclusivement M.O.A », c’est-à-dire avec un SIRET dédié à la fonction de M.O.A, mais ne recevant pas les factures à payer.

Un service financier partageant le même SIRET que sa M.O.A devra opter pour l’option « structure avec M.O.A ». Si les M.O.A et service financier ont deux SIRET distincts, la structure jouant le rôle de M.O.A devra être typée comme « structure exclusivement M.O.A » et la structure du service financier comme « structure sans M.O.A ».

En cas de Maitrise d’œuvre (M.O.E) publique :

• Si la M.O.E publique partage le même SIRET que la M.O.A, il devra être typé « avec M.O.A » et deux « services devront être créés pour distinguer la M.O.E de la M.O.A.
• Si la M.O.E publique est distincte de la M.O.A, elle n’a pas besoin d’appliquer un paramétrage particulier.

Ces choix sont structurants. Ils doivent être arbitrés et mis en œuvre dans Chorus Pro en amont des premières facturations. Pour en savoir plus sur les différentes options disponibles et leurs modalités de mise en œuvre, consulter le guide dédié intitulé « Aide au paramétrage des entités publiques ».

 

Seules les structures identifiées comme « publiques » dans Chorus Pro peuvent jouer le rôle de Maitrise d’Ouvrage (M.O.A). Par conséquent, en cas de délégation du rôle de M.O.A à une entité privée (« M.O.A déléguée »), cette dernière devra demander à être typée « entité publique » par le Support Chorus Pro. Pour ce faire, elle devra saisir un ticket dans Chorus Pro.

 

 

Ce chapitre détaille comment déposer sur Chorus Pro la première pièce d’un dossier de facturation (projet de décompte mensuel ou projet de décompte final) en 8 étapes.

 

3.1       Accéder à l’application Factures de travaux

 

1. Enregistrer sur son poste de travail la facture qu’on souhaite envoyer
2. Se connecter au portail de services Chorus Pro avec son identifiant personnel et son mot de passe.
3. Depuis la page d’accueil du portail, cliquer sur la boite « Facturation ».

 

 

4. La page des applications du domaine Facturation s’ouvre : cliquer sur le bouton « Accéder » de l’application Factures de travaux.

 

 

3.2       Sélectionner le menu Déposer pour un « dépôt initial »

 

1. Cliquer sur « Déposer » dans la barre de menu supérieure. La page de dépôt de facture s’ouvre.
2. Conserver l’option « Dépôt initial » cochée dans la zone « Type de dépôt ». Cette option correspond au dépôt du premier document d’un cycle de facturation (« dossier de facturation »).

 

 

3.3       Télécharger la facture

 

Cliquer sur le champ « choix du fichier à importer ». Une fenêtre s’ouvre pour vous permettre de sélectionner sur votre poste de travail le fichier correspondant à la facture que vous souhaitez déposer.

Il est possible de déposer des factures au format PDF ou XML. Les documents produits sous d’autres formats ne peuvent pas être sélectionnés.

Une fois le fichier sélectionné, le portail de services détecte automatiquement son format et deux nouvelles zones apparaissent en partie basse de l’écran : « format de dépôt » et « informations complémentaires ». Le format de votre fichier est affiché dans la section « format de dépôt ».

 

3.4       Indiquer le cadre de facturation

 

Dans la zone « informations complémentaires », cliquer sur le champ « cadre de facturation » pour indiquer le type de pièce que vous souhaitez déposer et à quel titre vous intervenez.

Une liste déroulante classée par catégorie de déposant (fournisseur, M.O.A, M.O.E) s’ouvre.

Sélectionnez le cadre qui correspond à votre rôle et au type de pièce que vous souhaitez déposer.

A noter : les cadres correspondant à la cotraitance et à la sous-traitance sont listés parmi les cadres dédiés aux profils de type « fournisseur ».

La liste déroulante proposée comprend tous les cadres de facturation disponibles, y compris ceux d’usage dérogatoire réservés aux rares cas particuliers.

En pratique, pour une entreprise titulaire déposant en cours de marché, le cadre à sélectionner pour un dépôt initial standard est A4 – Projet de décompte mensuel déposé par un fournisseur. En fin de marché, le cadre à sélectionner est A7 – Projet de décompte final déposé par un fournisseur.

Sauf exception, il n’est pas nécessaire de modifier les autres champs de ce formulaire. En effet, le champ « Structure » est préalimenté par défaut avec votre SIRET. Vous n’avez besoin de le modifier que si vous disposez de plusieurs SIRET et que vous souhaitez émettre votre facture au nom d’un SIRET différent de celui qui a été renseigné par défaut. Le champ Service est un champ facultatif.

 

Cliquer sur le bouton « Continuer », en bas de page, pour passer à l’étape suivante.

Si vous avez déposé votre facture sous un format XML comprenant toutes les données obligatoires requises par les spécifications externes de Chorus Pro, une fenêtre s’ouvre pour confirmer votre envoi. Votre document est bien transmis.

En revanche, si vous avez déposé votre facture au format PDF, un nouveau formulaire s’ouvre. Il vous faut le compléter pour identifier les destinataires et les données obligatoires de la facture.

 

3.5       Identifier les destinataires de la facture

 

Dans le bloc « Destinataire de la facture », en partie droite du formulaire, indiquer le SIRET de la Maitrise d’ouvrage et de la Maitrise d’œuvre dans les champs « SIRET ». Si nécessaire, renseigner également les services destinataires lorsque M.O.E ou M.O.A utilisent la notion de code service, ce qui n’est pas systématique.

 

 

Les champs du formulaire acceptent les copier/coller. Vous pouvez donc coller des références pour gagner du temps.

A partir des 5 premiers chiffres saisis dans les champs SIRET, Chorus Pro propose une liste de SIRET parmi lesquels choisir.

Enfin, il est possible retrouver un SIRET dans l’annuaire de Chorus Pro en cliquant sur les boutons « Recherche avancée ». Dans ce cas, un nouvel écran s’ouvre.

Renseigner un ou plusieurs critères de recherche tels que la raison sociale, le numéro de SIRET, ou la ville, puis cliquer sur le bouton « Rechercher » pour afficher les résultats.

Sélectionner le SIRET de son choix dans la table de résultats pour revenir au formulaire de facture.

 

 

Point d’attention : On ne peut envoyer de facture qu’à une structure « active » dans Chorus Pro. La liste des entités à qui il est possible d’adresser votre facture est fonction du « cadre de facturation » choisi et du type d’acteur ciblé.

Par exemple, il n’est pas possible d’indiquer un SIRET de M.O.E dans le champ Maitrise d’ouvrage. Lors d’un dépôt de pièce finale, par exemple d’état d’acompte validé, envoyée à un service financier, il n’est pas possible d’indiquer comme destinataire une structure typée « exclusivement M.O.A » et qui ne peut donc pas recevoir de pièces en tant que service financier.

 

3.6       Compléter les informations obligatoires du formulaire

 

Une fois les données d’adressage saisies, il s’agit de compléter les données obligatoires d’envoi de la facture, portées dans les zones « Références » et « Montants totaux ».

1. Renseigner le numéro et la date de la facture. Chaque facture déposée sur Chorus Pro par une entité donnée doit avoir un numéro unique par année de création. Si un doublon est identifié, un message de rejet apparait lors de l'enregistrement de la facture ou de son envoi.

2. Renseigner la devise et le type de TVA. En cas d’auto-liquidation de la TVA, choisir l’option « sans TVA »

3. Renseigner les montants totaux de la facture.

 

5. Facultatif : Cliquez sur le bouton « Détail TVA » permet de détailler les montants et taux de TVA par ligne de prestation.
6. Après avoir ajouté les pièces jointes, cliquez sur « Enregistrer » pour sauvegarder le brouillon, ou cliquez sur « Valider et envoyer » pour envoyer au destinataire.

 

Pour rappel, si vous intervenez avec des sous-traitants admis au paiement direct, vous devrez ajouter les factures de vos sous-traitants en pièce jointe à votre facture. Il peut également être judicieux de joindre une version modifiable de votre facture PDF pour faciliter le travail de rectification des M.O.E et M.O.A.

 

3.7       Ajouter des pièces jointes

 

A partir de la zone « Pièces jointes » en bas de page, il est possible de :

• Supprimer des pièces jointes
• Télécharger des pièces jointes
• Ajouter des pièces jointes

 

Pour ajouter des pièces jointes à votre facture, cliquer sur le bouton « Gestion des pièces jointes ».

 

Un nouvel écran « Gestion des pièces jointes » s’affiche.

 

 

Pour enregistrer une nouvelle pièce jointe :

1. Cliquer sur le champ « Sélectionner une pièce jointe » pour télécharger le document de votre choix à partir de votre poste de travail
2. Saisir le nom de votre document dans le champ « Ajouter une désignation »
3. Choisir votre « type de pièce jointe » dans la liste proposée pour qualifier votre document. En l’absence de choix pertinent, sélectionner l’intitulé « document annexe ».
4. Cliquer sur le bouton « Ajouter » pour enregistrer votre pièce. Elle apparait alors en bas de page dans la section « Liste des pièces jointes ».

 

Il est possible d’ajouter autant de pièces jointes que nécessaire. Les formats de pièce acceptés sont les suivants : BMP; HTM; FAX; PNG; XHTML; BZ2; JPEG; PPS; XLC; CSV; JPG; PPT; XLM; DOC; ODP; RTF; XLS; GIF; ODS; SVG; XML; GZ; ODT; TGZ; GZIP; P7S; TIF; HTML; PDF; TXT; ZIP; TIFF; XLSX; DOCX.

Un fois les pièces jointes ajoutées, cliquer sur le bouton « Retour », en haut et à droite de l’écran pour revenir au formulaire de facture.

 

3.8       Envoyer la facture

 

Cliquer sur le bouton « Valider et envoyer » pour envoyer la facture. Ce bouton est proposé à la fois en haut et en bas de page. Attention, une fois votre facture envoyée, vous ne pourrez plus la modifier, à moins que son destinataire ne vous la renvoie.

Le portail contrôle la cohérence et la complétude des données saisies à chaque utilisation des boutons d’enregistrement ou bien d’envoi. En cas d’erreur, vous êtes alerté par un bandeau rouge en haut d’écran, qui recense l’ensemble des problèmes identifiés. La facture ne pourra être envoyée que si toutes les erreurs détectées sont corrigées.

Après un clic sur « Valider et envoyer », une fenêtre de demande de confirmation  s’affiche. Confirmer l’envoi de la facture de travaux en cliquant sur le bouton « Confirmer et envoyer »

 

Le récapitulatif d'envoi s'affiche sur votre écran. Un dossier de facturation est alors créé, permettant aux autres acteurs d’y associer leurs pièces. Vous pouvez y accéder en cliquant sur le bouton « dossier de facturation ».

Le bouton « suivi de traitement » permet quant-à-lui un suivi ciblé de la pièce que vous avez envoyé. En pratique, il est préférable de suivre l’avancement du processus à partir du dossier de facturation, qui donne davantage de détails sur les actions des autres acteurs.

Si la M.O.E n’a pas traité le projet de décompte mensuel dans un délai de 7 jours, le fournisseur déposant et la M.O.A destinataire reçoivent des notifications les informant de l’absence d’intervention sur le document.

Exporter le certificat de dépôt à partir du récapitulatif est facultatif. En effet, en cas de besoin, vous pouvez toujours l’exporter ultérieurement à partir de la page de la facture, qui restera conservée sur le portail durant toute sa durée légale d’archivage. De plus, ce qui importe en cas de contentieux, c’est le passage de votre facture au statut « mise à disposition », puisque c’est ce statut, plutôt que le dépôt, qui sert de point de départ au délai global de paiement.

La date de passage au statut « mise à disposition » de votre envoi est enregistrée dans le « dossier de facturation ».

 

Le chapitre suivant décrit comment traiter les factures reçues en tant que M.O.E et/ou M.O.A.

Les fournisseurs peuvent se rendre directement au chapitre 5 pour la description du suivi de traitement des factures.

 

 

Ce guide détaille comment déposer sur Chorus Pro une pièce intermédiaire de marchés de travaux en tant que M.O.E ou M.O.A.

 

4.1       Les principales différences avec le dépôt initial

 

Le dépôt d’une pièce correspondant à une étape M.O.E ou M.O.A du processus de facturation est globalement identique au dépôt d’une pièce initiale. Les principales différences sont les suivantes :

• M.O.E et M.O.A partent du document déposé par l’acteur précédent pour initier leur propre dépôt. Cela leur permet de récupérer automatiquement un certain nombre de données qu’elles n’auront pas à saisir pour leur propre envoi. Pour ce faire, il faut récupérer le document transmis par l’acteur précédent dans son espace « Synthèse » (voir le chapitre « consulter le menu Synthèse »).
• M.O.E et M.O.A disposent de boutons d’action pour suspendre ou refuser les pièces reçues. Attention, les cas de refus autorisés sont limités aux erreurs d’adressage. En cas de désaccord sur les montants, au titre du C.C.A.G, M.O.E et M.O.A ont précisément pour rôle de corriger les montants proposés par l'acteur précédant : il ne leur est donc pas permis de refuser une pièce en raison d'un désaccord sur les montants.

 

4.2       Accéder à l’application Factures de travaux

 

1. Se connecter au portail de services Chorus Pro avec son identifiant personnel et son mot de passe.
2. Depuis la page d’accueil du portail, cliquer sur la boite « Facturation ».

 

3. La page des applications du domaine Facturation s’ouvre : cliquer sur le bouton « Accéder » de l’application Factures de travaux.

 

 

4.3       Consulter le menu Synthèse pour traiter les pièces reçues

 

Cliquer sur Synthèse dans la barre supérieure de menu pour accéder à votre boite de réception. La page Synthèse recense toutes les factures que vous avez reçues ou enregistrées et sur lesquelles vous pouvez intervenir.

 

Pour prendre connaissance d’une facture reçue, cliquer sur son « numéro » dans le tableau des factures de travaux à traiter.

Le formulaire correspondant à la facture s’ouvre aussitôt. Il contient tous les boutons d’action requis pour déposer ses propres pièces en tant que M.O.E ou M.O.A :

• « Visualiser » pour afficher la facture
• « Télécharger » pour télécharger la facture
• « Suspendre » pour demander des pièces jointes complémentaires à l’émetteur. Un champ permet de préciser ses attentes en texte libre. L’enregistrement de la suspension renvoie la facture à l’acteur précédent, mais attention : (1) ce bouton ne suspend pas le délai de paiement, (2) suite à suspension, l’acteur précédent peut uniquement rajouter des pièces jointes. Il ne peut pas changer les données d’adressage ou les montants de la facture.
• « Refuser » pour signaler à l’acteur précédent qu’il s’est trompé de destinataires. Là encore, l’acteur précédent ne pourra que corriger les destinataires. Conformément au C.C.A.G Travaux, on ne peut pas refuser de facture suite à désaccord sur les montants, puisque la réglementation dispose que c’est précisément le rôle de la M.O.E et de la M.O.A de les « rectifier ».
• « Déposer la pièce suivante du dossier » pour déposer sa propre pièce.

On peut télécharger toutes les pièces jointes de la facture à partir de la zone « pièces jointes » de la facture consultée.

M.O.E et M.O.A doivent donc :

1. Prendre connaissance de la facture reçue et en télécharger les pièces jointes.
2. Créer leur propre pièce à partir de ces éléments. Ce travail s’effectue en dehors de Chorus Pro, qui n’est qu’un outil de transmission et non de création de factures de travaux.
3. Lorsqu’ils sont prêts à déposer leur document, revenir consulter la pièce émise par l’acteur précédent dans « Synthèse ».
4. Cliquer sur le bouton « Déposer la pièce suivante du dossier ».

Le dépôt doit intervenir dans les délais prescrits par le C.C.A.G (par exemple 7 jours après réception pour la M.O.E).

 

4.4       Choisir le mode dépôt et télécharger sa facture

 

Cliquer sur le bouton « Déposer la pièce suivante du dossier » ouvre la page de dépôt.

Le type de dépôt est ici défini par défaut comme « à partir d’une pièce existante ». Les références de la pièce de départ sont par ailleurs données dans la zone « pièce précédente » du dossier de facturation.

 

Cliquer sur le champ « Choix du fichier à importer » pour télécharger le fichier que vous souhaitez envoyer. Le format de dépôt (PDF ou XML) est automatiquement reconnu.

Cliquer sur le champ cadre de facturation pour indiquer à partir de la liste déroulante proposée dans quel cadre (type de pièce déposée) et à quel titre vous intervenez (M.O.E ou M.O.A).

Cliquer sur le bouton « Continuer » en bas de page pour poursuivre la saisie.

 

4.5       Identifier les destinataires de la facture

 

Le formulaire d’envoi de facture s’ouvre. Le bloc « Destinataires de la facture » est pré-renseigné automatiquement. Le déposant doit simplement vérifier que les données d’adressage déduites de la pièce précédente sont correctes et les corriger, le cas échéant.

Attention : pour une M.O.A, le champ Service financier est préalimenté par défaut avec le SIRET de la M.O.A. Dans le cas où le service financier en charge du paiement de la facture correspond à un autre SIRET, il faut alors saisir dans ce champ le SIRET destinataire adéquat, sans quoi la pièce finale du processus ne parviendra pas à destination.

 

4.6       Compléter les informations obligatoires du formulaire

 

Compléter les données obligatoires d’envoi de la facture, portées dans les zones « Références » et « Montants totaux » :

• Numéro de facture
• Date de facture
• Devise
• Type de TVA
• Montants.

La complétion de ces champs s’effectue de la même façon que pour un dépôt de pièce initiale (détails fournis au chapitre 3 de cette page).

Après avoir renseigné les données minimales demandées, vous pouvez enregistrer votre travail grâce au bouton « Enregistrer ». Vos saisies sont alors enregistrées comme brouillon, et si vous n’avez pas le temps de finaliser votre envoi, vous pouvez retrouver votre brouillon dans le menu Synthèse de l’application facture de travaux, ce qui vous permet d’y revenir ultérieurement. Le bouton « Enregistrer » lance également une série de contrôles permettant de détecter d’éventuels problèmes ou oublis dans vos saisies.

 

4.7       Ajouter des pièces jointes

 

L’ajout de pièces jointes s’effectue de la même façon que pour un dépôt initial en cliquant sur le bouton « Gestion des pièces jointes » du bloc « Pièces jointes » situé en bas de formulaire.

Cette opération donne accès à la page de gestion des pièces jointes, où on peut ajouter autant de pièces que nécessaire avant de revenir au formulaire d’envoi de facture grâce au bouton « Retour ».

Attention, si des sous-traitants admis au paiement direct ont déposé des factures, il est nécessaire d’ajouter leurs factures en pièces jointes à son propre dépôt. Autrement, elles ne seront pas transmises pour paiement au service financier.

 

4.8       Envoyer la facture

 

Une fois les champs obligatoires du formulaire d’envoi complétés et les pièces jointes ajoutées, cliquer sur le bouton « Valider et envoyer » pour transmettre vos pièces à l’acteur suivant (M.O.A ou service financier). Après confirmation de votre choix, vous êtes redirigés vers une page de « Récapitulatif » vous informant de l’envoi de votre facture.

Le bouton « Dossier de facturation », que vous pourrez aussi retrouver au bas de chaque facture d’un même cycle de paiement, permet de suivre en temps réel l’avancement du processus de paiement.

 

 

L’application Factures de travaux du portail de services Chorus Pro propose plusieurs outils pour suivre ses dépôts et interagir avec ses partenaires.

1. L’onglet « Synthèse » : pour traiter les factures reçues ou à finaliser
2. L’onglet « Rechercher » : pour rechercher des factures d’après différents critères (numéro, date, …)
3. L’onglet « Tableau de bord » : pour rechercher des factures par statut
4. L’onglet « Liste fiscale » : pour exporter une liste fiscale des factures payées en cas de besoin
5. L'onglet « Archives » : pour rechercher des factures non modifiées depuis plus de deux ans

En complément, l’assistant « ClaudIA » et le dossier de facturation permettent également de suivre ses cycles de paiements.

 

5.1       Traiter les factures reçues dans l’onglet « Synthèse »

 

L’onglet Synthèse donne accès à la liste des factures sur lesquelles une action est possible, à savoir :

• Les brouillons qui n’ont pas encore été encore envoyés
• Les factures reçues
• Les factures renvoyées par le destinataire suite à rejet ou suspension.

Il s’agit donc de l’équivalent d’une boite de réception. Par conséquent, on n’y retrouve pas les factures qu’on a émises. Si vous ne retrouvez pas une facture que vous venez d’envoyer dans la « Synthèse », pas d’inquiétude : c’est parfaitement normal. Pour la retrouver, il faudra utiliser les autres menus : « Rechercher » ou bien « Tableau de bord ».

Les factures à traiter sont classées par date de dépôt dans un tableau reprenant les informations essentielles de chaque facture :

• Destinataire de la facture,
• Maitrise d’œuvre,
• Maitrise d’ouvrage,
• Numéro,
• État courant (c’est-à-dire statut actuel de la facture),
• Date de l’état courant (c’est-à-dire date du dernier changement de statut),
• Montant toutes taxes comprises,
• Numéro d’engagement.

La colonne « instructeur » est utile lorsque plusieurs équipes partagent un même SIRET et souhaitent se répartir le traitement des factures reçues. Elles peuvent alors saisir en regard de chaque facture un chiffre symbolisant l’équipe en charge de son traitement, qui pourra filtrer le tableau pour n’afficher que les factures qui la concernent. C’est donc avant tout un outil de répartition des tâches.

 

Cliquer sur un entête de colonne permet de classer les factures affichées en fonction de la donnée choisie. Cliquer une deuxième fois sur le même entête classe les données dans l’ordre inverse.

Par exemple, si on souhaite classer les factures par nom, cliquer sur l’entête de la colonne numéro reclassera le tableau par ordre alphabétique.

 

Intervenir sur les factures :

Cliquer sur le numéro d’une facture pour l’afficher. On retrouve en partie haute de chaque facture son statut, enrichi des commentaires de l’entité l’ayant renvoyée dans le cas d’un refus ou d’une suspension.

Les champs et boutons d’action associés à chaque facture dépendent de son statut :

• Une facture au statut « brouillon » est entièrement modifiable.

• Une facture au statut « suspendu » ne permet que l’ajout de pièces jointes (bouton « gestion des pièces jointes ») et le renvoi à l’acteur suivant du cycle de paiement (bouton « Valider et renvoyer »).
• Une facture au statut « refusée » ne permet que le changement de destinataires et le renvoi à l’acteur suivant du cycle de paiement (bouton « Valider et renvoyer »).
• Une facture au statut « mise à disposition » correspond à une facture reçue d’un acteur précédent. M.O.E et M.O.A peuvent déposer leurs propres pièces à partir des factures mises à disposition par les acteurs les précédant dans le processus du C.C.A.G.

 

Nettoyer sa Synthèse :

Pour faciliter l’exploitation de la Synthèse, il est recommandé de la purger des factures déjà prises en compte ou des brouillons devenus inutiles.

Pour supprimer les brouillons, il suffit de les sélectionner avec la coche figurant en partie droite du tableau, dans la colonne « action possible » puis de cliquer sur le bouton « Supprimer ». On peut aussi supprimer les vieux brouillons uns à un en cliquant sur l’icône en forme de poubelle de la colonne « action possible ».

 

Pour masquer les vieux rejets ou les factures déjà téléchargées, cocher les options « Masquer les factures rejetées depuis plus de 10 jours » ou bien « Masquer les factures téléchargées », immédiatement sous la barre supérieure de menu, puis cliquer sur « Appliquer » pour exécuter ses choix. Les factures répondant aux critères choisis disparaissent aussitôt du tableau. Elles ne sont toutefois pas supprimées, tout document déposé étant conservé sur Chorus Pro pendant toute sa durée légale d’archivage.

Les fournisseurs peuvent également utiliser le bouton « Traiter le rejet » après avoir coché les lignes de factures rejetées.

 

5.2       Gérer les refus

 

Pour traiter un refus, commencer par consulter la facture pour prendre connaissance du motif de rejet. Le détail est donné en partie haute de facture mais également sur la page Suivi de traitement accessible depuis le bouton « suivi de traitement ».

 

Une fois la cause du rejet identifiée, revenir sur le formulaire de facture pour corriger les données erronées. Seules les données d’adressage de la facture sont modifiables puisque les erreurs d’adressage (mauvais SIRET, mauvais code service) sont les seuls types d’erreur pouvant donner lieu à rejet du point de vue du droit.

Les désaccords sur les montants ne peuvent pas donner lieu à rejet dans un contexte de marchés de travaux. Le détournement du « rejet pour erreur d’adressage » à des fins de modification de montants est interdit.

 

Comment traiter un rejet non conforme au C.C.A.G ?

En cas de rejet ne correspondant pas à une véritable erreur d’adressage, il est tout d’abord recommandé de se rapprocher de son partenaire pour clarifier la situation. Ensuite, il convient de renvoyer la facture telle quelle, sans modifications, pour la remettre dans le circuit du dossier de facturation. Pour rappel, en cas de désaccord sur les montants, au titre du C.C.A.G, la rectification de ces derniers est à la charge du récepteur de la facture (M.O.E ou bien M.O.A, suivant l’étape concernée).

Toute autre approche est non conforme au droit, et aboutit à réinitialiser artificiellement le délai global de paiement au détriment des entreprises.

Pour renvoyer une facture avec ou sans corrections, il suffit de cliquer sur le bouton « Valider et renvoyer » en bas de page.

 

5.3       Gérer les suspensions

 

Pour traiter une suspension, commencer par consulter la facture pour prendre connaissance du motif de suspension. Le détail est donné en partie haute de facture mais également sur la page Suivi de traitement accessible depuis le bouton « suivi de traitement ».

Vous avez la possibilité de compléter et réémettre la facture originale en ajoutant des pièces jointes complémentaires tout en conservant le même numéro de facture :

1. Cliquez sur le numéro de la facture depuis l’onglet « Synthèse ».
2. Ajoutez ensuite les pièces jointes manquantes via le bouton « Gestion des pièces jointes »
3. Validez et renvoyez la facture bouton « valider et renvoyer »

La facture passe alors au statut « complétée », ce qui signifie qu’elle a bien été renvoyée avec ses compléments.

 

5.4       Accéder à une facture grâce à l’onglet « Rechercher »

 

La page « Rechercher » est celle qui s’affiche par défaut lorsqu’on arrive sur l’application « Factures de travaux ». On peut également y accéder par un clic sur l’onglet « Rechercher ».

Cette page permet de retrouver une facture émise ou déjà traitée.

Le formulaire de Recherche se compose de trois zones :

• Rôle
• Critères de recherche
• Critères avancés

La zone « Rôle » (en partie haute) permet de préciser sous quel rôle on a émis les factures recherchées. Par exemple, si on a émis sa facture en tant que fournisseur, il faut cocher « fournisseur », si on a déposé en tant que M.O.E, il faut cocher M.O.E.

Si on dispose de plusieurs structures (SIRET) dans Chorus Pro, on peut aussi cibler sa recherche sur une structure émettrice en particulier.

 

La zone « Critères de recherche » permet de préciser les éléments qu’on souhaite retrouver. Il est possible de lancer une recherche sans préciser de critères, auquel cas, on retrouvera la totalité de ses factures émises. L’intérêt des critères est de permettre une recherche ciblée en précisant par exemple une période d’émission pour n’afficher que ses factures du mois de février, mars ou autre.

 

La zone « Critères avancés » propose des critères de recherche supplémentaires, dont le « numéro de facture ».

Les critères avancés ne sont pas affichés par défaut. Il faut cliquer sur le signe « + » encadré, sur la droite pour les faire apparaitre.

 

Une fois vos critères sélectionnés, cliquer sur le bouton « Rechercher ». Les résultats de la recherche s’affichent dans un tableau en bas de page.

Vous pouvez alors soit cliquer sur le numéro des factures pour les consulter individuellement, soit exporter le tableau sous format XML en cliquant sur la phrase « Exporter les résultats » qui s’affiche immédiatement au-dessus du tableau.

 

5.5       Accéder à une facture grâce à l’onglet « Tableau de bord »

 

L’onglet « Tableau de bord » permet de retrouver et de suivre l’évolution du traitement des factures selon leurs statuts.

Cliquer sur « Tableau de bord (stock) » dans la barre supérieure de menu. Comme dans l’onglet « Rechercher », sélectionnez votre rôle puis cliquez sur le bouton « Afficher le tableau de bord »,.

Un tableau s’affiche listant le nombre de factures par statut. Cliquer sur ce nombre affiche toutes les factures correspondant à ce statut de traitement.

Cliquer sur votre numéro de structure déploie le tableau par service contenu dans la structure (il n’y en aura qu’un seul si vous n’avez pas créé de services). Un clic supplémentaire ventile le tableau par cadre de facturation au sein du service sélectionné.

Enfin, cliquer sur les chiffres du tableau affiche la liste des factures correspondantes, que vous pouvez alors consulter en cliquant sur leur numéro.

Le tableau de bord constitue une approche alternative de recherche de factures. Pour cibler les factures récentes, il faut trier les tableaux obtenus en cliquant sur les entêtes de colonne (même mode opératoire que pour l’onglet Synthèse) en fonction de la date d’émission.

Utiliser l’onglet « Rechercher » permet en général de cibler plus rapidement ses recherches.

 

5.6       Atteindre et exploiter le « Dossier de facturation »

 

Le dossier de facturation regroupe toutes les pièces et tous les événements intervenus sur un cycle de facturation mensuel. C’est l’outil de référence pour suivre l’avancement du traitement de son dossier à chaque étape du processus prévu par le C.C.A.G Travaux.

Les utilisateurs de profil fournisseur, M.O.E et M.O.A peuvent y accéder à partir de n’importe quelle pièce du cycle en la consultant puis en cliquant sur le bouton « Dossier de facturation » en bas de page.

Le dossier de facturation comprend deux sections : « Pièces du dossier de facturation », en partie haute, et « Pièces jointes », en partie basse.

 

La section « Pièces du dossier » liste les pièces déposées par chaque acteur (à l’exception des sous-traitants) et détaille pour chacune les événements intervenus, c’est-à-dire leurs changements de statut. Grace à ces informations chaque acteur peut vérifier le respect par ses pairs des délais de traitement prévus par la réglementation, et surveiller le délai global de paiement.

En effet, la date de départ de ce délai est indiquée par le statut « mise à disposition » de la première pièce du cycle (en général un projet de décompte mensuel mis à disposition de la M.O.E). C’est cette date de mise à disposition qui fait référence en cas de contentieux.

 

Il est par ailleurs possible pour chaque acteur du processus (fournisseur, M.O.E ou M.O.A) de consulter n’importe quelle pièce du dossier en cliquant sur son numéro. Un fournisseur peut par exemple consulter le contenu de l’état d’acompte validé déposé par sa M.O.A pour prendre connaissance des montants rectifiés proposés au paiement sur ce cycle de facturation.

La section « Pièces jointes », en bas d’écran reprend la totalité des pièces jointes transmises par chaque acteur, classées par numéro de facture déposée.

Il est possible de télécharger chaque pièce en cliquant sur l’icône en forme de flèche de la colonne « Actions » ou bien via le bouton « Télécharger pièces jointes », utilisable après avoir coché les lignes qu’on souhaitait télécharger.

 

5.7       Comprendre les différents statuts

 

A chaque facture transmise correspond un statut de traitement qui est restitué dans les divers outils du portail : dossier de facturation, bouton « suivi de traitement », menus « Synthèse », « Tableau de bord » ou « Rechercher ».

Les statuts retranscrivent l’avancement du traitement d’une pièce ou les blocages rencontrés par cette dernière.

Ci-dessous la liste des principaux statuts utilisés et leur signification :

• Brouillon : facture non transmise, en attente de complétion.
• Déposée : facture envoyée mais encore non reçue par son destinataire
• Mise à disposition : facture livrée à son destinataire. Cela ne signifie pas pour autant qu’il en a pris connaissance. Cependant, une notification est envoyée au destinataire pour le prévenir qu’il a reçu une facture. Elle est donc considérée comme reçue et le statut « Mise à disposition de la M.O.E » sert de point de départ au calcul du délai global de paiement.
• Associée : la facture a servi à déposer la pièce suivante du dossier.
• Refusée (erreur d’acheminement) : facture ayant fait l’objet d’un rejet parce qu’elle était adressée au mauvais destinataire (erreur dans la saisie des SIRET ou codes services). L’émetteur peut uniquement corriger les champs destinataires pour la renvoyer aux bons interlocuteurs. L'usage d’autres types de refus, possibles au lancement du portail de services Chorus Pro, a ensuite été bloqué pour mise en conformité avec les termes du C.C.A.G. Une entreprise inscrite de longue date peut donc occasionnellement retrouver dans ses archives des refus pour autres motifs sur des factures anciennes. Pour rappel, il n'est pas permis de refuser un projet de décompte pour un désaccord sur les montants.
• Suspendue : facture renvoyée à l’émetteur pour lui permettre de rajouter des pièces justificatives manquantes.
• Complétée : facture suspendue renvoyée à l’acteur suivant du processus suite à fourniture des pièces justificatives manquantes.
• Mise en paiement : ordre de virement envoyé à la Banque de France. Le paiement effectif intervient sur le compte du bénéficiaire suivant un délai variable en fonction des pratiques de l’établissement bancaire du fournisseur.
• Validée : Le titulaire du marché, dans les cas de sous-traitance, ou bien le mandataire du groupement, dans les cas de co-traitance, a validé la demande de paiement de l’émetteur (sous-traitant ou cotraitant).
• Validation hors délai : En situation de sous-traitance, transmission automatique de la demande de paiement lorsque le titulaire ne l’a pas validée sous 30 jours.

D’autres statuts peuvent être rencontrés par les Services Financiers, qui reçoivent leurs pièces dans l’application « Factures reçues » (et non dans « Factures de travaux »). Il s’agit pour l’essentiel de statuts facultatifs, non systématiquement fournis, qui détaillent le cycle de validation des factures par les gestionnaires (statut « mandatée ») puis les comptables publics (statuts « Mise à disposition du comptable » et « comptabilisée »). 

 

5.8       Suivre ses factures via ClaudIA

 

ClaudIA est un assistant virtuel (petit personnage figurant en bas à droite du portail de services). Il s’agit d’un robot conversationnel.

ClaudIA est dotée notamment de ces deux fonctionnalités :

• Suivi de factures
• Virement reçu.

« Suivi de facture » vous restitue le statut de traitement d’une facture. « Virement reçu » vous aide à identifier pour à quelle facture correspond un virement reçu à partir de son montant et de sa date

Dans les deux cas, il convient de se connecter sur le portail de services Chorus pro avec login et mot de passe, puis de cliquer sur ClaudIA en bas à droite de l’écran. Une fenêtre s’ouvre pour vous permettre de poser votre question.

Saisir dans ClaudIA la demande : « Je veux des informations sur une facture ».

Le robot vous demande alors de préciser si vous souhaitez suivre une facture ou bien un virement reçu.

Dans le premier cas, il vous sera demandé de préciser quelle facture vous souhaitez suivre. Il est donc recommandé de disposer de son numéro. Sur la base des élément fournis, le robot vous informe du statut de traitement de votre facture.

Dans le second cas (Virement reçu), ClaudIA vous demande de préciser le montant et la date du virement reçu, et en déduit la facture la plus susceptible de correspondre au paiement.

 

Par sa simplicité de mise en œuvre, le suivi guidé par ClaudIA s’avère avantageux pour toute question relative à une facture ou un virement précis. Dès lors qu’un suivi plus large (multi-factures) ou plus approfondi est recherché, il est en revanche préférable de passer par la recherche et le dossier de facturation directement sur l’application Factures de Travaux.

 

5.9       Utiliser l’onglet « Liste fiscale »

 

Le Code général des impôts impose que les factures transmises par voie électronique soient conservées dans une liste récapitulative par les entreprises émettrices et réceptrices de factures.

Pour répondre à une demande de l’administration, vous pouvez produire cette liste à partir de l’onglet « Liste fiscale » :

1. Se connecter au portail de services Chorus Pro
2. Accéder au domaine « Factures » puis à l’application « Factures de travaux »
3. Cliquez sur l’onglet « Liste fiscale » dans la barre de menu supérieure.
4. Un écran de recherche s’affiche. Indiquer dans le formulaire les critères suivant lesquels vous souhaitez produire votre liste. Par exemple, pour éditer une liste correspondant à une période précise, en saisir la date de début et la date de fin.

 

5. Cliquer sur le bouton « Rechercher » en bas de page pour lancer la recherche.
6. Le résultat de votre requête s’affiche dans un tableau en bas de page. Vous pouvez l’exporter au format de votre choix en cliquant sur les boutons « exporter au format PDF » ou « exporter au format XML » (tableur).

 

5.10   Utiliser l’onglet « Archives »

 

Les factures traitées il y a plus de 2 ans ne sont plus visibles directement dans les synthèses et dans les divers outils de recherche, mais elles restent conservées et consultables pendant la durée légale d’archivage dans l’onglet « Archives » de la barre de menu supérieure.

 

Comme avec les autres menus, l’onglet « Archives » permet de sélectionner un ou plusieurs critères de recherche afin de trouver ses vieilles factures. Le bloc Synthèse des critères reprend les critères sélectionnés. Cliquer sur le bouton « Rechercher » pour lancer sa requête : le résultat s’affiche en bas de page.

 

 

Ce chapitre présente les manipulations spécifiques à la gestion de la sous-traitance et de la cotraitance sur le portail de services Chorus Pro. Il concerne les sous-traitants, co-traitants, titulaires de marchés ainsi que les M.O.E.

Le processus prévu par le C.C.A.G travaux est décrit dans l’introduction « Comprendre la facturation de travaux ».

 

6.1       Déposer une pièce en tant que co-traitant ou sous-traitant

 

Le dépôt par un cotraitant ou par un sous-traitant d’une facture en contexte de travaux s’effectue de façon identique au dépôt d’une facture de travaux classique, dans le menu « Déposer » de l’application « Factures de Travaux ».

La principale différence est que le déposant devra indiquer un cadre de facturation précisant qu’il intervient comme sous-traitant ou bien co-traitant :

• A10 – Demande de paiement de sous-traitant dans le cadre d’un marché de travaux
• A13 – Projet de décompte mensuel déposé par un cotraitant
• A14 – Projet de décompte final déposé par un cotraitant

 

Suivant le cadre de facturation choisi, le formulaire d’envoi de facture demandera de préciser la structure (SIRET) du titulaire du marché ou bien du mandataire du groupement.

« Valider et envoyer » la facture la transmet alors non pas à la M.O.E mais au destinataire indiqué (titulaire ou mandataire) pour qu’il la valide.

Attention :  Au contraire des factures de cotraitants, les factures de sous-traitants admis au paiement direct ne sont jamais automatiquement transmises au-delà de l’étape M.O.E. Il importe donc que M.O.E et M.O.A reprennent manuellement les factures des sous-traitants en pièce jointe à leur propre dépôt.

 

6.2       Valider une facture de cotraitant en tant que mandataire

 

Attention : le mandataire du marché ne reçoit pas ses demandes de paiement de cotraitant dans l’application « Factures de travaux » mais dans l’application « Factures à valider ».

Pour y accéder :

1. Se connecter au portail de services Chorus Pro
2. Cliquer sur le domaine « Factures »
3. Cliquer sur le bouton « Accéder » de l’application « Factures à valider »
4. Consulter le tableau de Synthèse
5. Cliquer sur le numéro de la facture reçue pour l’afficher
6. Cliquer sur le bouton « Valider » ou bien sur le bouton « Refuser » en bas de page pour signifier son accord ou désaccord sur la pièce transmise. En cas de refus, il est nécessaire de préciser le motif.

 

Pour la cotraitance, un refus du mandataire impose au cotraitant de déposer une nouvelle facture. Les factures validées sont transmises à la M.O.E, qui les récupère dans sa Synthèse de l’application « Factures de travaux ».

 

6.3       Valider une facture de sous-traitant en tant que titulaire

 

Attention : le titulaire du marché ne reçoit pas ses demandes de paiement de sous-traitant dans l’application « Factures de travaux » mais dans l’application « Factures à valider ».

Pour y accéder :

1. Se connecter au portail de services Chorus Pro
2. Cliquer sur le domaine « Factures »
3. Cliquer sur le bouton « Accéder » de l’application « Factures à valider »
4. Consulter le tableau de Synthèse

7. Cliquer sur le numéro de la facture reçue pour l’afficher Cliquer sur le bouton « Valider » ou bien sur le bouton « Refuser » en bas de page pour signifier son accord ou désaccord sur la pièce transmise. En cas de refus, il est nécessaire de préciser le motif.

Pour la sous-traitance, un refus ou bien une absence de validation du titulaire ne bloque pas la facture, qui est transmise à la M.O.E sous 30 jours par le portail.

Les factures sont transmises à la M.O.E, qui les récupère dans sa Synthèse de l’application « Factures de travaux ».

 

6.4       Suivre l’avancement de sa facture en tant que sous-traitant

 

Les factures des sous-traitants n’étant pas intégrées automatiquement dans le dossier de facturation créé par le titulaire lors du dépôt de son projet de décompte mensuel, il n’est pas possible au sous-traitant de suivre les étapes de paiement. Le sous-traitant ne dispose sur sa facture que du bouton « Suivi de traitement » qui lui indique si sa facture a été validée par le titulaire et reçue par la M.O.E.

Comme sa facture est traitée comme une simple pièce jointe à celle de son titulaire à partir de l’étape M.O.E, le portail de services ne peut lui renvoyer d’information sur son devenir ultérieur et sur son paiement.

 

6.5       Suivre l’avancement de sa facture en tant que cotraitant

 

Les factures de cotraitant peuvent être suivies comme les factures de travaux de titulaires.