Ce document précise les modalités de gestion des avis de marché F16 refusés.

 

 

 

1.1       Identification d’un F16 refusé

 

Après envoi d’un F16, il peut être affiché au statut « Refusé »

 

 

L’avis peut être « refusé » alors qu’il n’y a eu aucun message lors de la vérification ou de l’envoi du formulaire.

 

En cliquant sur le bouton à côté de « Refusé », une pop-up avec le message d’erreur s’affiche :

 

 

1.2       Téléchargement du fichier XML

 

Pour identifier la raison de la non-conformité, cliquer sur les trois points à droite, au niveau de « Actions » :

 

Cliquer ensuite sur « Télécharger le fichier XML »

 

 

Le fichier XML s’affiche dans la zone de téléchargement, pour être ensuite envoyé par vos soins à l’équipe support qui identifiera le refus.

 

 

1.3       Correction de l’avis

 

Pour rendre conforme le F16, il faut le corriger.   

Pour cela, revenez à la liste des formulaires en cliquant sur « Lister ».

 

 

Cliquez sur les trois points « Actions » à droite de l’avis concerné.

Cliquez sur « Corriger l’avis » dans la liste qui s’affiche après avoir cliqué sur « Actions ».

 

 

1. En corrigeant l’avis, un nouvel avis est créé. Il reprend le numéro de l’ancien formulaire incrémenté d’un numéro de version 01.
2. Le bouton « Consulter » permet de voir tous les avis liés à la procédure, y compris les refusés.

 

 

 

2.1       Cas 1 : Organisations

 

Cas 1 : absence du champ « Subdivision Pays NUTS (BT-507-Organization-Company) »

• Ce message indique que le champ « Subdivision Pays NUTS (BT-507-Organization-Company) » est vide.
• Le message est présent aussi sous la forme suivante :

The fields must be filled in Localisation: /PriorInformationNotice/cac:ProcurementProject/cac:RealizedLocation/cac:Address/cac:Country Rôle : ERROR Test : false()

 

 

Comment corriger l’erreur ?

1. Editer l’avis
2. Cliquer sur le bouton « Vérifier le formulaire »
3. Un message d’erreur apparaît indiquant la localisation du problème.

 

 

1. Au niveau de la section 1. Organisations, le champ « Subdivision pays (NUTS) (BT-507-Organization-Company) est absent pour une des organisations.
2. Compléter le champ « Pays (BT-514-Organization-Company) »
3. Remplir le champ pour cette organisation qui s’affiche
4. Vérifier les autres organisations

5. Cliquer sur le bouton « Vérifier le formulaire », l’erreur disparaît.

 

 

2.2       Cas 2 : Procédure – Conditions de passation du marché

 

Cas 2 : absence de valeur pour le champ « Description (BT-09(b)-Procedure) »

• Ce message signifie que le champ « Description (BT-09(b)-Procedure) », présent dans la sous-section 3.2 Procédure - Conditions de passation du marché est obligatoire.

 

 

Comment corriger l’erreur ?

1. Editer l’avis
2. Cliquer sur le bouton « Vérifier le formulaire »
3. Un message d’erreur avec la localisation du problème apparaît, au niveau de la section 3. Procédure.

 

 

 

1. Au niveau de la section 3. Procédure, sous-section 3.2 Conditions de passation du marché, le champ (BT-09(b)-Procedure) n’est pas renseigné.
2. Renseigner le champ avec une valeur, par exemple « Sans objet »
3. Cliquer sur le bouton « Vérifier le formulaire », l’erreur disparaît.

 

 

 

2.3       Cas 3 : Procédure – Conditions de passation du marché

 

Cas 3 : absence de valeur pour les champs « Base juridique (BT-01(f)-Procedure) » et « Description (BT-09(b)-Procedure) »

 

 

Comment corriger l’erreur ?

1. Cliquer sur les trois points à droite du formulaire, au niveau de « Actions »
2. Cliquer sur « Télécharger le fichier XML »
3. En cliquant sur Ctrl +A puis Ctrl +F, effectuer une recherche sur « ProcurementLegislationDocumentReference »
4. Les champs ci-dessous s’affichent en réponse à la recherche  :

1. • LocalLegalBasis : correspond au champ « Base juridique (BT-01(f)-Procedure) » de la section 3. Procédure - 3.1 Objet
   • CrossBorderLaw  : correspond au champ « Description (BT-09(b)-Procedure) » de la section 3. Procédure - 3.2 Conditions de passation du marché

 

 

1. Editer l’avis
2. Cliquer sur le bouton « Vérifier le formulaire »
3. Si aucune erreur ne s’affiche sur le formulaire, vérifier le remplissage des champs dans les sous-sections concernées
4. Renseigner ces deux champs, avec une valeur, par exemple « Sans objet » pour que l’erreur disparaisse.

1. • Dans la sous-section 3.1 Objet, le champ « Base juridique (BT-01(f)-Procédure) » est vide.
   • Dans la sous-section 3.2 Conditions de passation du marché, le champ « Description (BT-09(b)-Procédure) » est vide.

 

 

2.4       Cas 4 : Procédure – Conditions de passation du marché

 

Cas 4 : absence de valeur pour le champ « Code (BT-67(a)-Procedure) »

• Ce message signifie que le champ « Code (BT-67(a)-Procedure) est vide.

 

 

Comment corriger l’erreur ?

1. Editer l’avis
2. Cliquer sur le bouton « Vérifier le formulaire »
3. Un message d’erreur avec la localisation du problème apparaît, au niveau de la sous-section 3.2 Conditions de passation du marché.

 

 

1. Se rendre sur la sous-section 3.2.Conditions de passation du marché de la section 3. Procédure.
2. Le champ « Code (BT-67(a)-Procedure) », qui apparaît à la sélection de la notion « Avis » dans « Source des motifs d'exclusion (BT-806-Procedure) », est vide.
3. Cliquer sur le champ « Code (BT-67(a)-Procedure) » : une liste déroulante apparaît avec les motifs d’exclusion d’un soumissionnaire.
4. Choisir la valeur souhaitée
5. Cliquer sur le bouton « Vérifier le formulaire » : l’erreur disparaît au niveau de la sous-section 3.2 Conditions de passation de marché.

• En choisissant l’option « Documents de marché », le champ « Code (BT-67(a)-Procedure) » n’est pas à renseigner.

 

 

2.5       Cas 5 : Procédure – Détails du type de procédure

 

Cas 5 : absence de valeur pour le champ « La procédure est accélérée (BT-106-Procedure) »

• Ce message signifie que le champ « La procédure est accélérée (BT-106-Procedure) » est vide.

 

 

Comment corriger l’erreur ?

1. Editer l’avis
2. Cliquer sur le bouton « Vérifier le formulaire »
3. Un message d’erreur avec la localisation du problème apparaît, au niveau de la sous-section 3.3 Détails du type de procédure

 

 

1. Se rendre sur la sous-section 3.3 Détails du type de procédure de la section 3. Procédure
2. Compléter le champ « La procédure est accélérée (BT-106-Procedure) »
3. Cliquer sur le bouton « Vérifier le formulaire », l’erreur disparaît.

 

 

2.6       Cas 6 : Procédure – Distribution des lots

 

Cas 6 : absence de valeur pour les champs dans le cadre d’un avis de marché multilots

• • « Nombre maximal de lots pour lesquels un soumissionnaire peut présenter une offre (BT-31-Procedure) »
  • « Nombre maximal de lots pouvant être attribués à un soumissionnaire dans le cadre de marchés (BT-33-Procedure) »

Ces messages ne sont pas forcément présents simultanément. Cela dépend de la manière dont le formulaire a été complété.

 

 

Comment corriger l’erreur ?

1. Editer l’avis
2. Cliquer sur le bouton « Vérifier le formulaire »
3. Un message d’erreur avec la localisation du problème apparaît, au niveau de la sous-section 3.4 Distribution des lots

 

 

1. Se rendre sur la sous-section 3.4 Distribution des lots de la section 3. Procédure
2. Compléter les champs suivants obligatoires, uniquement dans le cas d’un avis constitué a minima de 2 lots :

1. • « Nombre maximal de lots pour lesquels un soumissionnaire peut présenter une offre (BT-31-Procedure) »
   • « Nombre maximal de lots pouvant être attribués à un soumissionnaire dans le cadre de marchés (BT-33-Procedure) »

3. Cliquer sur le bouton « Vérifier le formulaire », les messages d’erreur disparaissent.

 

 

2.7       Cas 7 : Lot – Informations sur la présentation

 

Cas 7 : incohérence dans les dates renseignées :

• « Date limite de demande d’informations complémentaires (BT-13(d)-Lot) » 
• « Date limite de réception des offres (BT-131(d)-Lot) »

Ce message signifie que la « Date limite de demande d’informations complémentaires (BT-13(d)-Lot) » doit être antérieure à la « Date limite de réception des offres (BT-131(d)-Lot) ».

 

 

Comment corriger l’erreur ?

1. Editer l’avis
2. Cliquer sur le bouton « Vérifier le formulaire »
3. Un message d’erreur grise apparaît.

 

 

1. Se rendre sur la sous-section 4.3 Informations sur la présentation de 4. Lot

• Sur le formulaire, la date limite de réception des offres est postérieure à la date limite de de demande d’informations complémentaires.
• Or les demandes d’informations complémentaires doivent être faites avant le dépôt des offres.

2. Saisir une « Date limite de réception des offres (BT-131(d)-Lot) » supérieure à « Date limite de demande d’informations complémentaires (BT-13(d)-Lot) »

3. Cliquer sur le bouton « Vérifier le formulaire », le message d’erreur disparaît.

 

 

2.8       Cas 8 : Lot – Informations sur la présentation

 

Cas 8 : absence de valeur pour le champ « Description (BT-745-Lot) » quand le champ « Présentation par voie électronique (BT-17-Lot) » est « Non autorisée »

• Ce message signifie que le champ « Description (BT-745-Lot) » est vide.

 

 

Comment corriger l’erreur ?

1. Editer l’avis
2. Cliquer sur le bouton « Vérifier le formulaire »
3. Se rendre sur la sous-section 4.3 Informations sur la présentation de la section 4. Lot

• Quand le champ « Présentation par voie électronique (BT-17-Lot) » est «  Non autorisée », le champ « Description (BT-745-Lot) » s’affiche.

4. Compléter le champ « Description (BT-745-Lot »
5. Faire de même pour chaque lot du formulaire
6. Cliquer sur le bouton « Vérifier le formulaire »

 

 

2.9       Cas 9 : Lot – Informations sur la présentation

 

Cas 9 : absence de valeur pour le champ « Raisons pour lesquelles la présentation par voie électronique n’est pas possible (BT-19-Lot) » quand le champ « Présentation par voie électronique (BT-17-Lot) » est « Non autorisée »

• Ce message signifie que le champ « Raisons pour lesquelles la présentation par voie électronique n’est pas possible (BT-19-Lot) » est vide.

 

 

Comment corriger l’erreur ?

1. Editer l’avis
2. Cliquer sur le bouton « Vérifier le formulaire »
3. Se rendre sur la sous-section 4.3 Informations sur la présentation de la section 4. Lot

• Quand le champ « Présentation par voie électronique (BT-17-Lot) » est « Non autorisée », le champ « Raisons pour lesquelles la présentation par voie électronique n’est pas possible (BT-19-Lot) » s’affiche.

4. Compléter le champ « Raisons pour lesquelles la présentation par voie électronique n’est pas possible (BT-19-Lot) »
5. Faire de même pour chaque lot du formulaire
6. Cliquer sur le bouton « Vérifier le formulaire »
7. Ce message peut se cumuler avec le cas précédent. Il est conseillé de vérifier tous les champs du bloc « Mode de présentation ».