Saisir ou déposer des factures sur le Portail de Services Chorus Pro


Ce guide détaille comment émettre manuellement une facture simple sur le portail Chorus Pro en tant que titulaire, sous-traitant ou co-traitant. Ce guide ne traite que des factures simples : pour les factures de travaux (relevant du CCAG travaux) ou bien les mémoires de frais de justice, se reporter aux pages de documentation dédiées. De même, pour la transmission en masse de factures par raccordement technique, se reporter à la documentation dédiée.

 

Table des matières (cliquer sur le chapitre de votre choix pour y accéder directement)

 

 

1    Choisir son mode de transmission de factures

 

Il existe trois alternatives pour envoyer ses factures manuellement sur Chorus Pro en « mode portail » (c’est-à-dire directement sur le portail de Services) :

  1. La saisie de facture,
  2. Le dépôt de facture,
  3. L’envoi d’un lot de factures.

Il est également possible de transmettre ou recevoir des factures de façon automatisée directement depuis ses outils de gestion, à l’aide de ce qu’on appelle un « raccordement technique ». Pour en savoir plus sur le « raccordement technique », se référer à la documentation dédiée dans la base de connaissances.

On peut choisir son mode de transmission à chaque nouvel envoi de facture. Par conséquent, il est possible d’alterner entre les méthodes en fonction de ses besoins et contraintes.

 

1.1        La saisie de facture

 

La saisie de facture consiste à créer une facture à partir de zéro directement à partir du Portail de Services Chorus Pro. Le portail fournit un formulaire à compléter avec l’ensemble des données requises pour la création d’une facture. L’utilisateur les complète, puis valide sa création pour l’envoyer au destinataire de son choix.

Pour pouvoir utiliser la saisie de facture, l’utilisateur doit toutefois au préalable autoriser le portail à générer des factures en son nom, en souscrivant ce qu’on appelle un « mandat de facturation ». Ce mandat autorise Chorus Pro à transformer les données saisies par l’utilisateur en véritables factures structurées.

 

A qui convient la saisie de factures ?

Le mode « saisir facture » convient aux utilisateurs qui n’utilisent pas déjà un modèle de facture existant avec lequel ils ont l’habitude de travailler. Il leur permet en effet de s’appuyer sur le modèle standardisé proposé par le portail.

Les entreprises qui disposent déjà de modèles de factures, et qui ont l’habitude de créer leurs factures dans leurs outils de gestion ou bien à la main via un tableur ou un traitement de texte ont davantage intérêt à utiliser le dépôt de facture.

 

1.2        Le dépôt de facture

 

Le dépôt de factures consiste à transmettre une facture existante (créée en dehors de Chorus Pro) en la « déposant » sur le Portail de Services sous un des formats autorisés (PDF, XML ou PDF/A3). Les formats XML et PDF/A3 doivent être conformes au document « spécifications externes » de Chorus Pro, mais il n’y a pas de contrainte sur le format PDF simple.

Lors du dépôt, le Portail de Services analyse la facture téléchargée par l’utilisateur pour pré-renseigner un maximum de champs du formulaire d’envoi, allégeant d’autant la charge de saisie de la part de l’utilisateur. Ce dernier n’a plus ensuite qu’à vérifier les données rapatriées, les corriger (le cas échéant) et les compléter, pour envoyer la facture.

Ici, le formulaire d’envoi sert principalement à adresser la facture (désigner son destinataire) et à récapituler les données fondamentales de cette dernière (numéro, montants, références). L’original de facture reste le fichier téléchargé par l’utilisateur, qui est transmis au destinataire.

 

A qui convient le dépôt de factures ?

Le dépôt convient à une majorité de petites et moyennes entreprises qui ont déjà l’habitude de produire des factures avec leur mise en forme propre et qui souhaitent simplement les transmettre telles quelles à leurs destinataires.

Dans la mesure où il permet l’envoi de factures au format PDF, le dépôt convient également aux utilisateurs non experts en informatique. Il est en effet très facile de transformer la plupart des documents en fichier PDF simplement en les enregistrant au format « .pdf ».

Attention : il est en revanche déconseillé de produire ses factures PDF en scannant un document papier. Outre que cette approche suppose d’être parti d’une facture papier, ce qu’on cherche à éviter avec la dématérialisation, un scan produira toujours ce qu’on appelle un « PDF image », c’est-à-dire une sorte de « photo » du document. Lorsque le portail analysera cette image, il n’y reconnaitra pas les données de facturation, ce qui contraindra l’utilisateur à toutes les ressaisir. Ce type d’inconvénient ne se présente pas lorsqu’on enregistre sa facture « sous » format PDF. Elle garde alors un format PDF texte, où les données saisies (montants, SIRET, etc.) restent dans l’ensemble reconnaissables.

 

1.3        Le dépôt d’un lot de factures

 

Le dépôt d’un lot de factures permet de transmettre en une seule manipulation plusieurs factures, plutôt que d’avoir à enchainer les dépôts de factures à l’unité.

Les formats proposés pour le dépôt en masse sont limités aux formats structurés ou mixtes, c’est-à-dire XML ou PDF A/3, qui requièrent des compétences informatiques pour être utilisés. La structuration des données de facturation dans ces formats doit suivre les « spécifications externes » de Chorus Pro.

A qui convient le dépôt de factures ?

Le dépôt d’un lot factures convient aux entreprises qui sont capables de produire leurs factures aux formats structurés ou mixtes décrits par les « spécifications externes » de Chorus Pro et qui gèrent un volume de factures suffisamment important pour rendre l’envoi en masse attractif.

La production de factures au format des « spécifications externes » constituant le premier pré-requis d’un « raccordement technique », il peut toutefois être plus intéressant pour ces entreprises d’étudier l’opportunité d’un tel raccordement, qui leur permettra d’automatiser leurs envois plutôt que d’avoir à les réaliser à la main.

 

 

2    Prérequis et concepts communs aux trois modes de transmission

 

2.1       Prérequis

 

Pour pouvoir transmettre manuellement des factures dans Chorus Pro, il est nécessaire de :

  1. Disposer d’un compte utilisateur sur Chorus Pro (ce qui permet de s’assurer de l’identité du déposant de chaque facture). Si vous ne disposez pas d’un compte sur Chorus Pro, il vous faudra donc d’abord vous en créer un.
  2. Être connecté à ce compte utilisateur (c’est-à-dire d’avoir utilisé le bouton « se connecter » pour s’identifier avec son login / mot de passe sur le portail).
  3. Être habilité sur la structure correspondant à l’entreprise au nom de laquelle on souhaite émettre la facture (c’est-à-dire votre entreprise).
  4. De disposer du profil « Factures émises : modification » sur cette structure.

 

Pour en savoir plus sur la création de compte et les habilitations, reportez-vous à la page de documentation dédiée.

 

2.2       Concepts

 

2.2.1      Cadre de facturation

 

Le « cadre de facturation » permet d’identifier le document déposé ainsi que l'acteur en charge du dépôt. Cette information est renseignée pour chaque pièce transmise. Pour l’envoi de factures simples, on distingue quatre cadres de facturation :

 

Des cadres de facturation spécifiques sont par ailleurs prévus pour les documents transmis dans le cadre des marchés de travaux, des mémoires de frais de justice et des demandes de remboursement de la Taxe Intérieure sur les Carburants (TIC).

 

2.2.2      La notion d’État dans Chorus Pro

 

Lors d’un envoi de facture, le portail vous demandera toujours en premier lieu si le destinataire est l’État. Il faut savoir que toutes les entités publiques ne sont pas considérées comme représentant l’État dans Chorus Pro.

On entend par « État » les Services centraux ou déconcentrés dépendant directement des ministères ou du gouvernement. Tous partagent un même SIRET (11000201100044) dans Chorus Pro, et se différencient par le code service qu'ils utilisent. Ce code service est précisé sur tous les bons de commande officiels "Chorus".

On retrouvera notamment dans le périmètre hors « État » les collectivités locales (Mairies, Régions), les établissements publics nationaux ou locaux, les hôpitaux. A la différence des services de l’Etat, chaque entité hors État utilisera son SIRET propre.

 

3    Comment saisir une facture

 

3.1        Prérequis : souscrire un mandat de facturation

 

Un mandat de facturation autorise Chorus Pro à générer des factures sur la base des éléments que vous indiquez (ex : montants, destinataires, références, etc.) lorsque vous optez pour la saisie de facture (création de la facture directement sur le portail de services Chorus Pro) plutôt que le dépôt de factures (dépôt d’une facture créée en dehors du portail de services).

Il s’agit donc d’un prérequis obligatoire à la saisie de factures directement sur Chorus Pro pour les fournisseurs privés. En revanche, il n’est pas nécessaire en cas de dépôt sur le Portail ou d’envoi par flux.

Le contrat de mandat est signé directement en ligne.

 

Pour souscrire un mandat de facturation sur Chorus Pro :

  1. Dans le domaine « Facturation », cliquer sur l’application « Souscrire un mandat de facturation ».
  2. Dans le bloc « Informations générales », sélectionner votre structure et attribuer un nom au mandat. Les informations sur l’adresse postale et le signataire sont reprises automatiquement.
  3. Cliquer en bas de page sur le bouton « Soumettre ». Votre mandat est signé immédiatement, vous pouvez commencer à saisir une facture.

 

Formulaire de saisie d'un mandat de facturation

 

3.2       Saisir l’entête de la facture

 

3.2.1      Accéder à l’application de saisie de facture

 

  1. Se connecter sur le Portail de Services Chorus Pro avec son identifiant et son mot de passe.
  2. Cliquer sur le domaine "Facturation".
  3. Cliquer sur l'application "Factures émises".
  4. Sélectionner l'onglet "Saisir facture".

 

3.2.2      Identifier le destinataire de la facture

 

Dans le bloc « Destinataire de la facture » :

  1. Préciser si le destinataire est l’État. Cocher « Oui » pré-renseigne automatiquement le SIRET commun partagé par tous les services de l’État sur Chorus Pro.
  2. Si le destinataire n’est pas un service de l’État, il est possible d’entrer directement le numéro SIRET du destinataire ou de cliquer sur « Recherche avancée » pour retrouver le destinataire à partir de son SIRET, de son nom, de sa ville ou de son code postal
  3. Si la saisie du code service est obligatoire pour ce destinataire, saisir le code service pertinent. Pour savoir si un destinataire impose des codes services, consulter l’annuaire du portail ou se référer aux documents fournis par votre client, et notamment les bons de commande, qui doivent préciser ce type d’information.

 

La Raison sociale et l’adresse postale du destinataire sont déduites automatiquement des données saisies et s’affichent en partie inférieure du bloc.

Sélection du destinataire d'une facture en mode saisie

 

Tous les boutons « Recherche avancée » fonctionnent de façon similaire dans Chorus Pro. Cliquer sur « Recherche avancée » renvoie vers un nouvel écran à partir duquel on peut saisir ses critères de recherche. Cliquer sur le bouton « rechercher » lance la rechercher sur les critères saisis, et cliquer sur « retour » permet de revenir à l’écran précédent.

Pour une recherche de structure destinataire, les résultats s’affichent dans un tableau en bas de page.

Sélectionner la structure de son choix dans le tableau de résultats en cliquant sur la coche de sélection. Seule une structure au statut « Actif » peut être facturée.

Le choix renvoie automatiquement au formulaire de saisie de facture.

 

Illustration d'une recherche de destinataires

 

Points d’attention :

 

3.2.3      Identifier le fournisseur de la facture

 

Dans le bloc « Fournisseur de la facture » :

  1. Sélectionner la « désignation » (c’est-à-dire le nom de votre entreprise) : le menu déroulant propose l’ensemble des structures auxquelles le compte utilisateur est rattaché. Il s’agit de la structure au nom de laquelle la facture est émise.
  2. Facultatif : Sélectionner le service. Le menu déroulant contient l’ensemble des services paramétrés sur la structure.
  3. L’identifiant, l’adresse, le pays et le numéro RCS sont remplis automatiquement à partir de la fiche structure.
  4. Sélectionner les références bancaires : le menu déroulant liste les comptes bancaires enregistrés sur la fiche structure. Si vous faites appel à une société d’affacturage, sélectionnez ses coordonnées bancaires. Dans ce cas, les coordonnées bancaires sont celles de l’affactureur, et la raison sociale de la société d’affacturage (le factor) s’affiche.

 

Complétion ou correction de la zone "Fournisseur" de la facture, en mode saisie

Pour en savoir plus sur la gestion des coordonnées bancaires (comment les enregistrer ou les modifier dans Chorus Pro), reportez vous à la documentation sur la gestion des structures.

Veuillez noter qu’un comptable public n’a normalement le droit de payer une facture que sur la base des coordonnées bancaires fournies lors de la contractualisation. Les coordonnées fournies via Chorus Pro ne le sont donc qu’à titre indicatif, dans la cadre de la facturation à la sphère publique. En cas de changement de coordonnées bancaires, l’entreprise doit donc se rapprocher de son client pour faire enregistrer le changement de coordonnées dans un avenant au contrat.

 

3.2.4      Saisir le cadre de facturation

 

Dans le bloc « Cadre de facturation », sélectionner dans la liste déroulante le type d’action que vous souhaitez réaliser :

Dans le cas du choix des cadres A9 ou A12, un champ additionnel s’affiche pour vous permettre de désigner le SIRET du « valideur », c’est-à-dire tu titulaire ou mandataire du marché à qui sera diffusée pour validation votre facture de sous-traitance/cotraitance.

 

Choix du cadre de facturation au travers d'une liste déroulante

 

3.2.5      Saisir les références de la facture

 

Dans le bloc « références », renseigner :

  1. La devise (par défaut, la valeur est en euros).
  2. Le type de facture (Facture ou Avoir).
  3. Le type de TVA :
    1. TVA sur les encaissements : cette TVA est sélectionnée par défaut.
    2. TVA sur les débits : à sélectionner uniquement dans le cas où vous avez effectué une démarche auprès des services fiscaux pour être en TVA débits.
    3. Exonéré : si vous êtes exonérés, précisez le motif d’exonération grâce au menu déroulant.
    4. Sans TVA : si vous n’êtes pas assujettis.
  4. Le motif d’exonération (à compléter uniquement si vous avez sélectionné « exonéré » pour le type de TVA).
  5. Le numéro du marché/contrat (facultatif).
  6. Le numéro d'engagement (obligatoire si demandé par la structure publique).
  7. En cas d'avoir, le numéro de la facture d'origine (facultatif) ;
  8. Le mode de règlement : par défaut, la valeur est "Virement". En cas de report d’un avoir sur la prochaine facture, sélectionner le mode de paiement "Report".

 

Illustration de la zone "Références" de la facture en mode "Saisie"

 

Remarque : Lors d’une « saisie de facture », le numéro de facture est généré automatiquement par Chorus Pro, car c’est le portail qui crée la facture. Dans le cas d’un « dépôt de facture », la procédure est différente car la facture est présumée déjà exister et disposer d’un numéro, qu’il s’agit donc de reprendre.

 

3.2.6      Enregistrer la facture

 

Cliquer sur le bouton « Enregistrer » en bas de page.

Attention : à ce stade, la facture n’est pas encore envoyée. Elle passe simplement au statut « Brouillon », qui, comme son nom l’indique, signifie qu’elle peut encore être modifiée par vos soins.

5 nouvelles rubriques apparaissent :

Chacune de ces rubriques est détaillée dans la section suivante.

 

3.3       Saisir les lignes et montants de la facture

 

3.3.1      Saisir les lignes de facture

 

Une facture doit comprendre au moins une ligne.

Dans le bloc « Ligne de facture » :

  1. Cliquer sur le bouton « Ajouter une ligne de facture ».
  2. Dans la nouvelle page qui s’ouvre, renseigner les éléments de la ligne :
    1. Référence : code de l'article de la fourniture (zone informative et facultative).
    2. Dénomination : nom de l'article de la fourniture.
    3. Quantité : nombre d'unités facturées.
    4. Unité : unité utilisée pour la livraison.
    5. Montant unitaire HT : prix unitaire (HT) avant remise par unité de livraison.
    6. Montant remise HT : en cas de remise, le montant à déduire de la facture peut être saisi soit HT au niveau de la ligne de facture, soit TTC au niveau de la rubrique Montant Total de la facture.
    7. Taux de TVA : à indiquer par l'émetteur de la facture.
    8. Le Montant HT après remise HT est calculé automatiquement selon la formule : [(Quantité) * (Montant unitaire HT) - (Montant remise HT) ]* (1 + Taux TVA)
    9. Le Montant TTC après remise HT est calculé automatiquement en appliquant la TVA sur le montant après remise HT.
  3. Cliquer sur « Valider et fermer » pour terminer votre saisie ou bien sur « Valider et ajouter » pour ajouter une nouvelle ligne.

 

Formulaire de saisie d'une ligne de facturation en mode "Saisie"

 

Une fois les lignes créées, le bloc « Ligne de facture » se met à jour avec les données saisies.

 

Résultat de la saisie de lignes de facturation : toutes les lignes saisies s'affichent dans un tableau

 

Pour chaque ligne de facture, il est possible de :

 

3.3.2      Vérifier le récapitulatif et les montants de TVA

 

Dans le bloc « Récapitulatif TVA », les données du tableau sont calculées automatiquement à partir des informations saisies dans les lignes de facture et une ligne par taux de TVA s'affiche.

Dans le bloc « Montant totaux », les montants HT, de TVA et TTC avant remise sont calculés automatiquement à partir des informations saisies dans les lignes de facture.

 

Vue des blocs "TVA" et "Montants totaux" de la facture

 

En cas de remise, saisir le montant de la remise TTC ainsi qu’un motif.

Le montant TTC après remise est calculé automatiquement à partir du montant TTC avant remise et du montant de la remise.

Le net à payer est pré-rempli automatiquement mais reste modifiable.

Si vous avez sélectionné exonéré de T.V.A ou sans T.V.A les lignes du tableau récapitulatif de TVA et les montants totaux sont mis à jour automatiquement.

Point d’attention : Pour les factures, avoir, solde d’acompte ou de régularisation dont le montant à payer est nul, renseigner la valeur « 0 ».

 

3.3.3      Saisir un commentaire

 

Le bloc « Commentaire » permet de saisir, si besoin, un commentaire libre, afin de :

 

3.3.4      Ajouter des pièces jointes

 

Dans le bloc « Pièces jointes », cliquer sur le bouton « Ajouter une pièce jointe » pour ajouter des pièces jointe si nécessaire.

Une nouvelle fenêtre s’ouvre. En partie gauche, la section « Ajouter un pièce jointe » permet d’importer un document de son ordinateur vers Chorus Pro, en lui attribuant la désignation (nom) de son choix, et précisant de quel « type de pièce jointe » il s’agit (choisir dans la liste déroulante). Le bouton blanc « Ajouter » permet alors d’ajouter la pièce téléchargée à sa facture. Elle apparait alors en partie basse d’écran, dans le bloc « Liste des pièces jointes ».

Si vous avez rattaché des pièces jointes au niveau de votre structure, elles apparaissent en partie droite de l’écran, dans le bloc « Liste des pièces jointes disponibles ». Ces pièces mémorisées peuvent être sélectionnées avec le bouton « + » et rajoutée en un seul clic à la « Liste des pièces jointes » de la facture.

 

Points d’attention :

 

Vue de l'écran d'ajout de pièces jointes

 

Une fois toutes les pièces requises ajoutées, cliquer sur le bouton « Retour » pour revenir à la facture. On constate que le bloc « pièces jointes » en bas de formulaire contient bien toutes les pièces ajoutées.

Pour chaque pièce jointe, l’utilisateur peut utiliser les icônes d’action pour :

Il est également possible de :

 

3.3.5      Envoyer la facture

 

En bas de page, deux boutons sont affichés :

Le premier permet simplement d’enregistrer une nouvelle fois sa facture « brouillon », pour y revenir ultérieurement. Le bouton « Enregistrer » n’envoie pas la facture à son destinataire. Autrement dit, pour être payé, il faut penser à envoyer la facture.

Pour envoyer la facture, il suffit de cliquer sur le bouton « Valider et envoyer ».

Si certains champs obligatoires ne sont pas renseignés ou si les données renseignées sont erronées, un message indiquant le détail des erreurs s’affiche en rouge en haut de la page. Un contrôle de cohérence entre le numéro d’engagement et le code service est également effectué dans le cas des factures à destination de l’État. Dans tous les cas, il est nécessaire de corriger toutes les erreurs repérées pour finaliser son envoi. 

En l’absence d’erreurs, une fenêtre de demande de confirmation s’affiche. Cliquer sur « Confirmer et envoyer » pour soumettre la facture. Un page de récapitulatif de l’envoi s’affiche alors.

 

Message de confirmation d'envoi de facture

 

Les boutons d’action du récapitulatif permettent les actions suivantes :

 

Il est important de noter qu’une fois envoyée, une facture ne peut plus être modifiée.

 

 

4    Comment déposer une facture

 

Le dépôt de facture consiste à déposer sur Chorus Pro une facture préalablement créée en dehors du portail sous un des formats prévus.

Il est proposé deux types de formats :

Le PDF/A3, également appelé « Factur-X », est un format mixte qui relève, en dépit de son nom, du même processus de dépôt que le format XML.

La signature électronique n’est pas obligatoire sur les factures.

Il est demandé aux utilisateurs de ne pas protéger leur fichier PDF de facture par un mot de passe.

 

4.1        Accéder à l’application « déposer facture »

 

  1. Se connecter sur le Portail de Services Chorus Pro avec son identifiant et son mot de passe.
  2. Cliquer sur le domaine "Facturation".
  3. Cliquer sur l'application "Factures émises".
  4. Sélectionner l'onglet "Déposer facture".

 

4.2       Déposer le fichier

 

Cliquer sur le champ "Choix du fichier à importer" puis sélectionnez le fichier PDF (ou XML) à partir de votre poste de travail.

 

Ecran de téléchargement sur Chorus Pro de la facture fournisseur

 

Le portail de services Chorus Pro lance un traitement de reconnaissance des informations présentes et identifie automatiquement le format de dépôt de la facture.

A partir de cette étape le processus diffère selon le type de fichier envoyé :

 

4.3       Choisir le cadre de facturation et préciser la structure émettrice

 

Préciser un "cadre de facturation". Celui-ci permet d’identifier le type de document transmis ainsi que le déposant.

 

Ecran de choix du cadre de facturation en mode "Dépôt"

 

Après avoir choisi le cadre de facturation, sélectionner la "structure" (c'est à dire l'entité) au nom de laquelle vous allez émettre votre facture (autrement dit votre entreprise, si vous êtes un fournisseur). L’ajout d’un code service émetteur est facultatif et n’a de sens qui si vous en avez créé sur votre structure.

 

Possibilité d'indiquer un service émetteur de la facture en mode dépôt, avant de compléter le formulaire d'envoi

 

Cliquer sur le bouton "Continuer". Chorus Pro lance un traitement de reconnaissance des informations présentes dans le fichier PDF afin de les récupérer automatiquement pour vous épargner d'avoir à les ressaisir manuellement.

 

Fenêtre indiquant que Chorus Pro analyse le contenu du PDF chargé par l'émetteur

 

4.4       Vérifier la facture préremplie

 

Une fois le traitement terminé, Chorus Pro crée une facture pré-remplie à partir des données qui ont été reconnues (ex: les montants) et que vous avez saisi lors des étapes précédentes du dépôt (ex: votre "structure"). Les informations reconnues sont affichées en surbrillance bleue.

 

Avant validation de l’envoi de votre facture :

 

Vue d'ensemble du formulaire d'envoi de facture : on retrouve une vue de la facture et les différents blocs portant les informations essentielles du document

 

4.5       Vérifier / compléter le bloc « références »

 

Renseignez le numéro et la date de la facture.

Chaque facture déposée sur le portail de services Chorus Pro, pour un identifiant émetteur donné, doit avoir un numéro unique par année de création. Si un doublon est identifié, le message de rejet suivant apparaîtra : « Vous avez déjà déposé une demande de paiement avec ce numéro de facture pour cette structure ».

 

Renseignez la devise (prérempli avec "Euro européen" par défaut), le type de TVA qui sont des champs obligatoires et le n° d’engagement si besoin.

Complétez / modifiez :

 

4.6       Vérifier / compléter le bloc « destinataire de la facture »

 

Le bloc « Destinataire de la facture » est celui qui vous permet d’adresser votre document à votre client.

Le destinataire correspond à la structure publique à laquelle est adressée la facture :

Dans tous les cas, il est de la responsabilité des entités publiques de fournir à leurs fournisseurs, notamment sur leurs bons de commande, les références qu’ils doivent utiliser pour envoyer leurs factures : SIRET destinataire, code service (le cas échéant) et numéro d’engagement (le cas échéant).

Les outils de recherche de Chorus Pro ne sont fournis qu’à titre d’aide pour retrouver ces éléments sans avoir à fouiller dans son contrat.

 

Point d’attention : on ne peut envoyer de facture qu’à une structure publique « active ». Si jamais vous ne retrouvez pas le SIRET de votre choix dans votre recherche de destinataires, il est possible que ce soit parce qu’il est au statut « inactif » ou bien parce qu’il n’est pas destiné à traiter des factures simples (cas particulier de certaines maitrises d’ouvrage sur les marchés de travaux). Chaque entité publique disposant au moins d’un SIRET actif dédié aux factures simples, rapprochez-vous de votre client pour qu’il vous indique quel SIRET utiliser.

 

4.7       Vérifier/Compléter le bloc « Fournisseur »

 

La structure émettrice de la facture apparaissant dans le champ "Désignation" est celle que vous avez déclarée au moment du téléchargement de votre dépôt. Vous pouvez toutefois toujours la modifier en utilisant la liste déroulante, si vous vous étiez trompé.

 

Sélectionner, si besoin, le « Service » émetteur.

 

Le champ Références bancaires est facultatif. Il est rempli par défaut s’il y a une seule référence enregistrée sur la structure. Sinon, vous pouvez la sélectionner depuis la liste déroulante.

 

Veuillez noter que les paiements ne peuvent intervenir que sur un RIB déclaré au niveau du marché / contrat. Si vous changez de coordonnées bancaires en cours de contrat, pensez donc bien à faire mettre à jour ce dernier par avenant pour qu’il référence vos nouvelles coordonnées.

 

4.8       Vérifier le bloc « Montants totaux »

 

Les montants du bloc sont préremplis par Chorus Pro.

 

4.9       Compléter le bloc « Récapitulatif TVA » (facultatif)

 

S’il y a plusieurs taux de TVA, vous pouvez détailler les taux et les montants dans le récapitulatif TVA.

Dans le bloc « Montants totaux », cliquer sur « Détail TVA » et renseigner le taux de TVA et le montant de base par taux. Le montant TVA par taux de TVA est calculé automatiquement (dans le cas où le bloc « Récapitulatif TVA » est complété, le taux de TVA et le montant sont obligatoires).

Cliquer sur « Ajouter/Modifier » pour valider votre saisie.

 

Complétion du récapitulatif de TVA

 

La ligne ajoutée apparaît alors dans le bloc « Récapitulatif TVA »

 

Restitution des lignes de TVA saisies dans le récapitulatif de TVA

 

 

Il est ensuite possible de modifier ou de supprimer la ligne récapitulative TVA à l'aide des boutons "Actions" (suppression via l’icône en forme de poubelle, modification via l’autre icône).

 

4.10   Ajouter des pièces jointes

 

La facture PDF est toujours jointe par défaut mais vous pouvez ajouter toute autre pièce de votre choix à l’appui de votre facture.

Pour ce faire, cliquer sur « Ajouter une pièce jointe ». Voir le paragraphe 3.3.4 pour en savoir plus sur l’ajout de pièces jointes.

 

4.11    Soumettre la facture

 

Une fois la saisie terminée, il est possible de :

 

Après avoir cliqué sur « Valider et envoyer », une fenêtre de confirmation s’affiche pour valider l’envoi de la facture. Cliquer sur Annuler renvoie à l’étape précédente. En revanche, cliquer sur « Confirmer et envoyer » envoie la facture. Un récapitulatif d’envoi s’affiche alors.

 

Télécharger le certificat de dépôt de la facture est facultatif et ne présente pas d’intérêt particulier. En effet, ce certificat ne fait que mentionner que vous avez « déposé » la facture, ce que l’on peut par ailleurs retrouver facilement en consultation dans le portail. Le délai global de paiement ne commence vraiment à courir que lorsque la facture a été transmise au client, c’est-à-dire lorsque le statut de traitement de cette dernière bascule à « Mise à disposition ».

Vous pouvez consulter le statut des factures que vous avez envoyées en cliquant sur le bouton « suivre la facture » ou bien, si vous avez quitté la page d’envoi de facture, en allant rechercher les factures que vous avez envoyées dans le menu « Rechercher » ou dans le menu « Tableau de Bord ». Dans « Rechercher », lancer une recherche sans définir de critères affiche un tableau de la totalité de vos factures envoyées, avec leurs statuts de traitement respectifs.

Il est possible de donner son avis sur la qualité du service en ligne mis à disposition pour le dépôt de vos factures en cliquant sur le bouton « Je donne mon avis » présent au bas du récapitulatif.

 

4.12   Annexe : Créer des factures aux formats gérés par Chorus Pro

 

4.12.1   Créer un PDF simple

 

A partir d’un traitement de texte ou d’un tableur, il suffit de sélectionner le menu « enregistrer sous » et de choisir le type « PDF (*.pdf) ». Votre document sera alors converti et enregistré au format PDF.

 

Comment convertir un fichier en PDF : l'ouvrir faire "enregistrer sous" en choisissant l'extension ".PDF"

 

4.12.2  Créer une facture au format PDF signé (facultatif)

 

Sur le portail de services Chorus Pro, la signature électronique des factures n'est obligatoire que pour les entreprises qui n'ont pas mis en place de contrôle permettant d'établir un lien entre les factures émises et les livraisons ou prestations qui sont facturées. Cette contrainte ne concerne qu’une minorité d’entreprises dans la mesure où elle existait déjà pour la facturation papier, et où elle consiste simplement à être capable de rapporter chacune de ses factures à une prestation qu’on a réalisée.

 

Si vous souhaitez malgré tout signer électroniquement une facture, il faut utiliser un logiciel de signature permettant d’intégrer dans votre document PDF un certificat électronique qui vous est propre (équivalent informatique de votre signature). Plusieurs solutions existent sur le marché dont certaines gratuites. L’acquisition d’un certificat est en revanche en général payante. Si vous êtes concernés par ce mode de dépôt, la signature devra être apposée en amont du dépôt de facture dans Chorus Pro.

 

4.12.3   Créer une facture au format PDF/A3

 

Le PDF A3 est un fichier PDF dans lequel il est possible d’inclure un fichier au format XML qui contient les données électroniques de la facture. Il est recommandé d’utiliser un outil du marché ou développer votre propre programme en interne.

 

4.12.4  Créer une facture au format XML

 

Veuillez-vous référer aux Spécifications Externes de Chorus Pro afin de vous conformer aux règles de structuration et de nommage requises pour l’envoi de vos flux via le portail :

 

5    Comment déposer un lot de factures

 

Il est possible de déposer manuellement un lot de plusieurs factures sur Chorus Pro en mode portail. Cela exige de produire ses factures sous un format structuré conforme aux formats décrits dans le document « spécifications externes » de Chorus Pro. Il n’est donc pas possible de déposer en masse des factures au format PDF simple. Seuls les formats XML et PDF/A3 (mixte) sont autorisés.

 

5.1        Prérequis

 

5.1.1        Formats imposés

 

Pour pouvoir déposer des lots de factures, ces dernières devront respecter un des formats suivants :

Ces formats de facture sont tous des formats structurés (c’est-à-dire que chaque ligne et colonne correspond à un type de donnée bien déterminé, par exemple montant HT, destinataire de la facture, etc.). Le PDF/A3 (aussi appelé « Factur-X ») ne doit pas être confondu avec le PDF classique. C’est un format dit « mixte », qui associe à un fichier PDF à des données structurées et qui relève du même processus de dépôt que le format XML.

 

Pour pouvoir effectuer un dépôt de facture par lot il faut donc impérativement respecter la structure, ou « syntaxe », attendue par Chorus Pro, qui seule permet au portail d’interpréter correctement le sens de vos données. Les syntaxes à respecter sont les suivantes :

 

Le dépôt de factures par lot est réservé aux entités capables de générer leurs factures sous ces formats.

* Note : Les syntaxes "FE" identifiées dans les listes ci-dessus permettront à ceux qui le souhaitent d'expérimenter l'envoi de leurs factures aux entités publiques (et uniquement aux entités publiques) aux formats dédiés à la facturation électronique inter-entreprises (voir le site Impôts.gouv.fr).

 

5.1.2       Constitution du lot de factures

 

Les factures à transmettre doivent être regroupées au sein d’un unique fichier compressé de format ZIP ou TAR.GZ avant d’être déposées dans Chorus Pro. Votre lot de facture se présente donc comme un fichier se terminant avec une des extensions suivantes :

 

Attention, si la syntaxe des factures figurant dans le fichier compressé n’est pas respectée, elles ne pourront pas être déposées, car le lot sera illisible pour Chorus Pro. Par exemple, si vous rassemblez des PDF classiques dans un fichier ZIP, cela ne fonctionnera pas.

 

Pour créer un fichier en « .zip » sous Windows (exemple avec l’outil 7-zip) :

  1. Sélectionner l’ensemble des factures que vous souhaitez émettre sur votre poste de travail.
  2. Faire un clic droit pour afficher le menu contextuel Windows.
  3. Dans la liste des choix, cliquer sur le nom de votre outil de compression de fichiers (ex : WinZip, PeaZip, IZARC ou 7-Zip). Nous illustrerons la démarche pour 7-ZIP (logiciel gratuit) mais elle est à peu près similaire quel que soit l’outil utilisé. Une nouvelle fenêtre de choix s’affiche.
  4. Cliquer sur « Ajouter à l’archive… ».

 

Illustration de la création d'un lot de factures sous "ZIP"

 

  1. Nommer l’archive (le fichier compressé que vous venez de créer) et si nécessaire avec l’outil utilisé sélectionner le format d’archive « zip », et valider vos choix avec « OK ».

 

Une approche alternative consiste à créer un fichier zip vierge et à glisser / déposer les fichiers de facture dessus pour les y intégrer.

 

Pour créer un fichier « .tar.gz » avec 7zip sous Windows :

Cette approche s’effectue en deux temps : d’abord on compresse les factures au format tar, et ensuite, on recompresse le fichier tar obtenu au format gzip.

  1. Sélectionner les fichiers concernés et faire un clic droit pour faire apparaitre le menu contextuel.
  2. Cliquer sur « 7-Zip » puis sur « Ajouter à l’archive …
  3. Cliquer sur « Ajouter à l'archive... » puis nommez l'archive dans le champ « Archive ».
  4. Sélectionner le format d'archive « tar » puis cliquez sur OK. Votre fichier « .tar » est créé.
  5. Une fois le fichier « .tar » créé, faites un clic droit sur le fichier, cliquer sur « 7-Zip » puis sur « Ajouter à l’archive… ».
  6. Sélectionner le format de l'archive "gzip" puis cliquez sur OK.

 

5.2       Déposer son lot de factures

 

5.2.1       Accéder à l’application « Factures émises » et à « Déposer facture »

 

L’accès à la fonctionnalité s’effectue de la même façon que pour un dépôt de facture unitaire :

  1. A partir de la page d’accueil du portail de services Chorus Pro, se connecter à son compte.
  2. Cliquer sur le domaine « Facturation ».
  3. Cliquer sur « Factures émises ».
  4. Cliquer sur « Déposer facture » dans la barre de menu supérieure.

 

5.2.2      Importer son fichier .zip ou.tar.gz

 

  1. Cliquer sur le champ « choix du fichier à importer » puis sélectionner le fichier compressé en « .zip » ou en « .tar.gz » à importer depuis son ordinateur.

Une fois le fichier importer, un nouveau bloc « Format de dépôt » s’affiche sur la page :

 

  1. Sélectionner le type de format correspondant à votre format de facture : XML structuré, mixte ou PDF/A3.
  2. Sélectionner la syntaxe utilisée pour les factures.

Ci-dessous la liste des syntaxes disponibles par format :

Attention :  Sélectionner une syntaxe de la liste qui ne correspond pas à la syntaxe de votre fichier peut entrainer le rejet du flux.

* Formats "FE" accessibles uniquement en qualification.

 

  1. Sélectionner / corriger la structure émettrice (autrement dit indiquer quelle structure émet la facture).
  2. Cliquer sur le bouton « continuer » pour procéder à l’envoi.

 

Un contrôle est effectué par Chorus Pro sur le format du lot pour vérifier que :

Si ces contrôles sont positifs, le lot est enregistré dans le portail de services Chorus Pro et une fenêtre de confirmation d’envoi s’affiche. Toutefois, après l’envoi, Chorus Pro réalise une deuxième série de contrôles pour vérifier l’absence de problèmes structurels ou fonctionnels sur le lot.

 

Suivant le résultat de ces contrôles :

 

Il est donc important, après un envoi d’aller contrôler dans « Factures émises » et dans « Suivi des flux » le résultat de ses envois. Pour en savoir plus sur le suivi de flux, se reporter à la documentation dédiée.

 

5.3       Point d’attention : les syntaxes dédiées aux factures de travaux

 

Les syntaxes intitulées « Seulement pour factures de travaux » ne doivent pas être utilisées pour déposer des factures simples. Si un flux déposé avec la syntaxe "seulement pour factures de travaux" contient des factures simples, il sera rejeté.

Pour mémoire, l'objectif de ces syntaxes est de permettre à ceux qui le souhaitent de scinder leur flux « travaux » et « factures simples » en deux flux distincts et totalement indépendants (là où au départ pouvait exister un flux commun).

 

 

6    Les contrôles effectués par Chorus Pro sur les factures

 

Chorus Pro assure 3 niveaux de contrôle sur les données de facturation.

 

  1. Les contrôles de cohérence du flux et de sécurité : Pour chaque flux reçu, un contrôle antiviral et un contrôle sur les formats sont prévus tant pour les données de facturation originales que pour les pièces jointes.
  2. Les contrôles de structure des données : Pour chaque type de flux, les règles de syntaxe, cardinalité et format des données sont contrôlées en entrée de la solution.
  3. Les contrôles de la cohérence des données :
    1. Vérification de l’existence des SIRET fournisseur et destinataires.
    2. Contrôle de format et d’unicité du numéro de facture (non réutilisation du même numéro de facture par le fournisseur).
    3. Contrôle de présence d’un code service lorsqu’il est imposé par le destinataire.
    4. Contrôle de présence du numéro d’engagement lorsqu’il est imposé par le destinataire. Lorsque le référentiel d’engagements du destinataire est connu de Chorus Pro (ce qui est le cas pour les services de l’État), contrôle de cohérence entre le numéro saisi et le référentiel.
    5. Contrôle de cohérence des dates.
    6. Montant de facture supérieur ou égal à zéro.
    7. Devises : utilisation d’une seule devise par facture.