Ce document expose le contexte et les notions clés de la dématérialisation des factures via Chorus, ainsi qu’un pas-à-pas pour la gestion des comptes et structures, la réception et l’émission des factures pour les entités publiques de Polynésie française.

 

 

 

1.1       Cadre réglementaire

 

Le Président de la Polynésie française a promulgué le 15 juillet 2025 la loi du pays n°2025-22 du 15 juillet 2025 portant modification du code polynésien des marchés publics et fixant les règles relatives à la dématérialisation des marchés publics.

Cette loi du pays impose notamment aux acteurs économiques la transmission des demandes de paiement aux acheteurs publics sous forme électronique via le portail Chorus Pro.

Un arrêté viendra prochainement préciser le calendrier.

Le code polynésien des marchés publics s’impose à la Polynésie française, ses établissements publics, les communes de PF, les EP communaux, les établissements de coopération intercommunale, les communautés de communes, les syndicats mixtes. 

Projet :

Mise en place progressive par palier :

   -  1er janvier 2026 marchés dont le montant est supérieur ou égal à : 8 000 000 xpf HT

   -  1er janvier 2027 marchés dont le montant est supérieur ou égal à : 500 000 xpf HT

 

1.2      Acteurs et périmètre

 

Chorus Pro assure l’émission et la réception des factures dématérialisées.

On compte parmi les émetteurs de factures :

• Les titulaires de contrats,
• Les sous-traitants et co-traitants admis au paiement direct,
• Les entités publiques transmettant des factures vers d’autres entités publiques.

Les récepteurs de factures sont :

• L’Etat (ministères et leurs administrations déconcentrées),
• Les établissements publics locaux et nationaux,
• Les collectivités territoriales et leurs groupements,
• Les établissements publics de santé.

 

Chorus Pro prend en charge les documents suivants :

• Les factures « simples » (émises dans le cadre de marchés de fournitures ou de services),
• Les avoirs,
• Les factures de cotraitant ou de sous-traitant,
• Les documents de facturation des marchés soumis au Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) applicables aux marchés publics de travaux,

D’autres documents, en dehors du cadre de la facturation électronique, peuvent être transmis via Chorus Pro (demandes de remboursement sur les produits énergétiques, mémoires de frais de justice…).

 

1.3      Modes d’émission et de réception des factures

 

Il existe deux modalités principales pour transmettre et recevoir les documents à partir de Chorus Pro :

• Le mode portail : ce mode vous permet de déposer vos factures au format pdf ou xml directement sur le portail Chorus Pro ;
• Les modes nécessitant un raccordement technique : si vous utilisez votre propre système d’information pour gérer vos facturations, il est possible d’établir un raccordement technique à Chorus Pro. Chorus Pro offre l’ensemble de ses fonctionnalités sous forme de services intégrés dans un portail tiers (API/web service). Le partenaire s’identifie via les API et accède à l’ensemble des services de Chorus Pro comme par exemple le dépôt ou la réception de factures, le suivi du traitement des factures, l’adjonction et le téléchargement de pièces complémentaires… L’utilisation du mode API nécessite l’utilisation d’un compte technique incarnant vis-à-vis de Chorus Pro votre logiciel raccordé (retrouvez au lien suivant le mode opératoire pour créer un compte technique).

 

La documentation relative aux raccordements techniques (spécifications, modes opératoires) est consultable au lien ci-contre.

 

1.4       Notions clés

 

1.4.1       Comptes utilisateurs

 

Chaque utilisateur est identifié de manière unique dans le portail de services Chorus Pro au travers d’un compte utilisateur :

• Nom
• Prénom
• Compte Portail Internet de la Gestion Publique (PIGP) ou adresse électronique qui est l’identifiant de connexion

Il existe deux types de rôles utilisateurs dans Chorus Pro :

• Les gestionnaires qui ont la responsabilité de gérer les habilitations et les utilisateurs d’une structure. Ils peuvent :
  • Paramétrer les habilitations, structures et services
  • Gérer les comptes utilisateurs et valider les rattachements
  • Gérer les habilitations des autres utilisateurs

Le premier gestionnaire d’une structure est le gestionnaire principal. Il peut transférer son rôle à d’autres utilisateurs.

• Les utilisateurs « simples » qui ne peuvent agir sur une structure qu’en fonction des habilitations qui leur ont été accordées par les gestionnaires.

Procédure de création des comptes utilisateurs pour les entités publiques de Polynésie française :

L'utilisation de Chorus Pro nécessite au préalable l'autorisation d'accéder au portail de la gestion publique de la DFiP (PIGP).

A cet effet, les entités publiques souhaitant utiliser Chorus Pro sont invitées à transmettre à leur comptable public leur demande en précisant les noms, prénoms, adresses mail des agents à habiliter et en joignant leur pièce d'identité.

Les demandes sont transmises avec une copie au correspondant dématérialisation de la DFIP à l'adresse suivante : dfip987.mission.numerique@dgfip.finances.gouv.fr

Vous devrez également signaler le nom de l’agent désigné gestionnaire principal. Cet utilisateur pourra procéder à la création de structures publiques pour votre/vos entités.

Point d’attention : vos identifiants Chorus Pro vous sont envoyés par l’adresse mail noreply@dgfip.finances.gouv.fr

 

1.4.2      Structures

 

1 SIRET = 1 structure

Chaque structure est identifiée de manière unique dans Chorus Pro.

Certaines structures ont été créées automatiquement dans Chorus Pro à partir du référentiel CCL de la DGFiP.

Le SIRET de la structure publique référencée dans Chorus Pro peut être différent de celui connu par le fournisseur. Consultez l’annuaire des structures publiques publié sur Chorus Pro pour vérifier l’existence de votre structure et son statut : https://cpro.chorus-pro.gouv.fr/cpp/rechercheStructurePublique?execution=e1s1

Pour recevoir des factures, une structure existante dans Chorus Pro doit être au statut Actif.

Si une de vos structures n’existe pas dans l’annuaire des structures publiques, vous pourrez la créer.

Pour une demande de création ou d’activation d’une structure publique : accéder aux applications du domaine Structures dans le portail de services Chorus Pro.

Point d’attention sur l’identifiant des structures des entités publiques :

La réception de factures n’est disponible que pour les structures de type publique dans Chorus Pro. Les structures publiques ne peuvent disposer d’un identifiant de type numéro TAHITI.

En conséquence, les entités amenées à traiter des factures devront rattacher leurs comptes utilisateurs à une structure obligatoirement identifiée par son numéro SIRET.

• Ne créez pas de structure identifiée par un numéro TAHITI pour la réception de factures.

 

Cas des entités utilisant déjà Chorus Pro pour l’émission de factures vers l’Etat :

Si vous utilisez déjà une structure identifiée par un numéro TAHITI pour émettre vos factures, vous devrez vous rattacher à une deuxième structure identifiée par le numéro SIRET de votre entité pour en recevoir.

Vous pourrez conserver le rattachement à votre structure numéro TAHITI pour garder l’historique des factures émises à partir de cette structure.

 

Quelle articulation entre les comptes utilisateurs et les structures ?

 

 

Un utilisateur doit être rattaché à la structure de l’entité pour laquelle il émet ou traite les factures.

Ne validez pas des demandes de rattachement à votre structure venant de vos fournisseurs : les fournisseurs doivent émettre leurs factures après avoir créé leur propre structure dans Chorus Pro.

 

1.4.3       Services

 

L’intérêt de définir des services est de :

• Faciliter le routage des factures lorsque plusieurs services gèrent la facturation ;
• Répartir le travail au sein d’une même organisation.

Pour chaque structure publique, il est possible de rendre obligatoire la saisie du code service par le fournisseur sur la facture.

• Cette option est à paramétrer dans la structure ;
• Si le code service est obligatoire, il doit être communiqué aux fournisseurs ;
• Un fournisseur ne pourra saisir dans la zone « Code Service » que des codes existants et actifs sur la structure ;
• Chaque service est identifié par un code et un libellé.
• Il ne peut exister 2 services avec le même code au sein d'une même structure ;
• Un même code service peut néanmoins être créé sur plusieurs structures différentes ;
• La définition des codes et des libellés est à la charge de chaque entité publique.

 

1.4.4      Applications

 

Afin de pouvoir accéder aux différentes fonctionnalités de Chorus Pro, l’utilisateur doit avoir accès aux applications.

L’accès aux applications existantes dépend du statut de l’utilisateur (gestionnaire ou utilisateur) et de son profil d’habilitation (consultation et/ou modification) dans chaque domaine.

Exemples d’applications usuelles (liste exhaustive accessible au lien suivant) :

Applications du domaine « Facturation » :

• Factures émises : permet aux structures privées et publiques de consulter/émettre leurs factures ;
• Factures reçues : permet aux structures publiques de consulter/traiter les factures reçues ;
• Factures de travaux : permet aux fournisseurs/maîtrises d’œuvre/maîtrises d’ouvrage de gérer les documents de facturation dans le cadre de marchés soumis au CCAG de travaux ;

Les applications du domaine « Organisation » donnent accès à la gestion des structures et des utilisateurs. Ces applications sont accessibles aux utilisateurs des structures publiques et privées.

 

1.5      Prérequis

 

Avant de débuter sur Chorus Pro, il est recommandé de définir la façon dont vous traduirez votre organisation dans l’outil (comptes utilisateurs, structures, services…).

Les entités publiques doivent également s’interroger sur les paramètres qu’elles souhaitent appliquer à leurs structures :

• Rendre obligatoire ou non pour le fournisseur la mention du code service sur ses factures ;
• Rendre obligatoire ou non pour le fournisseur la mention du numéro d’engagement sur ses factures.

Ces choix sont impactants pour la structure publique et ses fournisseurs puisqu’en cas de mention obligatoire sur les factures :

• Ces valeurs doivent être communiquées au fournisseur lors de la commande ;
• L’absence de mention de ces valeurs empêche le dépôt de la facture dans Chorus Pro.

Illustration :

Un agent est amené à organiser dans Chorus Pro la facturation pour deux organismes (A et B) possédant chacun leur numéro SIRET. L’organisme A possède deux services (un service RH et un service urbanisme) qui traitent uniquement les factures qui leur sont destinées. Un agent 1 traite les factures du service RH, un agent 2 les factures du service urbanisme. L’organisme B n’est pas organisé en services : un seul agent 3 traite l’ensemble des factures reçues. L’agent 3 peut également être amené à traiter les factures du service urbanisme de l’organisme A.

L’agent responsable de la gestion des structures dans Chorus Pro demandera le rôle de gestionnaire principal auprès de la DFiP. Il choisit de traduire de la façon suivante l’organisation de ses structures dans Chorus Pro :

• Le gestionnaire principal possède des rattachements sur toutes les structures et les services dont il est gestionnaire. Il gère les rattachements et les habilitations des utilisateurs sur ces structures et ces services, ainsi que les paramètres des structures et services (mentions obligatoires sur les factures, etc…). Il peut créer si besoin de nouvelles structures ou des services sur ses structures.
• L’utilisateur 1 est rattaché à la structure A et uniquement au service RH.
• L’utilisateur 2 est rattaché à la structure A et uniquement au service urbanisme.
• L’utilisateur 3 est rattaché à la structure A, uniquement au service urbanisme et à la structure B (qui ne possède pas de services).

Tous les utilisateurs possèdent le profil « Factures reçues modification » sur les structures/services auxquels ils sont rattachés.

 

 

 

Une fois votre compte utilisateur créé avec le rôle adéquat (gestionnaire ou utilisateur simple), vérifiez que vous disposez des rattachements aux structures et des habilitations nécessaires pour traiter et émettre vos factures.

 

2.1       Vérifier votre compte utilisateur

 

Cette étape est valable pour tous les utilisateurs, qu’ils soient gestionnaires ou utilisateurs simples. Pour aller plus loin dans les modalités de gestion de votre compte utilisateur, vous pouvez consulter le guide dédié (précision : la partie 1 du guide sur la création de compte ne concerne que les entreprises)

 

2.1.1       Accéder à Chorus Pro par le PIGP

 

Connectez-vous à l’adresse suivante : https://portail.dgfip.finances.gouv.fr/portail/

Vos identifiants PIGP vous ont été envoyés par l’adresse mail noreply@dgfip.finances.gouv.fr

 

 

 

2.1.2       Vérifiez les informations de votre compte

 

Sur le portail de services Chorus Pro, il vous suffira de cliquer sur le bouton « Se connecter » pour vous authentifier automatiquement. S’il s’agit d’une première connexion, l’utilisateur peut vérifier et compléter les informations initialisées sur son compte à partir du référentiel MADRHAS.

Cliquez sur votre nom en haut à droite de l’écran d’accueil connecté puis cliquez sur « Mon compte » pour afficher les informations de votre compte.

Les champs ci-contre sont à vérifier :

• Adresse électronique de contact (adresse utilisée pour l’envoi des notifications) ;
• Prénom ;
• Nom ;
• Adresse postale professionnelle.

 

2.1.3       Vérifiez vos rattachements aux structures

 

Afin de pouvoir accéder aux différentes fonctionnalités de Chorus Pro, l’utilisateur doit être rattaché à la structure pour laquelle il doit intervenir. Chaque structure est gérée et paramétrée par un gestionnaire principal qui a la charge de valider les demandes de rattachement de ses utilisateurs.

Dès la première connexion, il est possible d’être déjà rattaché à une ou plusieurs structures selon les données présentes dans MADHRAS.

A partir de « Mes rattachements » sous son nom, l’utilisateur peut voir les structures et les services attenants auxquels il est rattaché. Il est également possible de demander un nouveau rattachement ou d’en supprimer (boutons « Demander un rattachement » et « Me détacher »).

 

 

Cas d’une demande de rattachement :

 

 

Cas d’une demande de détachement :

 

2.1.4       Vérifiez vos habilitations

 

Les utilisateurs du portail de services Chorus Pro ont accès aux différentes applications du portail en mode « consultation » et/ou « modification ».

L’application « Mes habilitations » indique le niveau d’accès aux applications.

S’ils le sont en consultation, ils pourront uniquement visualiser les activités de l’application sans pouvoir y apporter de modification ou traiter les factures qui s’y trouvent.

En revanche s’ils y sont habilités en modification, ils pourront apporter des modifications à l’application ou traiter les factures qui s’y trouvent.

Ces habilitations se matérialisent par des profils attribués à l’utilisateur.

Toutes les fonctionnalités liées au traitement des factures reçues sont disponibles dans l’application « Factures reçues » et nécessitent le mode « modification ».

 

 

 

2.1.5       Transférer le rôle de gestionnaire principal

 

Cette manipulation ne concerne que les gestionnaires principaux qui auraient été habilités par erreur sur ce rôle ou qui doivent le transférer à un autre utilisateur (en cas de départ de la structure par exemple).

 

 

2.2       Paramétrer votre/vos structure(s) et gérer les habilitations des utilisateurs

 

Cette étape n’est valable que pour les gestionnaires, lesquels disposent des droits pour modifier une structure et gérer les habilitations des utilisateurs qui y sont rattachés. Pour aller plus loin sur les modalités de gestion des structures par les gestionnaires, vous pouvez consulter le guide dédié ci-contre.

 

2.2.1       Vérifier les informations générales et les paramètres de la structure

 

Dans l’onglet « Domaines » du portail de services Chorus Pro, sélectionner « Structures » dans le domaine Organisation.

 

La page suivante permet de vérifier l’ensemble des informations pré remplies de la structure et de renseigner les champs manquants. Il est possible de modifier les éléments suivants :

• Libellé de la structure (pour compléter éventuellement la raison sociale)
• Adresse électronique (adresse uniquement informative et ne sert donc pas aux notifications qui seront gérées au niveau de l’utilisateur)
• Téléphone (à titre informatif et ne sert donc pas aux notifications)

Le bloc « Paramètres structure publique » permet de modifier les choix de paramétrage de la structure.

 

Cochez les cases souhaitées pour sélectionner les choix de paramétrage à appliquer.

Quatre paramètres permettent de déterminer les attendus des structures publiques à l’attention des fournisseurs ou de préciser les modalités d'utilisation de l'outil par la structure :

1. « Le numéro d’engagement juridique doit être renseigné par le fournisseur » : permet de rendre obligatoire la saisie de la référence à l’engagement par le fournisseur sur chaque facture envoyée à cette structure.
2. « Le code service doit être renseigné par le fournisseur » : permet de rendre obligatoire la saisie du code service par le fournisseur sur chaque facture.
3. « Le numéro d’engagement ou le code service est obligatoire » : permet de rendre obligatoire au moins l’une des deux informations.
4. « Le statut de « mise en paiement » n’est pas remonté au fournisseur » : permet de savoir si le destinataire informe ou non ses fournisseurs de la mise en paiement de leurs factures via le portail de services Chorus Pro ; ce paramètre doit être coché si la structure n'est pas en mesure de remonter automatiquement le statut "mise en paiement" (structure récupérant les factures directement sur le portail).

La case « L’entité peut recevoir des données via EDI » est remplie automatiquement à partir des données de référence de la DGFiP.

 

2.2.2       Créer/modifier des services

 

Les gestionnaires ont la main pour créer et gérer les services dans le cas où il a été choisi d’organiser leur structure avec plusieurs services.

Dans l’onglet « Domaines » du portail de services Chorus Pro, sélectionner « Structures » dans le domaine Organisation.

 

Les dates de début et de fin d’activation définissent les dates à partir desquelles le service peut commencer ou terminer de recevoir des factures. Seule la date de début d’activation est obligatoire.

Il est possible de modifier un service précédemment créé avec l’application « Gérer un service ».

 

2.2.3       Gérer les approbations

 

Le menu « Approbations » regroupe toutes les demandes de rattachement aux structures ou d’accès aux applications, que le gestionnaire reçoit de la part des utilisateurs.

 

Un gestionnaire peut également rattacher un utilisateur à son initiative :

 

2.2.4       Gérer les habilitations des autres utilisateurs

 

Vous pouvez gérer les habilitations des autres utilisateurs si vous êtes gestionnaire principal ou si vous avez le profil « Organisation modification ».

Pour gérer les habilitations, rendez-vous sur le domaine « Organisation », puis le domaine « Utilisateurs », puis l’application « Gérer les habilitations des utilisateurs ».

 

 

 

Votre compte est rattaché à la structure et éventuellement au service dont vous traitez les factures et dispose du profil « Factures reçues modification ». Vous pouvez désormais traiter les factures reçues.

 

3.1       Les statuts de traitement des factures

 

Le traitement des factures dans Chorus Pro consiste à télécharger la facture puis à apposer des statuts de traitement permettant de renseigner le fournisseur sur l’avancement du traitement de sa facture.

 

L’entité publique peut apposer les statuts suivants sur les factures reçues :

A recycler : La facture est renvoyée en raison d’une erreur de destinataire. Le fournisseur peut changer le Siret/code service et le n° d’engagement juridique sans changer le numéro de la facture et renvoyer la facture au nouveau destinataire. Pour information, le destinataire peut rechercher et consulter une facture qu'il a recyclé tant que le fournisseur n'a pas traité cette facture.

Suspendue : Le traitement de la facture peut être suspendu lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes. Dans ce cas, une confirmation est attendue du fournisseur qui peut ensuite compléter les pièces jointes et renvoyer la facture. La facture passe alors au statut complété. Pour information, le destinataire peut changer le statut d'une facture à l'état "Suspendue" à l'état "Mise en paiement", "Mandatée" ou "Rejetée".

Rejetée : La facture est rejetée par le service destinataire (ex : données de facturation erronées…). Dans ce cas, une confirmation est attendue du fournisseur. Le fournisseur doit émettre une nouvelle facture.

Service fait : Le service fait a été constaté et le destinataire peut désormais procéder à la liquidation et au mandatement.

Mandatée : La facture a été traitée par le destinataire (sous la forme d’un mandat ou d’une demande de paiement) et peut désormais être transmis au comptable.

Mise à disposition du comptable : La facture a été reçue par le comptable public.

Comptabilisée : La facture a été validée par le comptable.

Mise en paiement : L’ordre de virement a été envoyé à la Banque de France par le comptable public. Le virement interviendra quelques jours plus tard.

 

Point d’attention :

Actuellement, la mise à jour des statuts des factures n’est pas automatisée sur le portail en Polynésie française.

Dans la perspective de la mise en place de SIICLOM, le projet de PESRETOUR pourrait assurer la mise à jour automatique des statuts à partir du logiciel comptable.

 

3.2       Rechercher et traiter une facture sur le portail

 

Depuis l’application « Factures reçues » du domaine « Facturation », vous pouvez retrouver vos factures reçues selon trois modalités :

• La synthèse : indique uniquement les factures nécessitant un traitement par le récepteur (exemple : factures au statut « Mise à disposition du destinaire ») ;
• La recherche : permet d’effectuer une recherche sur toutes les factures reçues, y compris celles déjà traitées, d’après différents critères (numéro, date, montants, fournisseur, etc…) ;
• Le tableau de bord : permet de retrouver les factures à partir de leur statut (mise à disposition du destinataire, suspendue, rejetée, etc…).

 

 

Une fois le nouveau statut enregistré, celui-ci devient visible par l’entité publique et par le fournisseur.

Pour en savoir plus sur le traitement des factures, vous pouvez consulter le guide dédié au lien ci-contre.

 

 

Vous êtes amené(e) à transmettre une facture à une autre entité publique. Votre compte est rattaché à la structure et éventuellement au service dont vous traitez les factures et dispose du profil « Factures émises modification ». Vous pouvez désormais émettre des factures à l’attention d’une entité publique.

 

4.1       Introduction

 

Les entités publiques sont incluses dans l’obligation d’émettre des factures dématérialisées via Chorus Pro aux autres entités publiques (facturation intra sphère publique).

L’avis des sommes à payer (ASAP) est considéré comme un document de facturation concerné par l’obligation de dématérialisation dès lors qu’il manifeste l’exécution d’un contrat en cours et qu’il résulte de la fourniture d’un bien ou d’un service.

Pour transmettre une facture, vous aurez, le cas échéant, besoin de connaître les données suivantes pour l’adresser à une entité publique.

Le SIRET destinataire :

Il sert d’identifiant pour les structures publiques sur Chorus Pro. Les services de l’Etat sont identifiés sous le SIRET unique de l’Etat (11000201100044) pour les factures hors marchés de travaux.

Le code service :

Le code service permet d’identifier le service destinataire de votre facture au sein de la structure cliente. Il est systématiquement obligatoire pour les structures rattachées à l’Etat. Les structures hors Etat ont la possibilité de rendre obligatoire le renseignement du code service.

Le numéro d’engagement :

Le numéro d’engagement est fourni par le client lors de la commande. Il est obligatoire de le renseigner dans le cas des destinataires rattachées à l’Etat. Les autres structures peuvent le rendre obligatoire.

Vous pouvez prendre connaissance de l’obligation imposée par chaque entité publique de mentionner le code service et/ou le numéro d’engagement sur les factures à partir de l’annuaire des structures publiques.

 

4.2      Emettre une facture depuis le portail

 

 

Le cadre de facturation sert à préciser dans quel cadre / contexte vous émettez votre document, c’est-à-dire : qui émet quoi.

 

 

Les services de l’Etat (les ministères et leurs services déconcentrés) utilisent un SIRET unique et se différencient seulement par leur code service.

 

 

Point d’attention : la devise affichée par défaut dans la liste déroulante « Devise » est l’euro. Pensez à modifier la devise si le montant de la facture est exprimé en franc Pacifique (XPF).

 

Après la confirmation d’envoi, le récapitulatif de la facture s’affiche.

Sur cette page, il est possible de :

• Exporter le certificat de dépôt.

• Visualiser la facture.
• Suivre la facture.
• Saisir une nouvelle facture.

Pour en savoir plus sur l’émission de factures, vous pouvez consulter le guide dédié.

Point d’attention : seul le dépôt de facture (fichier pdf ou xml) est possible en Polynésie française. La saisie de facture, qui permet de saisir manuellement les données de facturation sur un formulaire dans Chorus Pro n’est pas autorisée.

 

 

En cas de difficulté d’ordre technique, vous pouvez contacter le support Chorus Pro via les moyens exposés dans le mode opératoire accessible au lien ci-contre.

Retrouvez également toute la documentation utilisateur sur notre portail de documentation.