Ce mode opératoire est dédié aux utilisateurs disposant du profil « Organisation modification » permettant de modifier une structure et de gérer les utilisateurs qui y sont rattachés.

 

Les utilisateurs disposant du profil « Organisation modification » pour une ou plusieurs structure(s) peuvent :

• En modifier les informations ;
• Y créer et gérer des services ;
• Y enregistrer des pièces jointes ;
• Pour les entités publiques, en gérer les paramétrages spécifiques.

Ils sont également en capacité, vis-à-vis d’autres utilisateurs :

• De valider ou refuser leurs demandes de rattachement à une structure ;
• De gérer les habilitations des utilisateurs rattachés à une structure.

Un utilisateur peut avoir le profil « Organisation modification » dans les circonstances suivantes :

• Si l’utilisateur a créé une structure, il en devient automatiquement le gestionnaire principal ;
• Si l’utilisateur a été habilité sur ce profil par un autre utilisateur disposant lui-même du profil « Organisation modification ».

Les tâches de gestion de structures sont regroupées dans le domaine « Organisation ». L’application « Structures » permet d’agir sur les structures. L’application « Utilisateurs » permet de gérer les rattachements et habilitations d’autres utilisateurs.

 

 

 

2.1      Créer une nouvelle structure

 

Un compte utilisateur peut être rattaché à plusieurs structures. Vous avez donc la possibilité de créer de nouvelles structures. Ce peut être le cas pour une entreprise qui dispose de plusieurs établissements : chacun étant identifié par son propre numéro SIRET, l’entreprise peut créer autant de structures que d’établissements.

La première étape est de s’authentifier sur le portail des services.

Rendez-vous dans l’application « Créer une structure ». Pour cela, sélectionnez tout d’abord le domaine « Organisation ».

A partir de la page du domaine « Organisation », sélectionnez « Structures ».

Pour créer une structure, cliquez sur le bouton « Accéder » de l’application « Créer une structure ».

Le type d’identifiant de la structure est à sélectionner dans la liste déroulante. Le champ « Identifiant » est à compléter avec l’identifiant de votre structure.

Si la structure possède un SIRET :

• Renseignez le numéro de SIRET dans le champ « Identifiant SIRET ».
• Cliquez sur la page en dehors du champ la mise à jour de la page est automatique.

Le portail de services Chorus Pro vérifie alors que le SIRET existe dans la base INSEE et que ce SIRET est actif.

Si le SIRET renseigné correspond à une entité au statut "Fermé" dans la base INSEE, celle-ci ne peut être créée dans le portail de services Chorus Pro.

Si la structure ne possède pas de SIRET :

• Sélectionnez le type d’identifiant dans la liste déroulante.
• Renseignez les informations conformément aux messages indiquant les consignes de saisie.
• Cliquez sur la page en dehors du champ, la mise à jour de la page est automatique.

Une fois l’identifiant saisi, vous pouvez alors compléter les informations facultatives suivantes :

• Libellé de la structure (pour compléter éventuellement la raison sociale) ;
• Adresse électronique (adresse uniquement informative et ne sert donc pas aux notifications qui seront gérées au niveau de l’utilisateur, cf. guide Gérer son compte utilisateur) ;
• Téléphone (téléphone de votre structure)

Si vous avez demandé à la création de votre SIRET auprès de l'INSEE qu'il soit gardé confidentiel, les informations de votre structure (adresse, code postal, ville et pays) seront masquées afin de respecter votre souhait de confidentialité.

Pour les autres types de structures, renseignez les champs :

• Adresse ;
• Complément d’adresse 1 et 2 (facultatif) ;
• Ville ;
• Code postal ;
• Pays.

Cliquez sur le bouton « Soumettre » en bas de page pour valider la création de la structure.

Si la structure existe déjà dans le portail de services, un message automatique vous l’indiquera lors de la saisie de l’identifiant. Vous pourrez alors uniquement demander le rattachement à celle-ci.

 

2.2     Gérer une structure

 

Toutes les actions de gestion des structures sont regroupées dans l’application « Structures », accessible depuis le domaine « Organisation » présent sur la page d’accueil du portail.

Accédez à l’application « Gérer une structure » :

Une fois dans l’application, sélectionnez l’action que vous voulez effectuer dans la liste déroulante « Type de demande ».

 

2.2.1     Consulter/rechercher une structure

 

Cette fonctionnalité vous permettra de consulter les informations de votre structure sans pouvoir les modifier. Pour le faire, sélectionnez « Consulter / Rechercher une structure » dans le type de demande.

Sélectionnez ensuite dans le champ « Identifiant », l’une des structures auxquelles vous êtes rattaché. L’ensemble des informations sur la structure s’affiche alors.

 

2.2.2    Modifier une structure

Cette fonctionnalité vous permettra de changer les informations modifiables de votre structure. Pour le faire, sélectionnez « Modifier une structure » dans le type de demande.

Sélectionnez ensuite dans le champ « Identifiant » une des structures auxquelles vous êtes rattaché. Effectuez les changements sur les informations modifiables dans les champs non grisés, puis cliquez en bas de page sur « Soumettre ».

 

2.2.3    Activer une structure

 

Cette fonctionnalité vous permet de remettre en activité une structure que vous avez préalablement désactivée ou qui n’a jamais été mise en activité. Pour le faire, sélectionnez « Activer une structure » dans le type de demande.

Sélectionnez une structure dans le champ « Identifiant ». Les structures présentes dans la liste sont toutes inactives.

Cliquez ensuite en bas de page sur « Soumettre ».

 

2.2.4    Mettre à jour depuis la base INSEE

Cette fonctionnalité vous permet de mettre à jour les informations de votre structure depuis la base INSEE. Pour le faire, sélectionnez « Mettre à jour depuis la base INSEE » dans le type de demande.

Sélectionnez dans le champ « Identifiant » la structure à mettre à jour puis cliquez en bas de page sur « Soumettre ».

 

2.2.5    Désactiver une structure

 

Cette fonctionnalité vous permet de demander la désactivation d’une structure active. Pour le faire, sélectionnez « Désactiver une structure » dans le type de demande.

Sélectionnez une des structures présentes dans le champ « Identifiant ». Ces structures sont toutes actives. Cliquez en bas de page sur « Soumettre ».

 

2.3     Créer un service

 

L’intérêt de définir des services est d’organiser le routage de la réception ou de l’émission des factures. Les services permettent de :

• Répartir le travail au sein d’une même structure ;
• Restreindre l’habilitation des utilisateurs dans un périmètre donné.

Exemple : une entité publique est organisée en deux équipes, A et B. Chaque équipe gère le traitement des factures qui lui sont destinées. L’entité publique peut créer, sur sa structure, un service pour chaque équipe (service A et service B). L’entité publique rattachera les utilisateurs uniquement à leurs services respectifs au sein de la structure. En conséquence, un utilisateur du service A n’aura accès qu’aux factures reçues par le service A et ne pourra pas consulter ou traiter les factures du service B et inversement pour un utilisateur du service B.

La création des services n’est pas obligatoire.

Chaque service est identifié par un code et un libellé.

• Il ne peut pas exister deux services avec le même code au sein d’une même structure.
• La définition des codes et des libellés est à la charge de chaque entité.
• Un même code service (même codification) peut néanmoins être créé sur plusieurs structures différentes.

Point d’attention pour les entités publiques : si vous souhaitez créer des services et recevoir des factures au niveau des services, vous devrez communiquer les codes services adéquats à vos fournisseurs.

Pour créer un service, accédez à l’application « Structures » présente dans le domaine « Organisation » situé en page d’accueil du portail. Cliquez ensuite sur le bouton « Accéder » de l’application « Créer un service ».

Sélectionnez la structure dans le menu déroulant « Choisir la structure ». La raison sociale est complétée automatiquement.

Dans le bloc « Informations générales » :

• Code (maximum 100 caractères) ;
• Libellé du service ;
• Description ;

Dans le bloc « Paramètres » :

• Date de début d’activation (obligatoire) : permet de définir à partir de quelle date le service sera actif.
• Date de fin d’activation : permet de définir à partir de quelle date le service ne sera plus actif.

Dans le cas particulier des entités publiques, vous pouvez rendre obligatoire la mention du numéro d’engagement sur les factures émises vers le service en cochant la case « Le numéro d’engagement est obligatoire ».

Cliquez sur le bouton « Soumettre » pour finaliser la création du service.

 

2.4     Gérer un service

 

Toutes les actions de gestion des services sont regroupées dans l’application « Structures », accessible depuis le domaine « Organisation » présent sur la page d’accueil du portail.

Accédez à l’application « Gérer un service » :

Une fois dans l’application, sélectionnez l’action que vous voulez effectuer dans la liste déroulante « Type de demande ».

 

2.4.1     Consulter un service

 

Cette fonctionnalité vous permet de consulter les informations d’un service sans pouvoir les modifier. Pour le faire, sélectionnez « Vue d’un service » dans le type de demande.

Sélectionnez ensuite une structure dans le champ « Choisir la structure », puis le service souhaité dans le champ « Code de service ». L’ensemble des informations s’affiche.

 

2.4.2    Activer un service

 

Cette fonctionnalité vous permet d’activer un service précédemment désactivé. Pour le faire, sélectionnez « Activation d’un service » dans le type de demande.

Sélectionnez ensuite une structure dans le champ « Choisir la structure », puis l’un des services désactivés dans le champ « Code de service ». Cliquez en bas de page sur « Soumettre » pour demander l’activation du service.

 

2.4.3    Désactiver un service

 

Cette fonctionnalité vous permet de désactiver un service précédemment activé. Pour le faire, sélectionnez « Désactivation d’un service » dans le type de demande.

Sélectionnez une structure dans le champ « Choisir la structure », puis un des services activés dans le champ « Code de service ». Cliquez en bas de page sur « Soumettre » pour demander la désactivation du service.

 

2.4.4    Modifier un service

 

Cette fonctionnalité vous permet de modifier un service précédemment activé. Pour le faire, sélectionnez « Modification d’un service » dans le type de demande.

Sélectionnez une structure dans le champ « Choisir la structure » une structure, puis un service dans le champ « Code de service ». Effectuez les modifications dans les champs non grisés.

Cliquez en bas de page sur « Soumettre » pour valider les modifications du service.

 

2.5     Créer et gérer des coordonnées bancaires

 

Il est possible d’enregistrer des coordonnées bancaires au niveau de sa structure. Cela permet de les rapatrier directement sans avoir à les saisir sur un mémoire de frais de justice, une demande de remboursement de taxes ou une facture.

Point d’attention : l’enregistrement des coordonnées bancaires est obligatoire pour les utilisateurs souhaitant déposer des mémoires de frais de justice ou des demandes de remboursement de taxes sur les produits énergétiques.

Comme pour les autres actions pouvant être effectuées sur une structure, la gestion des coordonnées bancaires est accessible depuis l’application « Structures » du domaine « Organisation » présent en page d’accueil du portail de services Chorus Pro.

 

2.5.1     Créer une coordonnée bancaire

 

Accédez à l’application « Créer une coordonnée bancaire ».

Renseignez les informations suivantes dans le formulaire de saisie de vos coordonnées bancaires :

• Le nom que vous souhaitez donner à votre coordonnée bancaire ;
• La structure sur laquelle vous souhaitez l’enregistrer ;
• Le type de coordonnée bancaire (RIB ou IBAN).

Dans le cas où vous pratiquez l’affacturage (cession de créances commerciales à un professionnel), vous pouvez enregistrer les coordonnées bancaires de l’affactureur en cochant la case « Affactureur ».

Si vous avez choisi le type « IBAN » :

• Le pays ;
• La clé IBAN ;
• L’identification nationale du compte bancaire (BBAN) ;
• Le code BIC ou SWIFT.

Si vous avez choisi le type « RIB » :

• Le code banque ;
• Le code guichet ;
• Le compte bancaire ;
• La clé RIB.

Joignez obligatoirement votre RIB ou votre IBAN en pièce jointe depuis le bouton « Charger » présent en fin de formulaire.

Une fois vos informations complétées, cliquez sur « Soumettre » pour valider la création de votre coordonnée bancaire.

 

2.5.2    Gérer une coordonnée bancaire

 

Accédez à l’application « Gérer une coordonnée bancaire ».

Sélectionnez la structure et la coordonnée bancaire que vous souhaitez consulter et qui y est attachée dans le bloc « Informations générales ».

Les informations s’affichent dans le bloc « Coordonnée bancaire ».

Vous pouvez :

• Désactiver la coordonnée bancaire pour la rendre inutilisable sur vos documents émis depuis la liste déroulante « Voulez-vous désactiver ces informations bancaires ? » ;
• Réactiver la coordonnée bancaire si elle a été précédemment désactivée dans la liste déroulante « Voulez-vous activer ces informations bancaires ? » ;
• Modifier la coordonnée bancaire à partir de la liste déroulante « Voulez-vous modifier ces informations bancaires ? ». Une fois la valeur passée à « Oui », les informations modifiables peuvent être changées.

Vous pouvez également ajouter des pièces jointes depuis « Ajouter des pièces jointes » en bas du formulaire.

Cliquez sur « Soumettre » pour enregistrer les modifications apportées à la coordonnée bancaire.

 

2.6     Créer et gérer des pièces jointes

 

Vous avez la possibilité d’enregistrer des pièces jointes sur votre structure pour les rapatrier directement sur vos factures, mémoires de frais de justice, demandes de remboursement de taxes.

Exemple : un document joint de façon récurrente lors du dépôt d’un mémoire de frais de justice, comme la copie de la carte grise d’un véhicule.

Comme pour les autres actions pouvant être effectuées sur une structure, la gestion des pièces jointes est accessible depuis l’application « Structures » du domaine « Organisation » présent en page d’accueil du portail de services Chorus Pro.

 

2.6.1     Créer une pièce jointe

 

Accédez à l’application « Créer une pièce jointe ».

Cliquez sur le menu déroulant « Structure » et sélectionnez la structure sur laquelle vous voulez enregistrer la pièce jointe.

Cliquez sur le bouton « Ajouter des pièces jointes » pour charger la pièce jointe. Il est possible en cliquant sur l’icône « crayon » de modifier le nom de la pièce jointe.

Cliquez sur le bouton « Soumettre » pour valider la création de la pièce jointe.

 

2.6.2    Télécharger une pièce jointe

 

Accédez à l’application « Télécharger une pièce jointe ».

Dans la liste déroulante « Structure », sélectionnez la structure pour laquelle vous voulez télécharger une ou plusieurs pièces jointes.

Dans la liste des pièces jointes, cliquez sur « Télécharger » dans la colonne action pour chaque pièce jointe que vous souhaitez télécharger.

 

2.6.3    Supprimer une pièce jointe

 

Accédez à l’application « Supprimer une pièce jointe ».

Dans la liste déroulante « Structure », sélectionnez la structure pour laquelle vous voulez supprimer une ou plusieurs pièces jointes.

Dans la liste des pièces jointes, cliquez sur la coche en colonne « Action » pour chaque pièce jointe que vous souhaitez supprimer.

Cliquez sur « Soumettre » pour valider la suppression des pièces jointes.

 

2.7     Dupliquer une structure

Si vous souhaitez créer une structure à partir d’une structure existante, vous pouvez utiliser l’application « Dupliquer une structure ». L’ensemble des données sont reprises à l’exception du mandat de facturation qui n’est pas dupliqué. L’ancienne structure sera alors désactivée. Vous pourrez modifier l’identifiant et les informations de la structure.

Point d’attention : une structure dupliquée sera de même type que l’ancienne structure. Par exemple, une structure avec un SIRET ne pourra être dupliquée qu’en structure avec un SIRET.

Accédez à l’application « Dupliquer une structure ».

Sélectionnez une structure à dupliquer à partir du menu déroulant « Ancien identifiant structure ».

Indiquez le SIRET de la nouvelle structure dans le champ « Identifiant Siret ».

Le portail de services Chorus Pro vérifie que le SIRET existe dans la base INSEE et que ce SIRET est actif. Les informations générales ainsi que l’adresse postale sont reprises automatiquement. Vous pouvez modifier le nouveau libellé de la structure, l’adresse électronique ainsi que le numéro de téléphone.

Si le SIRET renseigné correspond à une entité au statut "Fermé" dans la base INSEE, celle-ci ne peut être créée dans le portail de services Chorus Pro.

Cliquez sur le bouton « Soumettre » pour valider la duplication de la structure.

 

2.8     Transférer le rôle de gestionnaire principal

Le gestionnaire principal détient tous les droits sur l’ensemble des fonctionnalités permettant de modifier les paramètres d’une structure. Par défaut, le gestionnaire principal de la structure est la première personne qui crée la structure dans Chorus Pro.

Si le gestionnaire principal quitte la structure, il doit transférer son rôle à un autre utilisateur avant son départ. Le nouveau gestionnaire est à sélectionner parmi les utilisateurs déjà rattachés aux structures.

Accédez à l’application « Transférer le gestionnaire principal ».

Sélectionnez le type de demande que vous souhaitez effectuer :

• Transfert d'une partie de vos structures : pour transférer le rôle de gestionnaire principal à un utilisateur pour une ou plusieurs de mes structures ;
•  Transfert de toutes vos structures vers un seul gestionnaire : pour transférer le rôle de gestionnaire principal à un utilisateur pour l’ensemble de mes structures ;
• Transfert de toutes vos structures vers plusieurs gestionnaires : pour transférer le rôle de gestionnaire principal à des utilisateurs différents pour plusieurs structures.

 

2.8.1     Transfert d’une partie de vos structures

Le gestionnaire principal souhaite transférer son rôle à un utilisateur pour plusieurs structures.

Sélectionnez les structures concernées dans le champ « Structures ». Ajoutez le nom de l’utilisateur qui deviendra le gestionnaire principal des structures. Validez votre choix en cliquant sur « Soumettre ».

 

2.8.2    Transfert de toutes vos structures vers un seul gestionnaire

Le gestionnaire principal souhaite transférer son rôle à un utilisateur pour l’ensemble de ses structures.

Sélectionnez le nom de l’utilisateur qui deviendra le gestionnaire principal des structures. Validez votre choix en cliquant sur « Soumettre ».

 

2.8.3    Transfert de toutes vos structures vers plusieurs gestionnaires

Le gestionnaire principal souhaite transférer son rôle pour chaque structure à des utilisateurs différents.

Dans la liste de vos structures, cliquez sur le crayon en colonne « Actions » pour chaque structure pour laquelle vous souhaitez transférer le rôle de gestionnaire principal puis complétez le nom du nouveau gestionnaire. Cliquez sur « Enregistrer ».

Une fois les nouveaux gestionnaires désignés, cliquez sur « Soumettre » pour valider le transfert de rôle.

 

2.9     Spécificités des entités publiques

 

2.9.1     Paramétrages spécifiques des structures

 

Les entités publiques possèdent les paramètres complémentaires suivants pour gérer la réception des factures via Chorus Pro :

1. L’entité publique peut recevoir des données via EDI : si cette case est cochée, cela signifie que l’entité publique peut recevoir des factures et pièces de facturation par lot via le protocole des échanges de données informatisés (EDI).
2. Le code service doit être renseigné par le fournisseur : si cette case est cochée, cela signifie que tous les fournisseurs doivent obligatoirement renseigner un code service pour pouvoir envoyer une facture à cette structure publique.
3. Le numéro d’engagement doit être renseigné par le fournisseur : si cette case est cochée, cela signifie que tous les fournisseurs doivent obligatoirement renseigner un numéro d’engagement pour pouvoir envoyer une facture à cette structure publique.
4. Le numéro d’engagement ou le code service est obligatoire : si cette case est cochée, cela signifie que tous les fournisseurs doivent obligatoirement renseigner au moins l’une des deux informations (code service ou numéro d’engagement) pour pouvoir envoyer une facture à cette structure publique.
5. Le statut « Mise en paiement » n’est pas remonté au fournisseur : si vous cochez cette case, vous empêcherez le fournisseur d’avoir accès au statut « Mise en paiement » lorsque la facture sera payée.
6. Paramètre MOA : ce paramètre permet d’identifier pour une structure publique la présence de la maitrise d’ouvrage et, par conséquence, comment la réception des factures de travaux aura lieu.

Ces paramètres sont consultables et modifiables via l’application « Gérer une structure », en partie « Structures » du domaine « Organisation ». Le bloc « Paramètres structure publique » sera présent dans la page de consultation/modification d’une structure si une structure publique a été sélectionnée dans le champ « Identifiant ».

 

2.9.2       Paramétrages spécifiques des services

 

Depuis l’application « Gérer un service », vous pouvez rendre obligatoire la mention du numéro d’engagement sur les factures destinées à un service en cochant la case indiquant « Le numéro d’engagement est obligatoire » dans le bloc « Paramètres » du service sélectionné.

Cliquez sur « Soumettre » en bas de page pour valider votre demande.

2.9.3    Prérequis au transfert du rôle de gestionnaire principal

Les gestionnaires de la sphère publique hors Etat ont l’obligation de disposer d’un compte PIGP (Portail internet de la gestion publique) pour se connecter à Chorus Pro. En conséquence, si l’utilisateur désigné comme nouveau gestionnaire principal ne dispose pas d’un compte PIGP, vous ne pourrez pas lui transférer les droits de gestionnaire principal.

 

2.10       Gestion des PDP

Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) sont modélisées dans le portail de services depuis mars 2025. Ce nouveau type d’organisation répond à la mise en œuvre de la facturation électronique interentreprises avec le Portail Public de Facturation (PPF).

Les PDP sont liées via un contrat de services à leurs clients au compte desquels elles agissent. Elles doivent pouvoir se substituer à leurs clients dans leurs interactions avec le PPF. Pour ce faire, elles possèdent des habilitations qui leur permettront de réaliser ces actions.

 

L’usage des PDP dans le portail de services est réservé aux entités ayant déposé un dossier de demande d’immatriculation des PDP auprès du Service d’immatriculation des PDP de la DGFiP. Si le dossier de demande est validé, la nouvelle PDP reçoit un identifiant d’immatriculation.

 

2.10.1       Créer une PDP

Accédez à l’application « Créer une PDP ».

Entrez l’identifiant d’immatriculation de la PDP que vous souhaitez créer.

Un bouton « Soumettre » apparaîtra suite à la complétion de l’identifiant pour finaliser la création de la PDP, sauf dans les cas suivants :

• La PDP a déjà été créée ;
• Votre identifiant de connexion ne correspond pas à l’adresse email fournie dans le dossier d’immatriculation de la PDP ;
• La PDP n’est pas active dans le PPF. Contactez le Service d’immatriculation des PDP pour plus d’informations.

Comme pour toute structure dans Chorus Pro, une structure PDP souhaitant se raccorder en API devra créer un compte technique.

Nota bene - Les fonctionnalités suivantes ne sont pas opérantes pour les structures PDP :

• Créer un service ;
• Dupliquer une structure ;
• Transférer le gestionnaire principal ;
• Créer et gérer des mandats de facturation ;
• Créer et gérer des coordonnées bancaires et des pièces jointes ;
• Désactiver mon compte.

 

2.10.2       Consulter une PDP

Pour consulter les informations d’une structure PDP, accédez à l’application « Consulter une PDP ».

Sélectionnez l’identifiant de la PDP que vous souhaitez consulter. Un utilisateur ne peut consulter que les PDP auxquelles il est rattaché.

Les informations issues de la base de données du portail de services s’affichent à l’écran de façon automatique.

 

Le gestionnaire d’une structure valide ou refuse les demandes de rattachement d’autres utilisateurs à la structure. Il gère également les droits et habilitations des utilisateurs rattachés.

 

3.1       Gérer les demandes d’approbations émises par d’autres utilisateurs

 

Une approbation est une validation de la part du gestionnaire principal pour des demandes utilisateurs.

Les approbations interviennent pour :

• Les modifications des habilitations
• Les demandes de rattachement à une structure / un service

Pour accéder, cliquez sur « Approbations » au niveau de la barre des menus de la page d’accueil. Le chiffre à côté indique le nombre d’approbations en attente.

La liste des approbations en attente s’affiche. Pour chaque approbation, les informations sur l’état, la description, le demandeur, la structure, le service et la date de demande s’affichent.

Pour accéder à une approbation, cliquez sur le nom de la description.

L’approbation sélectionnée s’ouvre. Les informations précédemment disponibles sont reprises et les informations sur l’approbateur (vous-même) ainsi que le commentaire de la demande s’affichent.

Cliquez sur les boutons en bas de page pour approuver ou refuser la demande.

 

3.2       Rattacher un utilisateur à sa/ses structure(s)

 

Pour rattacher un utilisateur à une structure, cliquez sur le domaine « Organisation » à partir de l’accueil du portail de services.

Cliquez ensuite sur le domaine « Utilisateurs ».

En tant que gestionnaire, vous pourrez rattacher un utilisateur qui appartient à votre structure à partir de l’application « Rattacher un utilisateur ».

Une fois que vous aurez cliqué sur la fonctionnalité « Rattacher un utilisateur », vous arriverez sur l’écran « Informations générales ». Vous pourrez alors renseigner l’adresse mail de l’utilisateur à rattacher et la structure à laquelle vous souhaitez le rattacher si vous avez plusieurs structures.

Enfin, il faudra choisir le niveau de rattachement que vous souhaitez pour cet utilisateur. Il existe 2 niveaux de rattachement : la maille structure et la maille service.

La maille structure vous permettra de rattacher l’utilisateur uniquement à votre structure. La maille service vous permettra d’aller à un niveau supplémentaire en choisissant un service en particulier au sein de la structure.

Validez ensuite le rattachement en cliquant sur le bouton « Soumettre » en bas à droite de l’écran.

 

3.3       Détacher un utilisateur de sa/ses structure(s)

 

Un utilisateur rattaché à votre structure peut en être détaché dès l’instant où il n’y travaille plus et n’a pas la possibilité de déposer ou traiter des factures.

Accédez au domaine « Organisation », application « Utilisateurs ». Une fois sur l’écran de gestion des utilisateurs, vous devrez cliquer sur la fonctionnalité « Détacher un utilisateur ».

Une fois que vous serez sur l’écran « Détacher un utilisateur », vous pourrez choisir la structure à partir de laquelle vous souhaitez détacher l’utilisateur, le nom de l’utilisateur à détacher, un commentaire pour expliquer les raisons du détachement et enfin le niveau de détachement souhaité (maille service ou maille structure).

Validez ensuite le détachement en cliquant sur le bouton « Soumettre » en bas à droite de l’écran. Cet utilisateur n’aura plus accès à cette structure et/ou service.

 

3.4       Gérer les habilitations des utilisateurs rattachés à sa/ses structure(s)

 

En tant que gestionnaire, vous pouvez choisir de modifier les habilitations des utilisateurs rattachés à vos structures. Exemple : un utilisateur d’une structure est amené à ne traiter que les factures de travaux. Le gestionnaire peut décider d’attribuer à cet utilisateur uniquement le profil « Factures de travaux modification ». L’utilisateur ne pourra alors agir que sur les factures de travaux de la structure et ne pourra pas agir sur les documents des autres applications (« Factures émises », « Factures reçues », etc…

 

Pour gérer les habilitations de vos utilisateurs, accédez au domaine « Organisation », à l’application « Utilisateurs » puis à l’application « Gérer les habilitations des utilisateurs ».

Sélectionnez ensuite dans le formulaire la structure et éventuellement le service, ainsi que l’utilisateur dont vous souhaitez modifier les habilitations.

Les habilitations de l’utilisateur sélectionné s’affichent. Vous pouvez filtrer dans le champ « Profil recherché » le profil précis sur lequel vous souhaitez apporter des modifications.

Vous pouvez également, à partir de la liste des profils, modifier ou supprimer des profils. De nouveaux profils peuvent être ajoutés à partir du bouton « Ajouter ».

Une fois vos modifications apportées, cliquez sur « Soumettre » en bas de page pour les valider.