Le présent document présente les étapes à suivre et les bonnes pratiques à appliquer dans le cadre d’un marché publicitaire avec une agence média mandataire payeur. Il est destiné aux trois partenaires d’un marché publicitaire : l’annonceur, l’agence média et la régie publicitaire.
Ce document traite les cas de l’annonceur appartenant à l’Etat (ministères et services déconcentrés) et de l’annonceur relevant d’une collectivité ou établissement public (hors Etat).
Table des matières
1 Introduction
Avec la délégation de l’annonceur, l’agence média va agir en tant que mandataire d’un marché. Elle hérite par conséquent de l’obligation de réception des factures dématérialisées à laquelle est soumis l’annonceur.
L’agence média doit dans ce cas être en capacité de recevoir via Chorus Pro les factures émises par les différentes régies publicitaires. L’annonceur va prendre connaissance de ces factures qui seront gérées et payées par l’agence média.
1.1 Acteurs
- Annonceur : Entité publique à l'origine de la campagne de communication dont l'objectif est de promouvoir ses services ou sa marque
- Agence média : Entité privée qui a la mission de conseiller l'annonceur sur sa stratégie publicitaire. Afin d'utiliser Chorus Pro pour la réception des factures, l'agence média doit jouer le rôle de mandataire payeur pour l'annonceur
- Régie publicitaire : Entité privée qui commercialise des supports et des espaces publicitaires
1. 2 Gestion des factures des marchés publicitaires avec délégation auprès d’une agence média
Dans Chorus Pro, seule une structure de type public peut recevoir des factures. Ainsi, l’agent de l’agence média en charge du traitement de ces factures doit avoir accès à un SIRET et un code service spécifique, dédiés à la réception de ces factures.
L’utilisateur de Chorus Pro travaillant pour l’agence média sera donc rattaché à au moins deux structures sur Chorus Pro :
· celle de l’agence média afin d’intervenir en tant que fournisseur (pour les factures de fournitures et service),
· celle de la structure de l’annonceur afin de pouvoir réceptionner et gérer les factures émises par la régie publicitaire.
Ce paramétrage de rattachement permet de mettre en œuvre l’obligation légale et maintenir l’étanchéité de périmètre entre :
· toutes les factures reçues par une entité publique qui doivent être gérées et payées par cette dernière et,
· les factures reçues dans le cadre d’un marché publicitaire qui doivent être gérées et payées par son mandataire (agence média)
A charge de l’annonceur d’identifier cette structure dédiée. Le gestionnaire principal de l’annonceur devra :
- Gérer les demandes de rattachement des gestionnaires secondaires et des différentes agences médias mandataires (voir Gérer votre structure et ses utilisateurs).
- Gérer les éventuelles factures envoyées à tort au service dédié à l’agence média.
1.2.1 Si l’annonceur public est un service de l’Etat
Dans le cas où l’annonceur est un service de l’Etat, afin de traiter les factures des agences média mandataires payeur, l’annonceur devra :
· Créer une structure mandante avec un SIRET dédié ;
· Créer un service dédié au sein de cette structure pour héberger les utilisateurs de l’agence média, en tant que destinataire des factures. Un service doit être crée pour chaque agence, cf. nomenclature GLN ci-après.
1.2.2 Si l’annonceur public est un service hors Etat
Au contraire, pour la facturation de régie publicitaire avec agence média mandataire et un annonceur public (collectivité ou établissement), non rattaché à l’Etat, afin de traiter les factures des agences média mandataires payeur, l’annonceur public aura le choix suivant en termes de paramétrage :
· Soit créer un service dédié au sein de sa structure pour héberger les utilisateurs de l’agence média, en tant que destinataire des factures. Un service doit être crée pour chaque agence, cf. nomenclature GLN ci-après.
· Soit créer une structure mandante avec un SIRET dédié et les services dédiés aux agences médias. Un service doit être crée pour chaque agence, cf. nomenclature GLN ci-après.
2 Mode opératoire
2.1 Paramétrage des structures dans un marché publicitaire
Le paramétrage et les étapes décrits ci-après sont à réaliser pour la transmission de la facture de la régie publicitaire vers l’agence média lorsque celle-ci a été mandatée par l’annonceur pour la gestion complète de la campagne, incluant le contrôle et le paiement des factures d’achat d’espace de la régie. Le schéma ci-dessous présente le schéma des structures et services à avoir dans Chorus Pro pour l’ensemble des acteurs concernés :
- SIRET de l’annonceur : Dans le cas Annonceur Etat, le SIRET de l’annonceur est le SIRET de l’Etat (11000201100044)
- Identifiant de l’agence média : l’identifiant de la structure privée qui assure le rôle d’agence média mandatée par l’annonceur (SIRET, RIDET...)
- Identifiant de la régie publicitaire : l’identifiant de la structure privée qui assure le rôle de régie publicitaire
- SIRET mandant de l’annonceur : le SIRET dédié à la réception des factures des régies. La raison sociale de la structure mandante de l’annonceur doit être renommée de la manière suivante : « Réservé aux marchés de régie publicitaire ([Annonceur]) »
- Service destinataire de l’agence média : le service, hébergé sur le SIRET mandant de l’annonceur, qui est dédié aux opérateurs de l’agence média et à destination duquel sont envoyées les factures de la régie publicitaire
2.1.1 Schéma de paramétrage pour un annonceur public de l’Etat
2.1.2 Schéma de paramétrage pour un annonceur public hors Etat
Lors que l’annonceur est une entité publique qui ne relève pas de l’Etat, c’est-à-dire l’annonceur est une collectivité ou un établissement public, deux modalités sont possibles :
- Avec un SIRET dédié à l’agence média
- Avec un SIRET unique et un service dédié à l’agence média
Ci-après les schémas respectifs, à mettre en place en fonction du choix opéré par l’annonceur public.
2.1.2.1 Processus d’échange des factures dans le cas d’un SIRET annonceur unique
2.1.2.2 Processus d’échange des factures dans le cas d’un SIRET dédié aux factures de régie publicitaire
Quelle que soit la modalité choisie, il faut respecter la nomenclature des codes services, cf. nomenclature GLN.
2.2 Paramétrage à réaliser dans Chorus Pro
Le schéma ci-après décrit les 3 étapes du paramétrage à mettre en place. Les acteurs à ce stade sont l’annonceur et l’agence média mandataire.
Le ministère ou service concentré crée le service dédié à l’agence en respectant la nomenclature suivante. Cette nomenclature est connue et partagée dans le milieu des agences média (nomenclature GLN) et permet à chaque agence de se reconnaitre au sein des différents SIRETS dédiés :
- AAMI - GOOD ANGEL AG3770003414834
- AAMI- ANACROUSE AG3770003414964
- AAMI- MBD AG3770003414858
- AAMI- MEDIATRACK AG3770003414865
- AAMI- TBBM CLIMATS AG3770003414872
- AAMI-ECRAN MEDIA AG3770003414377
- AAMI-GDA AG3770003414667
- AAMI-MY MEDIA AG3770003414353
- AAMI-SCM PREMIUM AG3770003414360
- AAMI-FABERNOVEL AG3770003415480
- ADMIRE SA AG3770003414919
- ADWANTED AG3770003415220
- AEGIS AG3770003414193
- AEGIS- VIZEUM France AG3770003414469
- AEGIS-CARAT France AG3770003414476
- AEGIS-CARAT FUSION IDF AG3770003414421
- AEGIS-CARAT FUSION MEDITERRANEE AG3770003414438
- AEGIS-CARAT FUSION NORD AG3770003414445
- AEGIS-FLUOR AG3770003414452
- AEGIS- DENTSUX France AG3770003415510
- AEGIS- IPROSPECT France AG3770003415503
- BIPMOD POWERFUL AG3770003415077
- CLIMATS AG3770003415114
- HAVAS MEDIA -AGENCE 79 AG3770003415527
- DCMN AG3770003415237
- GROUP M France AG3770003415480
- GROUP M - MEDIACOM AG3770003414148
- GROUP M - MEDIALIST AG3770003414827
- GROUP M - MINDSHARE AG3770003414155
- GROUP M - MAKUITY AG3770003414100
- GROUP M- CUBING AG3770003414896
- GROUP M- GENERATION MEDIA AG3770003414551
- GROUP M -MEDIA INSIGHT AG3770003415206
- GROUP M -THE & PARTNERS AG3770003415251
- GROUP M- WAVEMAKER/KR MEDIA AG3770003415435
- GROUP M- WAVEMAKER/MEC AG3770003415442
- GROUP M- WAVEMAKER/MAXUS AG3770003415459
- GROUP M- WAVEMAKER/THELAB AG3770003415466
- HAVAS - 6 AGENCE MEDIA AG3770003415275
- HAVAS -ARENA AG3770003414544
- HAVAS- BUSINESS SA AG3770003414971
- HAVAS DIGITAL AG3770003414520
- HAVAS -LES GAULOIS AG3770003415213
- HAVAS MEDIA AG3770003414537
- HAVAS- OPERATING MEDIA SYSTEM AG3770003414988
- HAVAS-MEDIAOPERATOR AG3770003414995
- HAVAS -ALL RESPONSE MEDIA AG3770003415381
- HAVAS MEDIA -AGENCE 79 AG3770003415527
- LIBRE ECHANGE AG3770003414124
- LOW COST MEDIA AG3770003415107
- MEDIABRANDS AG3770003414384
- MISSION MEDIA AG3770003414513
- NEO@OGILVY AG3770003414902
- O CONNECTION AG3770003414506
- OMG AG3770003414261
- OMG - RE MIND AG3770003415268
- OMG-FUSE AG3770003414582
- OMG-OMD AG3770003414605
- OMG-PHD AG3770003414599
- PROCHEO AG3770003415060
- PUBLICIS - ARC AG3770003415336
- PUBLICIS ACTIV France AG3770003415282
- PUBLICIS CONSEIL AG3770003415299
- PUBLICIS CONSULTANTS France AG3770003415350
- PUBLICIS EVENTS AG3770003415343
- PUBLICIS -RESOURCES AG3770003415152
- PUBLICIS- VIVA TECHNO AG3770003415312
- PUBLICIS-SCAP AG3770003415329
- PUBLICIS MEDIA - PERFORMICS AG3770003415404
- PUBLICIS MEDIA -SPARK FOUNDRY AG3770003415411
- PUBLICIS - PUBLICIS ETO AG3770003415473
- REPEAT AG3770003414780
- SELF MEDIA AG3770003415039
- SW CONSEIL AG3770003415183
- THE MEDIAWORKSHOP AG3770003414797
- VIVAKI- FMCG AG3770003414957
- VIVAKI PERFORMANCES AG3770003415091
- VIVAKI- ZENITHOPTIMEDIA AG3770003414216
- VIVAKI-FUEL@VIVAKI AG3770003414926
- VIVAKI-STARCOM AG3770003414223
2.3 Echange des factures sur Chorus Pro
L’agence média, lorsqu’elle agit dans le cadre d’un mandat, aura les mêmes obligations de traitement de facture dans Chorus Pro que l’annonceur public.
Le guide utilisateur Traiter les factures décrit l’ensemble des étapes de traitement d’une facture dans Chorus Pro.
Traiter une facture dans Chorus Pro revient à :
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- Modifier son « état » ou « statut » de traitement.
- Ajouter un commentaire permettant à l’émetteur de traiter la facture le cas échéant Suite à l’expérimentation menée, il est recommandé l’utilisation des statuts suivants :
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Statut utilisé par le gestionnaire de l’agence média |
Information à prendre en compte par la Régie |
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Mise à disposition du destinataire : statut par défaut |
La facture a bien été déposée et est en cours de traitement |
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A recycler : l’émetteur a utilisé un SIRET, code service ou numéro d’engagement erroné |
La même facture doit être renvoyée avec les bonnes informations (SIRET, code service ou numéro d’engagement juridique) |
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Rejetée : l’agence ne peut pas traiter la facture |
Une nouvelle facture doit être envoyée avec les informations correctes |
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Suspendue : il manque une pièce jointe complémentaire à la facture |
La même facture doit être renvoyée avec la pièce jointe complémentaire |
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Comptabilisée |
La facture a été validée par l’Agence |
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Mise en paiement |
La facture a été payée |
3 Bonnes pratiques
3.1 Attestation de mandat
L’attestation de mandat est un document contractuel, obligatoire au regard de la Loi Sapin, signé par l’annonceur reprenant les principaux éléments du mandat donné à l’agence média. Ce document doit être envoyé aux régies AVANT toute réservation de l’espace.
L’information des SIRET des parties concernées est obligatoirement mentionnée dans l’attestation de mandat, dont le modèle de document a été revu dans le périmètre de l’expérimentation pour fiabiliser la collecte de ces données nécessaires au bon fonctionnement du processus, incluant les données de facturation (SIRET et code du service payeur et engagement, selon le paramétrage). Vous trouverez ici un modèle d’attestation de mandat dont l’utilisation est recommandée.
3.2 Utilisation des numéros d’engagement
Les numéros d’engagement sont des données générées par l’annonceur public. Sa mention peut être rendue obligatoire par l’annonceur public pour la transmission de la facture de l’agence média. En l’absence de cette information, la facture est automatiquement rejetée. En revanche, le numéro d’engagement n’est pas une donnée obligatoirement requise pour la facturation entre la régie et l’agence média. Si l’annonceur public utilise cette notion, son renseignement est fortement recommandé, car il permet :
· Le rapprochement des factures de régie avec les factures et appels de fonds de l’agence média
· La rigueur dans l’émission des commandes avec le respect du processus métier idéal
3.3 Traitement des factures « parasites »
Si la modalité choisie est « SIRET dédié » : il est fortement recommandé de modifier le libellé de la structure dédiée à l’agence publicitaire, au moment de son activation. Cette modification a pour objectif de dissuader un autre fournisseur d’envoyer une facture par erreur à l’entité dédiée à l’agence média. Vous pouvez utiliser le libellé suivant, retenu par le groupe de travail en charge de l’expérimentation :
« Réservé aux marchés de régie publicitaire ([Annonceur]) ». Exemple : Réservé aux marchés de régie publicitaire (Mairie XXX).
Par ailleurs, malgré cette précision apportée au libellé, il est toujours possible que le(s) SIRET/service crée spécialement pour l’agence média soit destinataire de factures d’autres fournisseurs. Dans ce cas, le Gestionnaire Principal désigné pour la structure mandante de l’annonceur (entité publique) doit recycler ces factures.