Ce guide s’adresse aux entités publiques traitant des factures de travaux, ainsi qu’aux entités privées jouant un rôle de déléguées d’une entité publique (par exemple, une maitrise d’ouvrage déléguée). Il présente les paramétrages à mettre en œuvre pour recevoir et traiter de factures de travaux.

 

 

 

Ce guide s’adresse à toutes les entités publiques traitant des factures de travaux, ainsi qu’aux entités privées jouant un rôle de déléguées d’une entité publique (par exemple, une maitrise d’ouvrage déléguée).

Dans le cadre des marchés de travaux, une entité publique peut intervenir :

• En tant que « Service financier » chargé du paiement des factures,
• En tant que « Maitrise d’ouvrage » (M.O.A) chargée du suivi du marché et de la rectification des factures transmises par l’architecte,
• En tant que « Maitrise d’œuvre » (M.O.E) chargée de suivi des travaux de la rectification des factures proposées par les fournisseurs.

A chaque entité publique correspondent une ou plusieurs « structures » (SIRET) sur le portail de service Chorus Pro. Chaque « structure » est administrée par un utilisateur « gestionnaire principal ».

L’une des fonctions du « gestionnaire » est de retranscrire l’organisation de son entité dans Chorus Pro afin que les circuits de facturation adaptés puissent être mis en œuvre.

Pour ce faire, le gestionnaire peut jouer sur trois éléments :

• Le « typage » de sa structure (« avec M.O.A », « sans M.O.A », « exclusivement M.O.A »),
• Les cadres de facturation utilisés lors du dépôt des factures,
• L’habilitation des utilisateurs.

Lorsqu’une entité privée joue le rôle habituellement assuré par une entité publique dans le processus de facturation (cas des M.O.A déléguées), elle doit également adapter le paramétrage de sa structure.

Ce guide présente les choix et manipulations à réaliser en fonction de l’organisation souhaitée par l’entité publique ou sa déléguée.

Quelle que soit l’organisation mise en place, elle doit être partagée entre tous les acteurs du processus de facturation en début de marché, afin que chacun sache quels cadres de facturation utiliser pour ses dépôts de pièces. Ce partage d’information peut être effectué sur la base d’un aide-mémoire partagé (voir le modèle de fiche d’identité de marché proposé à la page « Comprendre les marchés de travaux »).

 

 

La plupart des choix d’organisation possible nécessitent d’avoir modifié le typage de sa structure. Voici comment le gestionnaire doit procéder :

• Se connecter au portail de services Chorus Pro avec identifiant et mot de passe,
• Cliquer sur le domaine « Organisation »

 

 

 

• Cliquer sur « Structures »

 

 

• Cliquer sur le bouton Accéder de l’application « Gérer une structure ». Un formulaire proposant un champ « Type de demande » s’ouvre.

 

 

• Sélectionner l’option « Modifier une structure » dans la liste déroulante. Le formulaire s’enrichit de plusieurs champs.

 

 

• Cliquer sur le champ « identifiant » pour choisir le SIRET de la structure à modifier. Une fois le SIRET sélectionné, le formulaire se préremplit avec les données connues de la structure choisie. En partie inférieure droite du formulaire se trouve une section intitulée « Paramètres structure publique »

 

 

• Cliquer sur le champ « Présence M.O.A » pour déployer la liste des choix disponibles.
• Choisir l’option correspondant à votre organisation : « sans M.O.A » interdit à la structure de recevoir des pièces en tant que M.O.A, « avec M.O.A » permet de cumuler un rôle de M.O.A et de service financier payeur, « exclusivement M.O.A » permet de jouer le rôle de M.O.A mais pas celui de service financier. Vous pouvez vous reporter à la présentation des cas de gestion dans les chapitres qui suivent pour identifier l’option la plus adaptée à votre situation. 

 

 

• Cliquer sur le bouton « Soumettre » en bas de page pour enregistrer son choix.

Le typage de la structure est modifié.

 

 

Reportez vous au cas correspondant à votre situation pour savoir comment paramétrer votre compte et organiser votre circuit de facturation.

 

3.1       Cas 1 : M.O.A et M.O.E sont gérés sur une même structure par un même service ou utilisateur

 

Ce cas correspond à un service ou utilisateur cumulant les rôles de M.O.E et de M.O.A sur la même structure (SIRET destinataire).

Dans ce cas, il convient de typer sa structure « Structure avec M.O.A » dans le bloc « paramètres structure publique ». Cela permet à la structure de jouer le rôle de M.O.A sur Chorus Pro.

Les utilisateurs doivent avoir le profil « Factures de travaux modification » sur la structure.

Procédure de dépôt en cours de marché

Pour mettre en œuvre cette organisation en cours de marché, le fournisseur envoie classiquement un projet de décompte mensuel en indiquant comme destinataires M.O.E et M.O.A le même SIRET (puisqu’il s’agit de la même entité).

L’utilisateur de l’entité publique mutualisant les rôles M.O.A et M.O.E reçoit le document dans sa Synthèse, dans l’application « Factures de Travaux ».

Après avoir réalisé ses contrôles et rectifications, il dépose sa propre pièce en utilisant le cadre de facturation « A19 – état d’acompte validé déposé par une M.O.A ».

On considère ici que les étapes de contrôle M.O.E et M.O.A sont mutualisées.

 

Procédure de dépôt en fin de marché

La logique est identique en fin de marché. Le fournisseur envoie un projet de décompte final en désignant le même SIRET comme destinataire dans les champs M.O.E et M.O.A.

L’utilisateur de l’entité publique mutualisant les rôles M.O.A et M.O.E reçoit le document dans sa Synthèse, dans l’application « Factures de Travaux ».

Après avoir réalisé ses contrôles et rectifications, il dépose sa propre pièce en utilisant le cadre de facturation « A20 – décompte général déposé par une M.O.A ».

 

 

3.2       Cas 2 : M.O.A et M.O.E sont gérés par des utilisateurs distincts sur la même structure

 

Ce cas correspond à une entité publique cumulant les rôles de M.O.E et de M.O.A sur la même structure mais faisant intervenir des utilisateurs distincts spécialisés respectivement sur les rôles de M.O.E et de M.O.A.

Dans ce cas, il convient de typer sa structure « Structure avec M.O.A » dans le bloc « paramètres structure publique ». Cela permet à la structure de jouer le rôle de M.O.A sur Chorus Pro.

Il est également nécessaire de créer sur la structure deux services :

• Un service qui sera dédié aux utilisateurs jouant le rôle de M.O.E.
• Un service qui sera dédié aux utilisateurs jouant le rôle de M.O.A.

Cela permettra aux fournisseurs de distinguer au sein du même SIRET les destinataires M.O.E et M.O.A de leurs factures au travers de la notion de « service ».

Pour éviter que des factures ne soient envoyées sans mention des codes services, il peut être judicieux de cocher dans le bloc « paramètres structure publique » l’option « le code service doit être renseigné par le fournisseur »

Les utilisateurs M.O.E doivent être habilités à la maille du service M.O.E et ceux du service M.O.A à la maille du service M.O.A, avec le profil « factures de travaux modification ».

Procédure de dépôt en cours de marché

Pour mettre en œuvre cette organisation en cours de marché, le fournisseur envoie classiquement un projet de décompte mensuel en indiquant comme destinataires M.O.E et M.O.A le même SIRET (puisqu’il s’agit de la même entité) mais les deux codes services dédiés (le code correspondant à la M.O.A dans la partie M.O.A et l’autre dans la partie M.O.E).

Le traitement suit alors le processus classique prévu par le CCAG : chaque acteur reçoit les pièces qui le concernent dans sa Synthèse et dépose sa pièce à destination de l’acteur suivant, en précisant son SIRET et, à l’étape M.O.E le code service de la M.O.A.

Procédure de dépôt en fin de marché

La logique est identique en fin de marché. Chaque acteur doit simplement indiquer les codes services destinataires et pas seulement le SIRET.

 

 

3.3       Cas 3 : M.O.A et Service financier gérés sur une même structure par des utilisateurs distincts

 

Ce cas correspond à une entité publique cumulant les rôles de M.O.A et de Service financier sur la même structure, mais faisant intervenir des utilisateurs distincts spécialisés respectivement sur les rôles M.O.A et Service financier.

Dans ce cas, il suffit de typer sa structure « Structure avec M.O.A » dans le bloc « paramètres structure publique ». Cela permet à la structure de jouer le rôle de M.O.A sur Chorus Pro.

Il est possible de distinguer la M.O.A du Service Financier en créant des codes services dédiés à chacune des deux fonctions sur le même SIRET. Ce n’est toutefois pas nécessaire.

En effet, en mode portail, le Service Financier utilise l’application « Factures reçues » pour récupérer ses pièces, tandis que la M.O.A utilise l’application « Factures de travaux ». Tant que chacun se limite à utiliser sa propre application, le risque de confusion des rôles est limité, surtout si les utilisateurs du Service Financier n’ont pas le profil d’habilitation « Factures de travaux modification » et les utilisateurs de la M.O.A le profil d’habilitation « Factures reçues modification ».

Dans ce cas de gestion, le processus de facturation ne présente pas de réelle spécificité. Chaque acteur (fournisseur, M.O.E, M.O.A) utilise les cadres de facturation standards pour déposer ses pièces, en cours et en fin de marché.

 

3.4       Cas 4 : M.O.A et Service financier sont deux entités différentes

 

Dans ce cas, la M.O.A dispose de son propre SIRET, distinct de celui du Service Financier.

Lorsque la structure M.O.A n’intervient jamais comme réceptrice de factures simples (hors marchés de travaux), il faut la typer « structure exclusivement M.O.A ». En revanche, si cette structure est amenée à traiter des mises en paiement de factures en dehors du cadre des marchés de travaux, il faut la typer « structure avec M.O.A ».

Inversement, il est recommandé de traiter la structure dédiée au Service Financier « structure sans M.O.A » pour limiter son rôle au traitement des factures à mettre en paiement, qui sont versées dans l’application « factures reçues » de Chorus Pro.

Pour ce cas de gestion, le circuit de facturation ne se distingue pas du circuit classique. Chaque acteur (fournisseur, M.O.E, M.O.A) utilise les cadres de facturation standards pour déposer ses pièces, aussi bien en cours et qu’en fin de marché.

 

3.5       Cas 5 : M.O.A et M.O.E publique sont deux entités différentes

 

Ce cas de figure correspond au processus classique décrit dans le C.C.A.G travaux, à la nuance près que le rôle de M.O.E y est tenu par une entité publique.

Les paramétrages à mettre en œuvre ne présentent pas de spécificité : la structure M.O.A doit être typée soit « structure avec M.O.A », soit « structure exclusivement M.O.A » pour pouvoir jouer son rôle. Tous les utilisateurs (M.O.E et M.O.A) doivent disposer d’habilitations sur le profil « Facturation de travaux modification » afin de pouvoir accéder à l’application « Factures de travaux ».

Pour ce cas de gestion, le circuit de facturation ne se distingue pas du circuit classique. Chaque acteur (fournisseur, M.O.E, M.O.A) utilise les cadres de facturation standards pour déposer ses pièces, aussi bien en cours et qu’en fin de marché.

 

3.6       Cas 6 : M.O.A et service financier sont gérés par le même utilisateur

 

Ce cas correspond à l’exercice successif des rôles M.O.A et Service financier par un même utilisateur au sein d’une même structure.

Première option :

La préconisation d’organisation permettant de respecter au mieux les étapes du C.C.A.G est similaire à celle proposée plus haut pour le cas 3 :

• Création de deux services dédiés respectivement au rôle M.O.A et au rôle Service Financier,
• Habilitation de l’utilisateur sur les deux services, avec les profils « Factures reçues modification » et « Factures de travaux modification ».
• L’utilisateur reçoit les états d’acompte et projets de décomptes généraux sur le service M.O.A
• Après rectification des montants, il adresse ses pièces au service dédié au rôle Service Financier, puis les récupère et les met en paiement dans l’application « Factures reçues ».

L’inconvénient d’avoir à s’envoyer à soi-même des documents dans le portail est compensé par la possibilité de tracer toutes les étapes du processus sur Chorus Pro, et de ne pas imposer l’utilisation de circuits dérogatoires à ses partenaires.

Deuxième option :

La seule approche alternative permettant d’assurer la réception des pièces par l’utilisateur à double rôle en une seule étape consiste à organiser des envois directs :

• De la M.O.E au service financier en cours de marché,
• Du fournisseur directement au service financier en fin de marché.

Il s’agit en d’autres termes de court-circuiter l’étape M.O.A. Cette approche présente d’importants inconvénients en fin de marché et n’est donc pas recommandée.

Pour la suivre, commencer par paramétrer sa structure « sans M.O.A ».

En cours de marché, les cadres de facturation « A15 – état d’acompte » seront transmis directement dans l’application « Factures reçues » ou le M.O.A/Service financier pourra les mettre en paiement.

En fin de marché, il n’y a en revanche pas d’alternative à l’usage du cadre de facturation dérogatoire « A6 - Pièce de facturation de travaux transmise au service financier » par le fournisseur. Cela permet la réception de la pièce par le M.O.A/Service financier mais court-circuite la M.O.E et ne permet pas de gérer l’étape de dépôt du décompte général signé. Par conséquent, le point de départ du délai global de paiement (statut « Mise à disposition de la M.O.E ») n’est pas fourni et les étapes de rectification des différents acteurs doivent être gérées hors outil. Quoique possible, cette deuxième approche est donc à éviter.

 

3.7       Cas 7 : une entité privée assure le rôle de M.O.A déléguée

 

Une entité privée peut être amenée à jouer un rôle de M.O.A déléguée (M.O.A.D). A ce titre, elle peut soit jouer un simple rôle de M.O.A pour le compte de l’entité publique délégante, soit ajouter à cette fonction la prise en charge du rôle de service financier responsable du paiement des fournisseurs. Dans ce cas, la M.O.A.D sera amenée à mettre en paiement les factures dans Chorus Pro, puis à facturer les sommes à se faire rembourser par le délégant, également dans Chorus Pro.

Le rôle de M.O.A étant réservé dans Chorus Pro aux structures publiques, la structure de l’entité privée devra être créée en tant que structure publique si elle n’existe pas déjà dans Chorus Pro, ou bien modifiée pour passer du statut « structure privée » à « structure publique » si elle existe déjà sur le portail.

Dans les deux cas, la M.O.A.D devra contacter le « Correspondant dématérialisation » de la division Secteur Public Local de sa Direction Départementale ou Régionale des Finances Publiques, pour demander des comptes utilisateurs « publics » (P.I.G.P) pour ses agents.

Ensuite, la M.O.A.D devra demander la création ou la modification de sa structure dans Chorus Pro en tant que « structure publique ». Dans les deux cas, création ou modification, la demande doit être envoyée au Support Chorus Pro, car l’utilisateur ne dispose pas des droits pour effectuer l’opération par lui-même.

Pour déposer sa demande au Support, se connecter au portail avec son identifiant et mot de passe, puis cliquer sur « Support », « Nous contacter » puis « Accéder au portail de Support ». Ensuite, cliquer sur le bouton « Créer un ticket » pour compléter le formulaire de demande. En cas de création de structure, choisir la catégorie « Création de structure publique ». En cas de modification, choisir la catégorie « Organisation » et « Gestion des structures ». Il faut préciser dans la description de sa demande le motif de cette dernière, lister les comptes utilisateurs P.I.G.P de vos collaborateurs et joindre toute pièce utile à la vérification du bien-fondé de la demande (par exemple, une copie du contrat de M.O.A.D).

Une fois la structure créée, il faudra la typer « structure avec M.O.A » ou bien « structure exclusivement M.O.A ». Les deux typages permettent de jouer le rôle de M.O.A, mais l’option « structure avec M.O.A » permet en plus de recevoir des factures simples non couvertes par le C.C.A.G Travaux, ce qui peut être utile en cas de réception de factures d’honoraires par exemple. Les factures simples sont reçues dans l’application « Factures reçues ».

Si la M.O.A.D cumule les rôles M.O.A et Service financier, il est recommandé de créer au sein de la structure deux services distincts dédiés à chacun de ces rôles : un service M.O.A, et un service « Service financier ».

Les utilisateurs de la M.O.A.D doivent être habilités sur les services sur lesquels ils interviennent avec les profils « factures de travaux modification », « factures reçues modification » (pour recevoir des factures simples) et éventuellement « factures émises modification » (pour envoyer des factures simples, par exemple afin de se faire rembourser par le délégant les sommes réglées aux fournisseurs).

Une fois ces pré-requis remplis, le circuit de facturation suit le processus classique du C.C.A.G travaux, avec utilisation des cadres de facturation standards prévus pour les cycles en cours et en fin de marché.

Si la M.O.A.D assure le rôle de service financier et avance le paiement des fournisseurs pour le compte de l’entité délégante, elle peut demander remboursement des sommes payées aux fournisseurs par l’envoi d’une facture simple à l’entité délégante dans l’application « factures émises ».

 

3.8       Cas 8 (dérogatoire) : réception directe des factures en service financier

 

La dernière option d’organisation consiste à prévoir l’envoi direct de la facture de travaux du fournisseur au Service financier par l’utilisation d’un cadre de facturation « A6 - Pièce de facturation de travaux transmise au service financier ». Le service financier récupère alors sa facture dans l’application « Factures reçue » et la traite comme une facture simple et non comme une facture de travaux.

Attention, cette approche n’est pas conforme au C.C.A.G travaux dans la mesure où elle court-circuite systématiquement les étapes M.O.E et M.O.A. Elle doit donc être réservé à des cas exceptionnels, par exemple de blocages « techniques », ne pouvant être surmontés d’une autre façon.

Le seul cas métiers dans lequel elle pourrait se justifier est celui dans lequel l’entité publique cumule les rôles de M.O.E, M.O.A et Service financier. Toutefois, même dans cette situation, elle ne permet que la réception de la facture du fournisseur par l’entité publique, et non sa rectification.

Pour cette raison, nous préconisons de ne pas utiliser cette approche à moins d’y avoir été invités par le Support Chorus Pro, en réponse à une difficulté impossible à gérer autrement.

Pour mémoire, certaines applications métier dites « à valeur ajoutée » raccordées techniquement à Chorus Pro en 2017 utilisaient ce cadre de facturation dérogatoire en raison de contraintes techniques aujourd’hui levées. Ces contraintes n’existant plus aujourd’hui pour les raccordements en A.P.I (qui couvrent tous les cadres de facturation), il n’y a plus de réelle justification à maintenir ce mode de fonctionnement dérogatoire en contexte de raccordement.